Как правильно написать заявление о дополнительных обязанностях работника
Согласие на совмещение должностей — это документ, который предоставляет возможность работодателю поручить сотруднику дополнительные обязанности. Такое предложение может исходить как от руководства, так и от сотрудника.
Обязательно ли получать согласие
По трудовому законодательству, сотрудник выполняет чужие функции в виде совмещения профессий (должностей), расширения сферы обслуживания или увеличения объема работы (ст. 60.2 ТК РФ).
Причем если человек выполняет одинаковые функции (один кассир в отпуске, другой трудится за двоих), то речь идет о росте объема работы. Если берет нагрузку по разным специальностям, то это совмещение.
Например, бухгалтер выполняет еще и функции кадровика, парикмахер — уборщицы, менеджер по продажам — работу рекламного агента и т. д.
В таком случае приходится трудиться на обоих постах одновременно в одной и той же компании в пределах основного графика с доплатой.
Примечательно, что дополнительный труд возможен по желанию не только руководителя, но и его подчиненного. Но чтобы все было по закону, в любом случае понадобится письменное согласие на совмещение должностей в одной организации от работника (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).
Если инициативу проявил сотрудник, то он пишет заявление с просьбой совмещать должности. Если предложение поступило от руководителя, то совместитель пишет, что не против.
Нельзя просто издать приказ и дать человеку ознакомиться с ним. Такие действия легко оспорить в суде.
Порядок действия один: сотрудник выражает желание на дополнительную нагрузку, а работодатель возлагает на него новые обязанности.
В любом случае необходимо соблюдать следующую процедуру:
- Сначала взять с сотрудника письменное заявление о том, что он не против дополнительной нагрузки.
- Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывают функции, объем, срок выполнения и величину доплаты.
- Затем составить приказ о возложении обязанностей в виде совмещения.
Согласие оформлять не понадобится лишь в том случае, если такая возможность прописана в трудовом договоре. Но это не отменяет заключения дополнительного соглашения и доплаты, которая предусмотрена в ст. 151 ТК.
По какой форме и как написать согласие
Как писать документ, зависит от того, по чьей инициативе сотруднику предстоит трудиться за двоих. Если по инициативе работника, то он и пишет заявление на имя директора.
Единой формы нет, пишем произвольно, но по общим правилам, принятым в делопроизводстве:
- в правом верхнем углу пишут кому, с указанием Ф.И.О. и должности, и от кого (Ф.И.О. и должность работника);
- в центре — «Заявление»;
- в основной части выражается просьба совмещать основные функции с дополнительными;
- период выполнения этих обязанностей (указывается либо конкретная дата либо до того момента, пока другой работник не вернется на работу);
- внизу — Ф.И.О., подпись сотрудника и дата.
Оформляют заявление о согласии на исполнение дополнительных обязанностей в двух экземплярах. Один — для руководства, второй оставляют у себя. Если директор согласился с просьбой подчиненного, то ставит отметку на заявлении. Затем стороны подписывают дополнительное соглашение, в котором указаны все условия новой деятельности.
Другой случай — когда дополнительную нагрузку предлагает руководство. Первым делом работодатель составляет официальное предложение к работнику, в котором указывает все условия выполнения новых функций. Отдельной строкой отмечают, что работник не возражает выполнять работу. Напротив нее человек пишет, согласен или нет, и ставит подпись и дату.
Есть другой вариант — руководитель отдела пишет докладную записку директору с просьбой поручить подчиненному новые функции в порядке совмещения. Если сотрудник согласен, то отмечает это в докладной записке либо пишет, что не возражает, на отдельном бланке. Если он против, составляется отказ.
Чтобы у контролирующих органов возникало меньше вопросов, необходимо правильно сохранить документы. В основном в этом вопросе принято ориентироваться на внутренний регламент по кадровой документации. В нем уточняется, куда подшивать согласия на совмещение, — обычно вместе с приказами и дополнительными соглашениями о возложении новых функций.
Образец
о согласии на совмещение профессий (должностей)
Я, _Ф.И.О._________________, должность ______, в соответствии со статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ. даю согласие на выполнение дополнительной работы в порядке совмещения профессий (должностей) в период с ____________________ по ___________________ с доплатой _______________________________.
