Сроки хранения обходных листов

При увольнении с работы сотрудника, как правило, обязывают подписывать обходной лист. Этот документ служит гарантией того, что ни одна из сторон не имеет друг к другу никаких претензий, работник снимает с себя все полномочия и обязанности, и за ним нет задолженностей и недостач.

Рассмотрим подробнее, что представляет собой обходной лист, его главные особенности и нюансы при заполнении этого документа.

Что это такое: основные положения

Несмотря на то, что обходной лист («бегунок» простыми словами) выдают в большинстве организаций при уходе сотрудника, законодательно он не является обязательным документом. Для увольнения достаточно:

1. наличия подписей в приказе об увольнении (какие бумаги подписывает работник при увольнении?);
2. выдачи трудовой книжки (о том, что такое копия трудовой книжки и когда она нужна уволенному работнику, читайте тут);
3. полного материального расчета.

Весь порядок увольнения по собственному желанию или по другим обстоятельствам подробно прописан в ТК РФ ст. 84.1. Об обходном листе там нет ни слова, однако здесь четко указано, что трудовая книжка должна быть возвращена строго в день увольнения вне зависимости от подписания листа. «Бегунок» является, по сути, формальностью.

В бухгалтерии предоставят акт приема-передач материальных ценностей с перечнем того, что надо вернуть и списать с сотрудника. Сам работник не освобожден от обязанности вернуть все то имущество, которым он пользовался на работе, даже если он отказывается собирать подписи для «бегунка».

к содержанию ↑

Зачем организации нужен «бегунок» от увольняющегося работника?

Целесообразность обходного листа обусловлена следующими факторами:

1. Удостовериться в том, что сотрудник сдал все рабочие принадлежности.
2. Подтвердить тот факт, что все полномочия и обязанности переданы новому сотруднику, если таковой есть.
3. Оформить документально, что у уволенного сотрудника прекращаются права пользования рабочими предметами, инвентарем, доступа к внутрикорпоративной информации и т.д.

Заполненный обходной лист гарантирует работнику отсутствие претензий от бывшего работодателя по поводу материальных ценностей, предоставленных для исполнения служебных обязанностей.

к содержанию ↑

Как составляется?

В связи с тем, что трудовое законодательство никоим образом не регулирует понятие «обходной лист», данный документ не имеет конкретного образца и установленной формы. Поэтому выглядит лист так, как устанавливает сама организация, и составляется он согласно внутренним локальным актам.

В обходном листе обычно указывают следующее:

1. ФИО уволившегося сотрудника, его должность.
2. Наименование организации.
3. Дата, когда был уволен сотрудник и дата последнего рабочего дня (как правило, это одна и та же дата).
4. Подтверждение факта сдачи рабочего имущества в полном порядке и сохранности и отсутствия долгов и недостачи.
5. Перечень всех подразделений, которые нужно обойти и подписи их представителей.
6. Отметка о выдаче трудовой книжки с подписью сотрудника и представителя отдела кадров.

• Скачать бланк обходного листа
• Скачать образец обходного листа

к содержанию ↑

Где брать и когда выдается?

Обходной лист предоставляется сотруднику отделом кадров. В различных компаниях может выдаваться в разное время: где-то «бегунок» вручают за две недели до увольнения, а где-то — в последний день. Подписывается документ до того, как будет произведен расчет. Факт выдачи трудовой книжки также может быть зафиксирован в обходном листе.

Особенности оформления

• бухгалтерии;
• отдела технического и материального обеспечения;
• административно-хозяйственного отдела;
• подразделения, где непосредственно работал увольняющийся (расписывается директор или руководитель).

Сотрудник сдает своё служебное удостоверение, документацию, материальные ценности и канцелярские принадлежности и получает подпись в обходном листе.

При обнаружении недостачи сотрудник обязан выплатить материальную компенсацию организации за понесенный ущерб. В противном случае данная сумма будет удержана из положенных работнику выплат. Работодатель вправе обратиться в суд с требованием возместить компенсацию (ст. 248 ТК РФ).

Обязательно ли подписывать «бегунок» или нет?

• государственных учреждений;
• правоохранительных служб;
• военных организаций и т.п.

Для обычных коммерческих предприятий нормативными актами требований о заполнении обходного листа не установлено. Однако трудовую книжку они должны выдать в установленный законом срок (какие документы выдают при увольнении?).

