Заполнение трудовой книжки работника: обязательно ли писать подразделение
Трудовая деятельность человека отображается и фиксируется в специальном документе – трудовой книжке, которая является единственным подтверждением его профессиональной занятости на протяжении всей жизни. Поэтому особенно важно вносить абсолютно все данные в нее правильно и без ошибок.
Внесение записи в трудовую книжку об изменении структурного подразделения должно быть оформлено согласно правилам.
Эти правила по ведению, хранению, учету и заполнению трудовых книжек сотрудников утверждены постановлением правительства Российской Федерации.
Также в Трудовом кодексе оговорен порядок заполнения трудовых книжек, который обязателен для выполнения действующими на территории Российской Федерации предприятиями всех форм собственности. Ответственность за выполнение данного порядка ложится на плечи работодателя.
Все сотрудники, которые работают на предприятии уже более пяти дней, должны быть документально оформлены, и в их трудовые книжки внесены записи о принятии на определенную должность на предприятии.
На основании чего и в соответствии с какими документами производят записи в трудовой книжке
Трудовой кодекс РФ, Правила по ведению, хранению, заполнению и выдаче трудовых книжек, Инструкция заполнения трудовой книжки – это основные документы, на которые опираются работодатели при ведении кадрового учета и соответствующих документов. В них определено, как вносить запись в трудовую книжку о переводе в связи с переименованием подразделения.
Оформление впервые новой трудовой книжки
Перед принятием на работу сотрудника менеджер по кадрам должен поинтересоваться, есть ли у человека трудовая книжка. Если таковая уже имеется, на основании ее записей можно узнать о том, где и на какой должности работал человек, каков срок его профессионального стажа и уровень квалификации.
Если же человек устраивается на работу впервые, тогда ему необходимо будет оформить трудовую книжку. Процедура заполнения бланка трудовой книжки происходит только в присутствии ее будущего владельца.
Это делает менеджер отдела кадров предприятия на основании приказа о принятии на работу нового сотрудника. Титульный лист трудовой книжки заполняется на основании паспорта этого человека.
Все паспортные данные должны быть вписаны правильно и без ошибок, обязательно переписаны с паспорта, а не вписаны на слух со слов человека. Потому как это может привести к опискам или ошибкам, что недопустимо в документе.
Это особенно важно при оформлении трудовой книжки впервые, так как с этим документом человеку придется идти по жизни. Ошибки в записях могут привести к проблемам в будущем, например, при оформлении льгот, пенсии или других пособий.
Правила заполнения титульного листа
- Все записи вносятся в соответствии с правилами, установленными по ведению трудовых книжек, без сокращений и исправлений.
- ФИО переписывается строго в соответствии с паспортом сотрудника.
- Дата рождения вписывается цифрами.
- Ставится подпись уполномоченного лица и печать организации.
- Указывается дата заполнения документа.
- Работник заверяет правильность данных титульного листа своей подписью.
После соответствующего заполнения всех сведений трудовая книжка должна храниться и находиться на предприятии, где оформлен работник. На руки ему она не выдается вплоть до того времени, пока человек не уволится с данного предприятия.
Бланк самой трудовой книжки должен быть установленного образца, который утвержден правительством Российской Федерации. Никакие другие виды не могут быть использованы для этого.
Приобретается такой бланк самим предприятием, а плата за него взимается с сотрудника, которому оформляют эту трудовую книжку. Если же вдруг бланк трудовой книжки был испорчен сотрудником кадровой службы, то повторно плату за него будет вносить он лично.
к содержанию ↑Если сотруднику необходимо предоставить сведения о его трудовой деятельности
В некоторых случаях человеку требуется предоставить трудовую книжку в некоторые инстанции, например, для оформления кредита или ипотеки. Как быть в таком случае, ведь трудовую книжку не выдают на руки?
Сотрудник отдела кадров может предоставить копию трудовой книжки или сделать выписку из нее. Эти документы заверяются печатью предприятия и подписью уполномоченного лица и потому могут полностью соответствовать тому, что требуется.
Для этого сотрудник просит работодателя в письменном виде выдать ему соответствующий документ.
к содержанию ↑Внесение изменений в трудовую книжку
На практике сложно обойтись без каких-либо исправлений или внесения дополнительных записей в трудовой книжке. А потому и оговариваются следующие положения о том, как сделать это правомерно.
Изменения записей на титульном листе трудовой книжки
В случае, если происходит изменение работником фамилии, старая запись аккуратно перечеркивается одной чертой, чтобы ее можно было с легкостью прочесть. Далее записывается уже новая фамилия сотрудника.
Весь процесс внесения изменений происходит только на основании соответствующего документа, например, свидетельства о браке. Его номер и дату выдачи указывают уже на обложке трудовой книжки.
Изменение записи в графе «Сведения о работе»
В данном разделе этого документа вообще не должно быть зачеркиваний. Исправлять неверно внесенную запись необходимо только посредством записи верной.