« _____ » ____________________20 ___г.
Вот для примера образец, как написать согласие на совмещение должностей, оформленное в виде заявления-ответа на уведомление от руководства:
Как аннулировать согласие
Работник автоматически прекращает выполнять временную работу в двух случаях, когда:
- истекает указанный в соглашении срок;
- на работу пришел другой сотрудник, оформленный на этот пост по трудовому договору.
Раньше времени аннулировать согласие на совмещение должностей вправе каждая из сторон, предупредив об этом за три рабочих дня (ч. 4 ст.
60.2 ТК РФ). Если работник передумал выполнять чужие обязанности, он вправе написать заявление в форме отказа руководству.
Если руководитель больше не нуждается в выполнении данных работ, то сотруднику вручается письменное уведомление. После того как стороны подписали бумаги, издается приказ о прекращении совмещения.
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
к содержанию ↑Как работнику вменить дополнительные обязанности
Чтобы возложить на работника новые обязанности временно или постоянно, нужно правильно оформить документы, что исключит недопонимания и конфликтные ситуации с персоналом. Можно изначально предусмотреть такое развитие событий в трудовом договоре или добавить функции в должностную инструкцию.
Иначе придется заключать дополнительное соглашение, новый договор, что сделать без согласия работника и дополнительной оплаты не получится.
В каждой компании работники берут отпуск, отправляются на обучение или увольняются. Бывают и другие ситуации, требующие срочного возложения дополнительных обязанностей на имеющийся персонал.
ТК РФ предусматривает несколько способов вменения такой работы сотрудникам. Однако поручение функций, не предусмотренных трудовым договором, не может осуществляться без письменного согласия работников.
За их выполнение должна быть предусмотрена дополнительная оплата.
к содержанию ↑Законодательная база
Подписывая трудовой договор, претендент на должность и работодатель фиксируют, какие трудовые обязанности будут вменены работнику. Более подробно данные функции описываются в должностной инструкции.
При этом, в соответствии со ст. 60 ТК РФ, работодатель не имеет права требовать от персонала выполнения работ, не указанных в обозначенных документах. Исключения составляют лишь случаи, обозначенные в ст. 72.2 ТК РФ и ст. 30 ФЗ №79-ФЗ от 27.07.2004.
Так, допускается перевод подчиненных на другую работу без их согласия в ситуациях:
- катастроф и аварий;
- возникновения несчастных случаев;
- пожаров, наводнений и других природных катаклизмов;
- эпидемий;
- вынужденного простоя.
В остальных случаях для вменения дополнительных функций требуется письменное согласие работников. Это обозначено в ст. 60.2 ТК РФ. Выполнение такой работы может быть возложено путем совмещения должностей или расширения зон обслуживания.
Документы об обязанностях персонала
Обязанности каждого сотрудника регламентируются двумя основными документами:
Согласно ст. 57 Трудового кодекса, в этом документе обязательно указывают трудовые функции – перечень работ в соответствии с квалификацией нанимаемого.
Работодатель не может обязать подчиненного выполнять операции, не предусмотренные данным договором. Для изменения положений документа необходимо получить письменное согласие работника не позднее чем за 2 месяца до введения перемен в действие.
В данном документе прописаны все дела, которые должны выполнять сотрудники, находящиеся на той или иной должности. Они соответствуют функциям, указанным в договоре. Однако должностные инструкции работодатель вправе изменять без предупреждения работников.
Источник: Rodolfo Quirós/ pexels
Порядок составления должностных инструкций не регламентируется законодательством, поэтому оформлять их или нет решает сам работодатель. Однако в большинстве компаний такие документы есть, поскольку они:
- делают проще и прозрачнее организацию труда;
- избавляют от разногласий относительно выполняемых обязанностей;
- позволяют избежать дублирования функций.
Содержание должностных инструкций определяют руководители организаций. Они имеют право вносить туда дополнительные функции, если последние соответствуют квалификационной характеристике.
При внесении изменений в должностные инструкции работодателю следует ознакомить с ними своих сотрудников и попросить их завизировать данный документ. Это будет свидетельствовать о принятии ими перечисленных функций.
