Приказ о перерасмотрении должностных инструкций в связи с измениями: образец 2024 года
На сегодняшний день должностная инструкция является необязательным документом, но работодатели, как правило, продолжают его составлять. Причиной этого является то, что такой документ несколько упрощает понимание своих обязанности конкретной штатной единицей, а также упрощает взаимоотношения между работодателем и работником.
В конфликтных же ситуациях инструкция помогает доказать правоту одной из сторон. В статье разберем как при необходимости вносить изменения в инструкцию, а также как составить приказ о внесении изменений в должностную инструкцию.
к содержанию ↑Способы внесения изменений
Основными способами для внесения изменений в инструкцию можно выделить следующие:
- Заключение допсоглашения к трудовому договору – применяется в случаях когда к нему инструкция была оформлена в качестве приложения;
- Составить и утвердить новую инструкцию — применяется в тех случаях, когда инструкция представлена отдельным документом.
Таким образом, способ внесения изменений в инструкцию будет зависеть от того, как именно такой документ был оформлен – в качестве самостоятельного документа, либо приложением к трудовому договору. Какой из способов для составления инструкции будет выбран работодателем зависит от его желания.
Если коммерческие фирмы решили включить должностную инструкцию в свой документооборот, они должны придерживаться установленного для их оформления и утверждения порядка.
Главным условием является ознакомление сотрудника с содержанием такого документа. В качестве подтверждения своего ознакомления сотрудник должен поставить подпись: либо на инструкции, либо на бланке ознакомления, либо в специальном журнале.
Для компаний с небольшой численностью сотрудников наиболее подходящим является способ ознакомления путем подписания самой инструкции.
к содержанию ↑В отличие от частных фирм, госорганизации обязаны использовать должностные инструкции.
Порядок внесения изменений
Если в течение трудовой деятельности работнику необходимо расширить, либо изменить должностные обязанности, возникает необходимость внесения изменений в должностную инструкцию. Внесение изменений также может потребоваться, когда руководитель изменяет такие условия труда как организационные, либо технологические (Читайте также статью ⇒ Изменение условий договора по инициативе работодателя).
В каком именно порядке вносятся изменения в должностную инструкцию законодательством не установлено, поэтому работодатель вправе самостоятельно определить такой порядок. Выбранный порядок необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе компании.
Важно! Выбор способа внесения изменений будет зависеть от того, как составлена инструкция – как отдельный документ или как приложение к договору, а также от характера вносимых изменений.
Как уже отмечалось ранее, для внесения изменений в инструкцию, оформленную как приложение к трудовому договору заключают допсоглашение в работником. В соответствии с этим работодатель издает приказ об изменении инструкции.
Когда должностные инструкции оформлены в виде отдельных документов и изменения, которые хочет внести работодатель обязательных условий договора не касаются, то действуют одним из следующих способов:
- Составляют новую инструкцию;
- Оформляют отдельный документ, который будет содержать все вносимые изменения.
Новую редакцию инструкции руководитель утверждает приказом, с которым знакомят работника под подпись.
Если инструкция составлена как отдельный документ и изменения касаются обязательных условий договора с работником, то с него нужно получить согласие о том, что работник готов трудиться на новых условиях. Только получив согласие можно вносить поправки в инструкцию.
к содержанию ↑Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию
Работодателю особо следует обратить внимание на внесение изменений в должностные инструкции, необходимость в которых возникла в следствие организационных или технологических изменениях труда. В этом случае работников о предстоящих изменениях уведомлять необходимо заранее, а именно не позднее, чем за 2 месяца до начала действия изменений (74 ТК РФ).
Соблюдают такой порядок и сроки независимо от того каким образом оформлена инструкция, как приложение к трудовому договору или как отдельный документ.
Если в организации выявлены несоответствия должностных обязательств содержанию ЕКС, либо профстандарта, это не означает, что нужно вносить изменения в должностные инструкции, так как ЕКС и профстандарт в этом случае выступают только как рекомендательная база. Решить вопрос можно несколько иначе, например в штатное расписание добавить новую должность, утвердив по ней все должностные обязанности и перевести сотрудника на эту должность, оформив перевод.
Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, то ее изменение зависит от объема вводимых поправок. Если трудовой функции такие изменения не касаются, то оформить их можно отдельным приказом. В приказе указываются все, что касается обновления указанного документа.
Если изменения носят значительный характер, приказ оформляют с утверждением не новой редакции инструкции, а полностью измененной ее форме. С таким документом работника необходимо ознакомит в общем порядке под подпись.
Если инструкция оформлена как приложение к договору с сотрудником, то изменяют ее не только приказом о внесении изменений, но и путем составления допсоглашения к договору. В этом случае корректировки рассматривают как существенное изменение условий договора, поэтому работника предупредить необходимо за два месяца.