В том случае, если работодателем нарушена норма ст. 84.1 ТК РФ, и он не выдает трудовую книжку в день увольнения, ему может грозить:

Административная ответственность в виде штрафа, размер которого варьируется:

• от 1 тыс. до 5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
• от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для юридического лица.

• от 10 тыс. до 20 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
• от 50 тыс. до 70 тыс. рублей для юридических лиц.

Указанные меры регламентируются ст. 5.27 КоАП РФ. Однако на практике человеку проще обойти все отделы и собрать подписи, чем обсуждать правомерность этого документа и его целесообразность со своим начальством, тем самым затягивая процесс своего ухода с работы.

В том случае, если лицо получало не только «белую» зарплату, добровольное заполнение «бегунка» актуально тем более. При конфликте работодатель может выплатить только официальную часть зарплаты, и заставить его выплатить оставшуюся часть будет проблематично.

Можно ли без него уволиться?

В основном, это касается тех работников, которые должны подтвердить факт сдачи служебного имущества в целости и сохранности.

Как уже указывалось выше, обходной лист обязателен для заполнения при уходе с государственной службы и некоторых других категорий. Однако уволить гражданина без заполненного обходного листа, конечно, могут, причем как по инициативе самого руководителя, так и по инициативе работника, если он категорически отказывается заполнять такой документ.

Правомерность бумаги: законно ли требование?

Рассмотрим, правомерен ли документ. Отсутствие обходного листа не влечет никаких негативных последствий с правовой точки зрения. Если лист не подписан, при этом начальство не выдает трудовую книжку, а финансовый отдел не выплачивает деньги за отработанный период, то это нарушение закона.

Работодатель не вправе заставить сотрудника заполнять обходной лист. Работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд, если трудовая книжка не будет выдана в срок. Это выигрышное дело, так как факт нарушения закона работодателем налицо.

Могут ли не выдать трудовую книжку без него?

Руководитель не имеет права не выдавать трудовую книжку без обходного листа. Работодатель должен выдать ее строго в день увольнения.

Если это невозможно, например, сотрудник не пришел за ней, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Эти требования прописаны в ст.

84.1 ТК РФ. По собственной инициативе работодатель не может задержать выдачу трудовой.

к содержанию ↑

Когда подписывается?

Как правило, лист выдается заранее и подписывается в течение двух последних рабочих недель, чтобы у увольняющегося лица было время на обход всех указанных подразделений и инстанций. Однако так предусмотрено не на всех предприятиях. Где-то лист выдают в последний день.

В том случае, если лист подписывается в течение последнего рабочего дня, могут возникнуть трудности. К примеру:

• должностное лицо, чья подпись необходима, может отсутствовать на месте;
• либо выявится недостача со стороны сотрудника, требующая долговременного разбирательства.

к содержанию ↑

Сроки и порядок хранения

Руководство определяет самостоятельно, сколько следует хранить обходной лист. После подписания «бегунок» сдается в отдел кадров, где его помещают в личное дело сотрудника. Обычно эти листы хранятся три года, после чего сдаются в архив либо же остаются в кадрах. Всё это регламентируется:

1. внутренними актами;
2. правилами ведения делопроизводства;
3. общими положениями о хранении документации.

к содержанию ↑

Что делать, если не визируют?

Если обходной лист не подписан, потому что не хватает каких-то документов или вещей, надо узнать, как можно компенсировать их недостачу. Если сотрудник считает, что ему такие вещи не выдавались, нужно написать претензию в адрес руководителя организации и передать ее в отдел кадров.

Выдача материальных ценностей сотруднику должна быть документально подтверждена, и это можно проверить.

В любом случае неподписанный обходной лист не может являться препятствием к увольнению. Задержка в выдаче трудовой книжки может повлечь штрафные санкции для работодателя, как указывалось выше.

Конечно, если обходной лист не подписывают и трудовая книжка так и не выдана, работник вправе завести новую. Однако это может создать для него проблемы при расчете стажа для определения размера пенсии и подтверждения опыта работы.

Поэтому лучше сразу обратиться в ближайшую инспекцию Роструда и попросить принять меры для разрешения спорной ситуации.

Другой вариант — подать жалобу в суд с требованием выдать трудовую книжку и взыскать компенсацию за задержку в ее выдаче. Отсутствие трудовой книжки мешает устроиться на новую работу или получить пенсию. Поэтому такие действия нарушают трудовое законодательство и права работника.

• Доказательством того, что заявление действительно было написано и получено работодателем, может быть отметка на второй копии заявления о его принятии соответствующим подразделением с подписью принявшего лица и регистрационным входящим номером на документе.
• Если заявление направлялось почтой, доказательством может быть уведомление о вручении заказного письма с описью.