Обязанности других должностей
В ТК РФ описаны два способа, с помощью которых работодатели могут вменить сотрудникам дополнительные обязанности: совмещение и внутреннее совместительство. Эти варианты имеют существенную разницу.
Время выполнения дополнительных функций
Во время рабочего дня параллельно основной работе
Помимо рабочего дня, но не более 4 часов в сутки
Доп. соглашение к трудовому договору
Отдельный трудовой договор
Оплата по согласованию сторон
В соответствии с отработанным временем / объемом выполненных работ
Делается по просьбе сотрудника
Снятие дополнительных функций
В любое время приказом директора
Путем расторжения договора
Работодатель должен оценить плюсы и минусы каждого варианта и выбрать наиболее подходящий способ.
Еще одной разновидностью замещения является временный перевод специалиста на новое рабочее место с освобождением от основных рабочих обязанностей. Такой способ часто используют при наличии филиалов и отделений, где на замену работников привлекают сотрудников из основного офиса.
Для этого необходимо выполнить условия:
- перевод осуществляют при согласии работника;
- временно исполняющий другие функции не должен пострадать в материальном плане;
- для перевода необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.
Если данные условия не выполнены, работодатель не может настаивать на переводе (за исключением случаев, описанных в ст. 72.2 ТК РФ).
к содержанию ↑Оформление документов
Правильно оформленные документы – залог того, что в будущем не возникнет никаких разногласий и взаимных претензий между подчиненным и работодателем.
Шаг 1. Получение согласия
Перед оформлением документов необходимо заручиться согласием работника на выполнение дополнительных рабочих операций и договориться об оплате такой работы.
Источник: Andrea Piacquadio/ pexels
Шаг 2. Заключение доп. соглашения к трудовому договору
В данном документе следует прописать, какие дополнительные дела придется выполнять сотруднику:
- если предполагается совмещение работ по другой должности, обязательно нужно указать все вменяющиеся функции;
- если совмещение будет осуществляться по аналогичной должности, рекомендуется перечислить добавочный объем работы.
В дополнительном соглашении также указывают срок, на который происходит совмещение обязанностей. Однако сотрудник, взявший на себя новые функции, имеет право в любой момент отказаться от их выполнения.
Это касается и работодателя – он так же может досрочно расторгнуть документ. В обоих случаях сторона-инициатор должна письменно уведомить другую сторону не позднее чем за 3 суток до прекращения действия доп.
соглашения.
В соглашении указывают и размер доплаты за исполнение обновленных обязанностей. Величина этой доплаты никак не регулируется нормативными документами, поэтому стороны самостоятельно оговаривают причитающуюся работнику сумму. Она может устанавливаться в «твердом» размере или в процентах от зарплаты по главной или замещаемой должности.
Если работодатель отказывается устанавливать доплату, он может быть привлечен к административной ответственности.
В ситуации, когда функции отсутствующего сотрудника выполняет сразу несколько работников, величина доплаты может быть одинаковой для каждого. Но при выполнении различного объема работы она должна различаться.
Шаг 3. Оформление приказа
Руководитель компании должен выпустить приказ, в котором указывается, кто, на какой строк будет исполнять обязанности другого сотрудника, а также какую доплату он получит за это. С данным документом необходимо под роспись ознакомить «совместителя».
к содержанию ↑Дополнительные обязанности без доплаты
Возможность вменения новых обязанностей без доплаты легче всего предусмотреть еще во время заключения трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в случае временного отсутствия сотрудника и при наличии схожих должностных функций.
Его заставили мыть полы? Нет, это предусматривал договор.
Источник: Andrea Piacquadio/ pexels
В договоре следует прописать, что нанимаемый человек будет выполнять работу по схожей должности на период отсутствия основного работника. В таком случае не придется подписывать дополнительное соглашение, поскольку обязанность «замещения» обозначена в виде одной из функций по трудовому договору.
Приказ о возложении дополнительных обязанностей иногда требуется. Он необходим, если функции отсутствующего может выполнять сразу несколько сотрудников. В этом случае необходимо прописать, на кого ложится такая ответственность.
