Срок хранения бухгалтерских документов 2024
Ни один документ не содержит всей информации о том, как и сколько хранить документы. Поэтому вы должны ориентироваться на множество различных моделей поведения, которые иногда противоречат друг другу.
О том, что организация должна хранить первичные документы, говорится в статье 29 № 402-ФЗ Закона «О бухгалтерском учете» от 12 июня 2011 года.
Требования к хранению бухгалтерских документов определены в пункте 6 Положения о движении документов и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 года.
В частности, в нем говорится, что.
- Первичные документы и бухгалтерские записи должны быть сданы в архив.
- До сдачи в архив они должны храниться в специальном помещении бухгалтерии или в запертом шкафу под ответственностью лица, уполномоченного главным бухгалтером.
- Документы должны храниться в хронологическом порядке.
Обязанность сохранять данные бухгалтерского и налогового учета предусмотрена также Налоговым кодексом РФ (подраздел 8, стр. 1, ст. 23).
Перечень учетных и справочных документов, подлежащих хранению, приведен в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». № 558, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. В этом же перечне определены сроки хранения каждого вида документов.
к содержанию ↑Правила организации государственной архивной службы указаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Где хранить документы
Согласно Закону об архивах, неправительственные организации имеют право создавать свои собственные архивы. Однако они не обязаны это делать. От них требуется только обеспечить хранение документов в архиве и предоставлять их по требованию проверяющих органов.
1C-WiseadVice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичного документа «обработка». Распечатанный прототип «первичного документа» немедленно сканируется. Бухгалтер работает только с электронными копиями документа и всегда проверяет работу, выполняемую над документом.
Неоспоримым преимуществом является возможность быстро подготовить ответы на вопросы налоговой инспекции. По запросу клиенты могут получить электронную базу данных документов.
к содержанию ↑Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Закон о бухгалтерском учете предусматривает, что бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет (статья 1, закон 402 — фото ст. 29). Налоговым кодексом установлен четырехлетний срок для документов, служащих основанием для учета расчетов по налогам и сборам (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ) и шестилетний срок для расчета страховых взносов (подпункт 6 пункта 1).
3. 4 ст. 23 Налогового кодекса).
Здесь есть противоречие. Потому что некоторые документы, например, счета-фактуры, относятся как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее управлять автомобилем с точки зрения долгосрочной перспективы.
Перечень типовых документов Министерства культуры также предусматривает более длительные сроки хранения некоторых документов до постоянного обслуживания.
Например, постоянные файлы должны соответствовать
- Годовые финансовые отчеты с приложениями (включая консолидированные и МСФО);.
- Передаточные акты ;
- свидетельства о постановке на налоговый учет; и
- Книга учета (Кудир) — для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенный режим налогообложения. Здесь условия перечня типовых документов противоречат Налоговому кодексу: кудр является документом налогового учета и, согласно Кодексу, должен храниться не постоянно, а в течение четырех лет. В этих случаях безопаснее не уничтожать документы в течение как минимум 10 лет. Это связано с тем, что понятие «постоянно» не может быть менее 10 лет для организации, которая не является причиной комплектования государственного или муниципального архива.
- Аренда корпоративной собственности и сопутствующая документация
- Документы, связанные с корректировкой стоимости основных средств, определением амортизации основных средств и оценкой стоимости имущества организации.
- Акты на передачу прав с баланса на недвижимое имущество, находящееся на балансе, на
- акты дарения; и
- документы, относящиеся к сделкам с правом собственности
- переписка о разделе общей собственности юридического лица; и
- сертификаты сделок.
Для личных и доходных документов необходимо соблюдать 75-летний срок.
- Трудовые договоры
- Регистры доходов
- Дивидендные поступления,.
- Лицевые счета и карточки работников. При отсутствии личных карточек срок хранения других документов продлевается до 75 лет. Для принятия заданий, выполненных на основе договорных соглашений и работ, расчета уплаты взносов на страхование, карточки по форме 1-НДФЛ, справки о доходах физического лица, документального оформления заработной платы и других выплат.
Если кадровые документы были созданы после 2003 года, они должны храниться 50 лет вместо 75 лет (Закон № 22.1 от 22 октября 2004 года, статья 125-ФЗ).
Документы хранятся в течение 10 лет. Например:.
- Чтобы продать движимое имущество, необходимо
- Залоги имущества агентства и соответствующая документация.
- Бизнес-отчеты по валютным счетам за рубежом.
Срок хранения документов, подтверждающих убытки, определен особо. Упрощенная налоговая система с общей организацией системы и «расходы минус доходы» может быть использована для несения убытков в течение 10 лет, которые затем могут быть использованы для уменьшения налоговой базы. Агентство должно хранить документацию, подтверждающую потерю, до тех пор, пока все это не будет использовано (Статья 4 § 4 и Налоговый кодекс § 346.18).
к содержанию ↑Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности
Постановлением № 558 Министерства культуры установлено, что отсчет должен начинаться с 1 января года, следующего за годом, в котором завершена регистрация. Например.
- В случае учетной политики — это год, последний использованный для представления отчета.
- В случае контракта — это дата окончания срока действия контракта.
- Для первичных документов — это год принятия документа к бухгалтерскому использованию.
- В случае документов налогового учета — это год, в котором эти документы в последний раз использовались для налоговых расчетов.
Поэтому, если организация имеет нестабильные претензии, она должна хранить документы, подтверждающие эти претензии, еще в течение четырех лет после снятия претензий (статья 23(1) и статья 252(1) вытекает из пункта 8 Кодекса.
В случае с основным документом, отражающим формирование первоначальной стоимости поврежденного имущества, отсчет срока начинается после того, как данное имущество полностью обесценится в таксометре (письмо Минфина России от 19. 01. 18 № 0 3-03-06/1/2598).
Закон не предусматривает отдельного ведения электронных документов. Поэтому на них распространяется тот же срок, что и на печатные документы.
Следующая