Законодательство не ограничивает перечень документов и справок, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Как оформить заявление на выдачу бумаг при увольнении, а также как оформляется расчетный лист и составить рекомендательное письмо — читайте в наших материалах.

к содержанию ↑

Структура документа

С точки зрения делопроизводства обходной лист имеет стандартную структуру. Рассмотрим стандартный пример «бегунка» для водителя. В нем должно быть указано:

1. наименование организации, ее адрес;
2. ФИО сотрудника, его должность;
3. дата увольнения;
4. перечень должностных лиц и их подписи под графой «материальные ценности сданы, задолженностей нет»;
5. снизу — подпись сотрудника кадров и уволившегося лица — напротив графы о получении трудовой книжки.

Обходной лист для водителя имеет обычную структуру, и его содержание мало чем отличается от других.

В том случае, если обходной лист не будет подписан, из-за чего работодатель откажется увольнять сотрудника, это может стать поводом для судебного разбирательства, а также привлечения начальника к административной ответственности. Обходные листы хранятся в отделе кадров в личном деле согласно правилам ведения номенклатуры и делопроизводства, в среднем, три года.

к содержанию ↑

Алгоритм действий при использовании обходного листа

Что представляет собой обходной лист и для чего он применяется? Каковы последствия для работников, не выполняющих при увольнении установленную нанимателем обязанность по заполнению обходного листа и последующей его сдаче в отдел кадров? Правомерен ли отказ специалиста по кадрам выдать работнику трудовую книжку и отказ бухгалтерии произвести расчет с увольняемым работником, если обходной лист работником не представлен? И, что немаловажно, как практика применения обходных листов соотносится с трудовым законодательством? Вот целый ряд вопросов, с которыми мы постараемся разобраться в этой статье.

В законодательстве не содержится четкого определения обходного листа. На практике под обходным листом обычно понимают документ, оформляемый при увольнении, уходе в отпуск и т.п. На нем проставляется отметка различных должностных лиц организации об отсутствии у увольняемого работника материальной задолженности.

Трудовой кодекс РБ (далее – ТК), как и КЗоТ 1972 г., не содержит никакого упоминания об обходном листе. На практике он представляет собой документ, с которым увольняемый работник должен обойти руководителей определенных подразделений организации с тем, чтобы они зафиксировали факт отсутствия к нему каких-либо имущественных претензий, связанных с невозвращением материальных ценностей.

Обычно на обходном листе требуются подписи руководителей таких структурных подразделений, как бухгалтерия, служба безопасности, подразделение, где непосредственно работал увольняемый работник, отдел кадров, а в некоторых случаях еще и библиотека, юридический отдел и др.

В конечном итоге подписанный всеми необходимыми лицами обходной лист фактически означает, что работник при увольнении передал соответствующим лицам все числящиеся за ним материальные ценности, отчитался по всем выданным ему под отчет денежным суммам, сдал служебное удостоверение, пропуск на территорию нанимателя и т.д.

При отсутствии хотя бы одной из требуемых подписей директор может запретить отделу кадров принимать обходной лист от увольняемого работника, что на практике во многих случаях влечет ваш отказ как специалиста по кадрам выдать работнику трудовую книжку и отказ бухгалтерии произвести расчет с увольняемым работником. Иными словами, имеет место задержка увольнения работника до того момента, пока им не будет сдан в отдел кадров заполненный по установленной форме обходной лист.

Законно ли это?

ТК, не упоминая об обходном листе, достаточно подробно регламентирует процедуру оформления прекращения трудового договора. Так, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (п. 15 части первой ст. 55 ТК).

Днем прекращения трудового договора в подавляющем большинстве случаев является последний день работы работника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось место работы (должность).

Подобная ситуация возникает, в частности, тогда, когда работник реализует свое право на отпуск с последующим увольнением, закрепленное в ст. 178 ТК.

В этом случае днем увольнения считается не последний день работы перед отпуском, а последний день отпуска.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то вам необходимо в этот же день направить ему заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (п.

47 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, далее – Инструкция № 30).

В случаях, когда работник отказывается сам получить трудовую книжку (несмотря на заказное письмо с уведомлением о ее получении), не явился за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку ее выдачи. При этом факт отказа от получения трудовой книжки вы должны оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (п.

48 Инструкции № 30).

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки и расчета при увольнении установлена соответственно ст. 79 и 78 ТК.