к содержанию ↑Пример внесения изменений
Рассмотрим на конкретном примере, как работодатель должен вносить изменения в инструкцию, которая составлена отдельным документом.
Головная компания ООО «Континент» находится в г. Москва, а ее подразделение в г.
Смоленске. Согласно должностной инструкции, главный бухгалтер компании обязана дважды в год посещать обособленное подразделение с целью проведения необходимого анализа, а также подготовки к сдачи отчетности.
Руководителем было принято решение о закрытии подразделения путем ликвидации. Главному бухгалтеру направили уведомление, содержащее информацию о планируемом внесении изменений в ее инструкцию.
Главный бухгалтер с вносимыми изменениями согласилась и в связи с этим поставила в уведомлении свою подпись. После закрытия подразделения были подготовлены следующие документы: допсоглашение к трудовому договору с главбухом и изменения к ее инструкции.
Руководитель отдельным приказом утвердил изменения к инструкции главного бухгалтера.
к содержанию ↑Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции
Приказ об утверждении должностной инструкции — это распорядительный документ, который вводит в действие локальный нормативный акт, регламентирующий профессиональную деятельность работника.
Как утверждают инструкции
Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.
Обязательно ли готовить приказ
Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.
Так выглядит гриф утверждения руководителем:
Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:
приказом ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.
Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить приказ
Специальных требований к составлению нет. Есть рекомендованные формы различных ведомств. Оформляется следующим образом:
- На бланке организации.
- Имеет необходимые реквизиты: дата, номер, место издания (населенный пункт), наименование документа.
- Констатирующая часть содержит обоснование и причины создания. Например: «В связи с введением новой должности», «В связи с переименованием отдела», возможна ссылка на нормативный акт (утвержденный профстандарт, распоряжение конкретного ведомства).
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Примерный текст: «Утвердить ________ с __.__.___ (дата) должностную инструкцию по должности ______________. Инструкцию от __.__.____ (дата) признать недействительной. Ознакомить всех заинтересованных лиц. Контроль за исполнением возложить на ____________».
- Должность руководителя, подпись, расшифровка.
Образец
Вот примерный образец приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции:
Порядок ознакомления с приказом
С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.
Срок хранения документа
Определяем срок хранения исходя из того, к каким приказам относится приказ об утверждении должностной инструкции — по основной деятельности; хранится постоянно или до ликвидации организации (для компаний, не являющихся источниками комплектования госархивов) (п. 19 Перечня, утвержденного Федеральным архивным агентством 20.12.2019).
Индивидуальные ДИ должны храниться в личных делах работников 75 лет, если утверждены до 01.01.2003, и 50 лет, если после. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми (пункты 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).
В 1998 году закончила СПбГИК (информационный менеджмент), в 2001 — ЛИМТУ «Юридические аспекты кадровой работы», в 2008 — СПбГУЭФ ВЭШ, управление персоналом. Опыт начальником отдела кадров в банке, СМИ, на производстве. Оказываю услуги по КДП (аутсорсинг).
к содержанию ↑Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Образец и бланк 2024 года
Если в должностной инструкции сотрудника необходимо что-то исправить или добавить новые пункты, то директор организации-работодателя должен издать Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию. Как оформить документы правильно и о чем не стоит забывать работодателю, вносящему изменения в важные организационные документы, поговорим сегодня.
к содержанию ↑Должностная инструкция – что это? Рассказываем простыми словами
Должностная инструкция (далее – ДИ) – это важнейший документ, регламентирующий вопросы функционала и ответственности каждого сотрудника организации, его права и индивидуальные условия работы. На сегодняшний день наличие такого документа не является повсеместно обязательным условием, однако во многих компаниях до сих пор ДИ оформляются для каждого сотрудника.
к содержанию ↑Изменение должностной инструкции: когда и почему это происходит?
Чаще всего такой документ оформляется после проведения регистрации относительно каждой позиции в штатном расписании. В целом, если обратиться к реальной практике, то в большинстве случаев в ДИ вносятся какие-либо изменения по ряду причин, таких как:
- меняется структура компании (число отделов и структурных подразделений уменьшается или увеличивается);
- происходит сокращение штата;
- в рамках оптимизационных процессов трудовые функции сотрудников перераспределяются. Если говорить простым языком, то посредством таких изменений можно увеличить число задач, которые ложатся на секретаря руководителя, но обязать его к выполнению бухгалтерских функций нельзя. Стоит отметить, что сотрудник вправе отказаться от подписания измененной ДИ.
Вам также будет интересно:
Так важной причиной внесения изменений в ДИ являются нововведения в законодательстве.