В трудовом договоре или должностной инструкции также нужно указать, имеет ли «заместитель» право подписи документов, если он замещает руководителя. Если данный пункт не отображен, а сотрудника необходимо наделить таким правом, следует издать дополнительный приказ или выдать работнику доверенность.
Следует учесть, что для визирования многих финансовых документов необходимо оформить банковские карточки с образцами подписи. Поэтому при замещении должностей с такими функциями следует позаботиться о данных документах.
Оплата дополнительных обязанностей при их указании в трудовом договоре не предусмотрена. Она может назначаться по усмотрению работодателя.
При вменении новых обязанностей, соответствующих квалификации сотрудника, можно также использовать вариант изменения должностной инструкции.
к содержанию ↑Изменение должностной инструкции
Расширение рабочих обязанностей путем их внесения в должностную инструкцию не предусматривает обязательного согласия подчиненных. Единственное условие – новые функции должны соотноситься с квалификационными характеристиками.
Однако из-за того, что при наделении сотрудников новыми обязанностями их зарплата чаще всего остается прежней, возникают конфликтные ситуации. Некоторые работники отказываются трудиться по новым правилам.
Если конфликт не удается урегулировать путем переговоров, работодатель имеет право:
- Письменно предложить сотруднику иную должность в соответствии с его квалификацией. Данная должность может находиться на ступень ниже в организационной иерархии и иметь меньшую оплату труда.
- При отсутствии таких должностей или несогласии сотрудника занять новый пост работодатель может уволить подчиненного. Это допускается п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ.
Другая ситуация – изменение условий трудового договора. Сделать это в одностороннем порядке работодатель не имеет права. Если же он настаивает на таком варианте, сотрудник может:
- настаивать на увеличении заработной платы; ;
- обратиться в судебные органы.
Поэтому самым удобным вариантом остается изменение должностной инструкции. В иных случаях необходимо заручиться согласием персонала.
к содержанию ↑Можно ли возложить обязанности без доплаты: нюансы оформления
Нормы трудового законодательства не предполагают серьезных ограничений при возложении на сотрудников дополнительных трудовых обязанностей. Но если работодатель допустит ошибку при оформлении документов – то возможны вопросы и санкции со стороны органов, осуществляющих контроль.
Часто у работодателя возникает вопрос о том, можно ли возложить на сотрудника обязанности без доплаты.
к содержанию ↑Вменение работникам дополнительных обязанностей
Дополнительные обязанности: как вменить работнику
Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.
На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.
С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.
Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:
- Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
- Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.
При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.
Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.
к содержанию ↑Новые обязанности без доплаты: возможно ли?
Возможно ли возложить обязанности без доплаты
И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.
Указание соответствующей информации в трудовом договоре. Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.
Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.
Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.
Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.
Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.
к содержанию ↑Временный перевод и совмещение: особенности
Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.
Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из отпуска. В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.
Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.
Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:
- Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
- Значительное расширение по зоне обслуживания.
- Увеличение непосредственного объёма работы.
В случае оформления устных договоренностей
Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника
Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.
Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь должностная инструкция не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.
То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.
Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.
Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.
к содержанию ↑Замещение руководителей: некоторые особенности
Любой руководитель – это самое важное лицо, от которого зависит дальнейшая успешная деятельность предприятия. Потому и процедура замещения требует ответственного подхода.
Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.
Главная особенность – в необходимости оформить так называемую доверенность на замещение и выполнение обязанностей. Надо отдельно сказать о том, что заместитель имеет право подписывать документы, использовать фирменные штампы и печати при необходимости.
к содержанию ↑Правильное составление приказа
Приказ о возложении обязанностей
Правильное документальное оформление позволит всем участникам процесса быть уверенными в том, что их права защищают. Кроме того, это гарантирует безопасность, когда речь идет о государственных инспекционных проверках.
Первый этап – получение согласия от работника обязательно – в письменной форме. Например, можно сделать предложение о совмещении должностей.
На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения.
Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись.
О дополнительных обязанностях в рамках одной должности
В нормативных документах отсутствуют четкие рекомендации по составлению должностных инструкций. Существуют только специальные рекомендации от Роструда.