Таким образом, трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника при расторжении трудового договора совершать какие-либо действия по заполнению обходных листов, передаче материальных ценностей и дел другому работнику и т.п.

Ряд специалистов оценивают дополнительные процедуры, связанные с увольнением работников, как сложившиеся на практике обычаи и делают вывод о возможности их фиксации в локальных нормативных правовых актах. В случае такой фиксации также допускают возможность применения к работникам мер дисциплинарного взыскания при отказе в оформлении ими обходного листа.

– пп. 131, 167 Инструкции о вещевом обеспечении органов внутренних дел Республики Беларусь, утвержденной постановлением МВД РБ от 30.10.2006 № 287;
– подп. 57.13 Инструкции о вещевом обеспечении органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, утвержденной постановлением МЧС РБ 10.03.2005 № 26.

Есть и другая точка зрения: закрепление в локальных нормативных актах обязанности работника заполнять обходной лист ухудшает его положение по сравнению с установленным трудовым законодательством, а следовательно, является неправомерным.

Даже если в локальных нормативных правовых актах вашей организаций закреплены обязанности работника по заполнению обходного листа, такие действия вашего директора, как неподписание приказов об увольнении, задержка расчета с увольняемыми работниками, нарушившими данную обязанность, задержка выдачи им трудовых книжек, являются, безусловно, незаконными.

Итак, в последний день работы вы обязаны в любом случае выдать работнику трудовую книжку с соответствующей записью о прекращении трудового договора, а бухгалтерия должна произвести выплату всех сумм, причитающихся данному работнику.

Даже если в вашей организации в локальных документах установлена практика применения обходных листов, то вы можете столкнуться и с иными трудностями, возникающими, в частности, в случаях, когда заявление об увольнении по собственному желанию ваш сотрудник подал во время его пребывания в отпуске, а также в период временной нетрудоспособности. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом нанимателя в письменной форме по общему правилу не позднее чем за месяц, а при наличии уважительных причин – в срок, указанный в заявлении (ст.

40 ТК).

Некоторые наниматели, исходя из локальной обязанности работников сдать материальные ценности, заполнить обходной лист, пытаются отзывать их из отпусков либо задерживать оформление процедуры расторжения трудового договора до окончания периода временной нетрудоспособности для выполнения ими рассматриваемых дополнительных процедур.

Однако срок, установленный в ст. 40 ТК, – это время, необходимое нанимателю, чтобы найти замену увольняющемуся работнику, а не для осуществления увольняющимся работником передачи дел, сдачи отчетов, подписания обходных листов и т.п.

Что касается возможности отзыва работника из отпуска, то в соответствии со ст. 174 ТК такой отзыв возможен только с его согласия. Поэтому, если работник, находящийся в отпуске, откажется прервать его и явиться по месту работы, никаких законных рычагов воздействия на него у вашего директора не будет.

Правило, изложенное в ст. 43 ТК, согласно которому не допускается увольнение работника в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске, применяется только для случаев увольнения по инициативе нанимателя.

Увольнение может быть произведено по истечении срока, установленного ст. 40 ТК, либо в срок, указанный в заявлении. Следует учитывать, что до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать заявление.

Статья 505 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988

Пункт 167 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь и организаций, входящих в его систему, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минсельхозпрода и Минюста РБ от 29.01.2009 № 7/11

Обходные листы как документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел

Пункт 1089 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, органов и организаций, входящих в систему Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минприроды и Минюста РБ от 04.02.2010 № 5/7

Пункт 272 Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков их хранения, утвержденного постановлением Минобороны и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65

Пункт 387 Перечня документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением МВД и Минюста РБ от 19.05.2008 № 148/27

Шаг 1. При необходимости учитываем случаи и порядок использования обходного листа в локальных нормативных правовых актах, регулирующие осуществление кадровых процедур в организации (как правило, при увольнении, переводе).

Закрепление в локальных нормативных правовых актах вашей организации (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) обязанности работников по заполнению и сдаче обходных листов не подкреплено правом нанимателей требовать в соответствии с законодательством выполнения работниками указанной обязанности, а в случае ее невыполнения – применять те негативные для работников меры, которые имеют место на практике.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса необходимо учитывать и интересы нанимателя. Поэтому, если бездействием работника перед его увольнением (непередачей или задержкой в передаче находящихся у него документов или материальных ценностей) нанимателю будет причинен имущественный ущерб, наниматель вправе обратиться в суд с иском о взыскании с него ущерба.