к содержанию ↑Зачем при внесении изменений в должностную инструкцию оформлять Приказ?
Нельзя просто так изменить или убрать какие-то пункты из должностной инструкции сотрудника. Это напрямую запрещено законом, поскольку внесение изменений в ДИ – это достаточно серьезная процедура, включающая в себя ряд последовательных этапов. Первым этапом в этом процессе является как раз издание соответствующего Приказа.
Это важно знать! Приказом называется любой распорядительный акт. На основе данного документа подчиненные реализуют указания, поступающие от начальства.
Если в компании будет проходить государственная проверка, а соответствующего Приказа не обнаружится, то к директору, а также к самому юрлицу будут применены меры административного наказания.
к содержанию ↑В каком порядке правильно вносить изменения?
Если возникла необходимость во внесении поправок в ДИ какого-либо сотрудника, то, прежде всего, как отмечалось выше, необходимо оформить Приказ.
Затем, если основные изменения касаются ключевых условий договора, то сотрудник должен быть осведомлен о намечающихся поправках в письменной форме.
После этого, с сотрудником подписывается допсоглашение, в котором обозначаются те пункты должностной инструкции, которые подверглись внесению корректировок.
Сколько раз в должностную инструкцию разрешается вносить поправки?
Количество внесения подобных изменений не подразумевает никаких ограничений по лимитам.
Однако, если число таких поправок достигает большого объема, то целесообразным будет утвердить новую ДИ, чем редактировать старую.
В каком формате издается Приказ?
На текущий момент такой Приказ (также как и аналогичная ему документация) могут быть изданы в свободной форме. Стоит оговориться, что это правило не относится к государственным учреждениям.
В подобного рода организациях разработаны унифицированные бланки для таких документов. Если работодатель разработал и утвердил собственную форму такого бланка, то использовать необходимо именно его.
Важно, чтобы такой вид Приказа был обозначен в учетной политике организации.
к содержанию ↑Как оформляется Приказ, и о каких его особенностях стоит знать?
К оформлению и содержанию этого документа каких-либо специальных требований не предусмотрено. Таким образом, это означает, что он может быть составлен в печатном или рукописном виде на обычном листе бумаги.
Однако, если Приказ оформляется в электронном виде, то впоследствии его все же нужно распечатать для того чтобы стороны могли на нем расписаться.
Обратите внимание! Практика применения профстандартов неуклонно расширяется. На сегодняшний день деятельность организаций пока что не связана напрямую с вопросами, которые касаются внесения соответствующих правок в должностную инструкцию, поскольку профстандарты должны применяться в случаях, предусмотренных законом.
Если должностные обязанности сотрудника не соответствуют тем, которые определены по профстандарту, или в едином квалификационном справочнике должностей, то это не является причиной внесений правок в ДИ. На сегодняшний день перечисленные документы имеют рекомендательный характер.
к содержанию ↑Кто проставляет подписи на Приказе?
Так как все такие документы издаются от имени директора, то очевидно, что под ним должна быть проставлена его подпись. Помимо этого, на бланке должны быть отмечены все сотрудники, имеющие отношение к Приказу. К таким лицам также относятся ответственные за исполнение документа подчиненные.
Бывает, что в определенных случаях сотрудники могут расписаться не на самом Приказе, а в отдельной ведомости либо в отдельном акте. Так часто происходит в крупных организациях, где число сотрудников составляется несколько тысяч человек.
к содержанию ↑Как внести изменения в должностную инструкцию контрактного управляющего?
Нюансы оформления Приказа для внесения соответствующих правок для данной категории сотрудников мало чем отличаются от общих правил. Важно лишь помнить о том, что при утверждении пунктов новой редакции должностной инструкции необходимо основываться на нормах ФЗ №44.
Составить сам Приказ может любой уполномоченный на это сотрудник организации, однако готовый документ должен быть передан для визирования в обязательном порядке директору. Если же работодатель обладает правом на внесение корректировок в ДИ контрактного управляющего, то это условие должно отражаться в первоначальном варианте документа.
к содержанию ↑Если говорить о подлинности Приказа, то наличие в нем печати – это не строгое подтверждающее условие. Однако если в содержании Приказа указывается на ссылка на нормативно-правовые акты компании, то все-таки печать рекомендуется поставить.
Вопросы об учете и хранении
Каждый, изданный Приказ, подлежит определенному учету. С этой целью в специальный учетный журнал о Приказе вносятся сведения и отметки о номере, дате выпуска документа. Затем подписанный сторонами бланк подшивается к остальным бумагам. Сроки хранения могут быть определены и в учетной политике самой организации.
Следующая