Потому оформление документов остаётся исключительно добровольным делом для работодателей. Форма такой документации остается произвольной. Руководители предпочитают составлять инструкции, потому как они выполняют сразу несколько функций:
- составление конкретно под каждого работника в зависимости от ситуации;
- устранение дублирования похожих рабочих задач;
- разграничение ответственности;
- снятие возможных разногласий;
- значительное упрощение организации труда.
За основу можно взять Единый тарифно-квалификационный справочник по работам и обязанностям. Но многие его положения считаются устаревшими и не отражают текущих потребностей руководителей. Местные органы власти имеют право принимать свои поправки к данному положению.
Содержание должностной инструкции определяется непосредственно руководителем. Дополнительные обязанности вписываются, если они соответствуют указанным условиям:
- Связаны с текущими изменениями по условиям труда.
- Их причиной стала техническая реорганизация предприятия.
- Обязательно включение их в квалификационную характеристику.
В других ситуациях надо оформлять дополнительное соглашение.
к содержанию ↑Совмещение профессий: о введении условий либо их изменении
Документальное оформление совмещения
Обычно такую схему применяют для персонала, который относится примерно к одной и той же категории. Например, друг друга могут заменять сотрудники, относящиеся к одному и тому же отделу. Ведь тогда гражданин лучше знаком со спецификой предстоящей работы, эффективнее справится со своими обязанностями.
Главное – чтобы любое решение по совмещению сопровождалось соответствующим приказом, оформленным по всем правилам. В документе должны быть прописаны все моменты, имеющие значение:
- описание полных объемов дополнительного труда;
- размер суммы, которая планируется к доплате;
- точный период, на протяжении которого понадобится совмещать две должности.
Сотруднику обязаны высылать дополнительные уведомления, если соответствующая доплата уменьшается, корректируется каким-либо образом. Документ должен прийти за несколько месяцев до непосредственного вступления изменений в силу.
За исключением случаев, когда нововведение предполагало наличие ограниченного срока действия. О таких обязательствах написано в статье 72 Трудового Кодекса РФ.
Несколькими служащими одновременно может проводиться совмещение должности, на которые открываются дополнительные вакансии. Отдельно с каждым претендентом обсуждается доплата за такую работу, ее текущий размер.
Главное правило – совместная сумма по доплате не должна быть больше одиночного оклада по совмещаемой должности. Иначе сам факт совмещения потеряет привлекательность с экономической точки зрения.
Сама конкретная сумма устанавливается лично, между руководителем и его подчиненными. Доплату обычно осуществляют только за часы, которые были отработаны фактически. Это происходит, когда смена совмещается не в полном объёме.
к содержанию ↑Примеры из практики
Работник занимает должность бухгалтера, в связи с чем получает оклад в 6200 рублей. У него есть младший коллега с заработной платой, равной 5500 рублям. И на определенный период времени он теряет трудоспособность.
Замещение заболевшего сотрудника по договорённости с работодателем предполагает наличие 60% доплаты от оклада отсутствующего. Благодаря чему за один месяц заработная плата составит до 9920 рублей.
При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.
А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.
Согласно Трудовому законодательству, любая работа – и основная, и дополнительная должна выполняться только за отдельную плату. Такое положение создано для полноценной защиты гражданских прав любых категорий населения.
В должностной инструкции часто пишут о том, что временно отсутствующие сотрудники могут замещаться бесплатно. Но такие положения полностью нарушают действующие законы. Потому стоит обращаться в вышестоящие органы для разрешения спорной ситуации.
Смотрите видео о должностных инструкциях:
Тонкости составления служебной записки на доплату за увеличение объема работ: образец
Решение вопросов замещения отсутствующих работников – распространенная ситуация для многих предприятий.
Какие документы необходимо оформить для выплаты компенсации за временное исполнение работы отсутствующих? Или как обосновать выплату компенсации? Об этом статья.
Цель служебки
Решение производственных вопросов часто связана с замещением отсутствующих работников. Первым документом, на основании которого это оформляется – Служебная записка. Основная цель написания записки – обеспечить бесперебойную работу предприятия.
Приведем пример, как это может происходить в реальности:
- Работник заболел. Выполнение его обязанностей может быть исполнена работниками, имеющими удостоверение стропальщика. В Служебной записке необходимо указать номер удостоверения и срок его действия во избежание нарушений по требованиям охраны труда.