Примеры оформления правил внутреннего трудового распорядка в части использования обходного листа и порядка кадрового документооборота при увольнении работника по собственной инициативе с использованием обходного листа смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21–22 журнала.

Форма обходного листа, а также порядок его заполнения определяются на локальном уровне, чаще всего в правилах внутреннего трудового распорядка. Нередко в таких локальных нормативных правовых актах содержится указание на то, что после подписания всеми соответствующими лицами обходной лист должен быть сдан работником специалисту по кадрам.

Примерную форму обходного листа при прекращении трудового договора смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22–23 журнала.

Пример оформления предупреждения о непродлении контракта с предложением оформления обходного листа смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

к содержанию ↑

Оформление обходного листа при увольнении

При увольнении своих подчиненных каждый руководитель предприятия желает быть уверенным, что сотрудники не заберут со своего рабочего места что-то важное — ключи, документы и др. Представленная предосторожность особо актуальная, когда происходит увольнение работника, который имел статус материально ответственного лица.

Для обозначенных целей работодатели используют обходной лист.

Обходной лист — это документ, необходимый для проверки и выявления наличия или отсутствия у работника, с которым расторгается трудовой договор, задолженности перед руководителем предприятия. Относится это к предоставленным ему для выполнения своих трудовых обязанностей товарно-материальных ценностей, и к делам, документами которых он занимался до увольнения.

В некоторой степени оформление обходного листа усложняет процедуру расторжения рабочего договора с сотрудником, но в тоже время служит подтверждением отсутствия взаимных претензий у обеих сторон при увольнении. Обязательно ли составление представленного документа, на что он влияет и как его оформить — подробнее в настоящей статье.

к содержанию ↑

Для чего необходим?

Обходной лист может быть использован для выполнения следующих задач:

• Он может служить доказательством того, что увольняемый работник вернул руководителю предприятия доверенное ему имущество (оргтехнику);
• Также, при помощи обходного листа можно подтвердить факт передачи предоставленных увольняемому работнику дел и рабочих документов его преемнику;
• С целью документального подтверждения того факта, что работник утратил возможность использовать информационные ресурсы компании.

Правила составления обходного листа и процесс его подписания регулируется локальными документами организации, но в целом обозначенная процедура сводится к тому, что обходной лист выдается трудящемуся на руки перед оформлением приказа об увольнении. Далее должностные лица предприятия вносят в приказ отметки об отсутствии у подчиненного задолженностей по делам организации и о предоставлении руководителю предприятия товарно — материальных ценностей компании и документов.

Подписанный увольняемым трудящимся и руководителем организации обходной лист сдается в отдел кадров предприятия и хранится в личном деле подчиненного. Срок хранения представленного документа установлен в локальных актах компании.

к содержанию ↑

Обязательно ли составление обходного листа?

Согласно 84.1 статьи Трудового кодекса Российской Федерации, увольнение работника осуществляется на основании изданного руководителем предприятия приказа.

В последний день выполнения трудовых обязанностей в организации, руководитель компании должен выдать работнику трудовую книжку, а также выплатить все причитающиеся ему денежные средства. В день увольнения трудящемуся выплачивается заработная плата, отпускные, выходное пособие, а также компенсация за неиспользованный отгул.

Положения нормативно — правовых актов, которые регулируют трудовой процесс, не содержат требований, обязывающих увольняемого трудящегося составлять обходной лист. Исходя из представленной информации, руководитель предприятия не имеет права требовать от сотрудника его предоставление.

Необходимо отметить, что существуют исключения для работников государственных учреждений, которые подчинены специализированным ведомствам и министерствам. В обозначенных организациях применение обходного листа является обязательным условием, о чем свидетельствует содержание отраслевых нормативно — правовых документов.

К примеру, процесс выдачи, учета и списания вещевой собственности в Органах внутренних дел Российской Федерации реализуется согласно утвержденному приказу Министерства внутренних дел России от 26.07.2012 № 725. Отмечается, что представители правоохранительных органов при подаче рапорта об увольнении должны составить обходной лист и предоставить его в заполненном виде в территориальное кадровое управление ведомства.

Обходной лист при увольнении необходимо оформлять только работникам, которые расторгают трудовой договор в следующих учреждениях:

• Федеральной миграционной службе;
• Министерстве спорта, туризма и молодежной политики;
• Службе по тарифной политике;
• Федеральной службе военно-технического сотрудничества.

Следующая

ЗаявленияКак ведут деятельность после 24.02.2024 компании у которых учредитель общество германия 100%