Делают запись о том, что предыдущие сведения не являются действительными, и уже ниже вносят верную запись.
Если изменяется название структурного подразделения
Запись в трудовую книжку при изменении названия подразделения требует уже других действий.
Если в трудовом договоре было указано структурное подразделение, которое переименовали, эти сведения должны быть донесены до сотрудников организации. С их согласия запись о переименовании подразделения вносится в трудовые книжки соответственно правилам, а именно посредством перевода сотрудника с работы в одном подразделении в другое.
Но с другой стороны, в правилах прописано, что если новое подразделение находится в том же населенном пункте и не несет изменений условий трудового договора, то его можно считать перемещением.
Потому заполнение трудовых книжек при переименовании структурного подразделения может происходить разным образом. И каким именно способом сделать запись – посредством перевода работника или его перемещением – решается, исходя из наличия в трудовом договоре соответствующего условия о структурном подразделении.
Данное условие на сегодня является лишь дополнительным при составлении трудового договора, а его наличие или отсутствие – волеизъявлением сторон.
Перемещение сотрудника
Если условие о структурном подразделении не прописано в трудовом договоре, и сотрудник перемещается в другое подразделение – составление дополнительного соглашения не требуется. Необходимо лишь издание соответствующего приказа о перемещении от работодателя, который оформляется в произвольной форме, так как является унифицированным.
Законодательством не предусматривается постановка вопроса о согласии сотрудника на перемещение, но вот с приказом о нем работника все же обязаны ознакомить. И если после подписания работником документа о том, что он был проинформирован об этом приказе, он не выйдет на рабочее место, это может расцениваться как прогул, и его можно привлекать к дисциплинарной ответственности или даже уволить.
Перевод сотрудника
Если в трудовом договоре есть пункт о структурном подразделении, в этом случае обязательно письменное оформление, так как происходит изменение условий этого трудового договора. Перевод должен происходить только после письменного согласия сотрудника. Если же этого согласия вы не получили, переводить работника нельзя.
Перевод в другое структурное подразделение подразумевает:
- получение согласия сотрудника и при необходимости направление его на медицинский осмотр>
- подписание дополнительного соглашения>
- издание приказа о переводе данного сотрудника в другое структурное подразделение>
- ознакомление с приказом работника под подпись>
- внесение соответствующей записи в трудовую книжку и личное дело сотрудника>
- ознакомление с внесением записей работника под подпись>
- ознакомление сотрудника с нормативно-правовыми актами подразделения и проведение первичного инструктажа.
Важно помнить и учитывать, что перевод сотрудника или же перемещение его нельзя проводить на противопоказанную ему по состоянию здоровья работу.
Запрещено вносить данные о переводе или перемещении работника, увольнении его или другие записи в трудовую книжку или личное дело сотрудника той датой, которая не соответствует реальности. Это действие будет рассчитываться как нарушение законодательства о труде.
За подобные нарушения работодатель несет административную, дисциплинарную и уголовную ответственность.
к содержанию ↑Как правильно заполнять трудовую книжку
Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять.
И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.
Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.
А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.
Но обо всём по порядку.
к содержанию ↑Законодательная база
Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.
Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.
Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:
- ТК РФ. 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения. 10.10.2003, где содержится инструктаж.
Также каждому важно знать следующие моменты:
- Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
- Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
- Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.
Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит
Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.
Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.
Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.
Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.
Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.
к содержанию ↑Правила по которым заполняется трудовая книжка
Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:
- Паспортные данные.
- Полученное образование.
- Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
- Дата заполнения.
- Подписи сторон.
- Печать фирмы.
Второй этап — иформация о приёме на должность.
Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).
Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.
Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.
Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.
Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.
Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.
- Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
- Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
- Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
- Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
- После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.
Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример.
В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.
Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.
После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.
В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий.
Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.
к содержанию ↑Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях
Когда заполняется дубликат
Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.
Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.
Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.
Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.
Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.
После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.
Копия трудовой книжки
Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.
Заверка копий остаётся за кадровиками.
Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.
Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.
Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.
Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку
- Паспорт
- СНИЛС
- Прошлую трудовую.
- Военный.
- Водительское удостоверение.
- Документы, подтверждающие образование.
Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.
к содержанию ↑Как вносить изменения в трудовую книжку
Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.
В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.
А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку.
Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.
Аннулировать запись
Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.
НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.
Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.
Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:
Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.
Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).
Возможно вас заинтересует следующий материал: «Среднесписочная численность ИП без наёмных работников», «Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта».
Автор статьи:
Главный редактор портала Businessmens.ru, предприниматель в области организации мероприятий. Опыт журналистской деятельности — более 5 лет.
к содержанию ↑Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу
Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225.
То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки.
Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.
Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов.
Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.
к содержанию ↑Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.
Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.
Если изменилась фамилия
Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):
- старая фамилия зачеркивается;
- новая фамилия указывается рядом;
- на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
- тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.
Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют.
Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная.
В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина.
Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.
Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
к содержанию ↑Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