- Доплата за совмещение должна быть обоснована, и Служебная записка должна содержать все данные по отсутствующему работнику и данные по работнику, который будет исполнять его работу для отдела кадров (они оформляют приказ на замещение) и службы оплаты труда – для начисления дополнительной зарплаты (как правильно оформить служебную записку на совмещение должностей?).
- В содержании записки должен быть обозначен срок или период, в течение которого будет осуществляться замещение.
Таким образом, цель оформления – регламентировать организационные вопросы, связанные с распределением работы за отсутствующих и обеспечить доплату тем, кто будет его замещать.
Кратко внесем ясность в некоторые вопросы, касающиеся терминов:
- Замещение. Сотрудник исполняет обязанности другого работника (специалиста), оплата за такую доп.работу – в размере оклада отсутствующего или в доплате по разнице в окладах (о правилах оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, мы рассказывали здесь).
- Совмещение. Сотрудник дополнительно к своим собственным обязанностям выполняет и работу отсутствующего. Руководство устанавливает размер доплаты в виде конкретной суммы или в процентах к месячному окладу.
- Увеличение зоны обслуживания. Распределение работ между несколькими сотрудниками.
ВАЖНО! Замещение или совмещение устанавливается в пределах установленной нормы рабочего времени согласно Трудовому кодексу.
Основания для доплаты работнику
Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:
- Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
- Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
- Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
- Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.
Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.
К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.
При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.
- Скачать бланк заявления о согласии на увеличение объема работы
- Скачать образец заявления о согласии на увеличение объема работы
Кто составляет?
Обязанность или инициатива оформления Служебной записки на доплату принадлежит любому сотруднику или руководителю, ответственного за решение этих вопросов. Зависит это от принятого регламента, внутреннего Положения или Стандарта предприятия.
Содержание
Общие требования к содержанию записки:
- От кого исходит и кому адресована Служебная записка по доплате.
- Обоснование доплаты: отсутствие работника временное или длительное, увеличение объема работ или другие аспекты.
- Сведения о сотрудниках, кому поручается дополнительный объем работ.
- Предложения по размеру доплаты.
- Полные сведения о работниках, связанных с замещением.
Внутренний регламент предприятия вносит дополнительные требования при решении вопроса по доплатам. Например, это могут быть нормативные расчеты, справки по фонду оплаты труда и т.д.
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Как правильно написать?
Оформление документа Служебная записка должно отвечать определенным требованиям. Примером может служить следующий перечень:
- Грамотное и последовательное изложение сути вопроса замещения.
- Грамотный и понятный текст.
- Полное содержание сведений для принятия решения руководителем.
- Полный набор параметров для служб, имеющих отношение к оформлению.
- Необходимые согласования, если они требуются для замещения.
Оформление документа на совмещение должностей
Директору ГМЗ-2 Семенову С.С. от начальника цеха № 3 Петрова П.П.
Предлагаю размер доплаты установить в размере 50% от оклада Иванова И.И.
Подпись __________П.П. Петров. Дата ___________
- Скачать бланк служебной записки на доплату за увеличение объема работ
- Скачать образец служебной записки на доплату за увеличение объема работ
Некоторые аспекты данного примера рассмотрены в следующем разделе.
к содержанию ↑Ответ и реакция руководства
Решение руководителя будет адресовано в соответствующую службу предприятия в зависимости от его решения, например:
- В Отдел персонала и Отдел оплаты труда в случае положительного решения. Указанные службы подготовят приказ и оформят доплату по факту после завершения периода замещения.
- Обратно в подразделение, оформившего Служебную записку в случае отказа или другого решения.
- Делегировать решение этого вопросы другому сотруднику, например, заместителю.
О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали тут.
Правильно составленный текст служебной записки – залог успешного решения вашей просьбы или предложения. О том, как грамотно написать этот документ на увольнение, списание материальных ценностей, основных средств, повышение в должности сотрудника, выдачу денежных средств, отгул, покупку товара, о приеме на работу, командировке, нарушениях в работе – читайте на нашем интернет-портале.
Следующая
