Уведомление работника о начале отпуска: новые разъяснения
Работодатель обязан не только ежегодно предоставлять сотрудникам отдых, но и заблаговременно извещать о его начале. В какие сроки и какими способами необходимо уведомить сотрудника о предстоящем отпуске, расскажем далее в нашей статье.
Работодатель обязан известить сотрудника о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков или части отпуска (ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ). За неуведомление предусмотрена административная ответственность. За первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
• компании грозит штраф от 30 до 50 тыс. рублей;
• ее должностным лицам – от 1 до 5 тыс. рублей;
• предпринимателям – от 1 до 5 тыс. рублей.
За повторное нарушение наказание будет более жестким (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
• компании грозит штраф от 50 до 70 тыс. рублей;
• ее должностным лицам – штраф от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от одного до трех лет;
• предпринимателям – штраф от 10 до 20 тыс. рублей.
Известить сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо не позднее двух недель до начала отпуска. Этот срок исчисляют в календарных днях, то есть в него включаются и нерабочие дни (ч. 3 ст. 14, ч. 3 ст. 123, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Две недели – это минимальный срок. Известить сотрудника о предстоящем отдыхе можно и раньше.
За нарушение двухнедельного срока предусмотрена административная ответственность по ч. 1, 2 ст.
5.27 КоАП РФ. Кроме того, работник, извещенный позднее двух недель, может обратиться с заявлением о переносе своего отпуска на другой срок.
Работодатель обязан это заявление удовлетворить и согласовать новое время отдыха с сотрудником (ч. 2 ст.
124 ТК РФ).
• направляет сотруднику отдельное письменное уведомление;
• или ведет журнал извещения сотрудников о предстоящем отдыхе;
• или знакомит под подпись сотрудника с графиком отпусков либо с приказом о предоставлении ежегодного отпуска.
Используя такой способ, нужно позаботиться о том, чтобы не произошло разглашения персональных данных работников, которые содержатся в графике. Например, при ознакомлении с документом одного сотрудника можно закрывать персональные данные других.
Иначе должностное лицо, допустившее разглашение персональных данных, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.14 КоАП РФ (ст.
90 ТК РФ).
Законодательно не закреплено, кто должен подписывать извещение о предстоящем отдыхе. На практике это делают:
• кадровик: начальник отдела кадров – на крупных предприятиях, инспектор по кадрам – в небольших организациях;
• другой сотрудник при отсутствии в штате компании кадровика, например, бухгалтер, юрист, секретарь.
Как мы сказали выше, ведение журнала уведомлений о предстоящем отдыхе также будет допустимым способом извещения сотрудников. Форма журнала, а также требования к его заполнению законом не установлены, поэтому его необходимо составлять произвольно. Рекомендуем предусмотреть в нем, в частности, следующие графы:
• «Ф.И.О.», «должность сотрудника», «структурное подразделение (при наличии)»;
• «вид отпуска» (основной или дополнительный);
• «подпись работника и дата его уведомления о начале отпуска».
Можно включить в журнал и другие графы для внесения любых необходимых сведений. Например, предусмотреть графу «Дополнительная информация» и указывать в ней, что работник отказался расписаться в журнале, о чем составлен соответствующий акт.
Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно составляет три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то его нужно хранить 50 лет, если до 01.01.2003 — 75 лет. Временной интервал следует исчислять с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством.
По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можно отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход будет таким же, как и при хранении любых других уведомлений (ч.
1 ст. 17, ст.
21.1, ч. 1–4 ст.
22.1 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. 436, 445 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пп.
4.1, 4.8, 4.9 инструкции по применению указанного перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Форма уведомления о предстоящем отпуске законодательно не определена, поэтому его необходимо составлять произвольно. В документе можно указать:
• Ф.И.О. и должность сотрудника, структурное подразделение (при наличии);
• вид ежегодного оплачиваемого отпуска (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
• дату начала и количество дней отдыха в соответствии с графиком отпусков;
• реквизиты графика отпусков, которым утвержден период отдыха;
Рекомендуем предусмотреть в извещении графу, где работник поставит подпись. Либо сделать два экземпляра – один вручить работнику, а на втором попросить его расписаться о получении и ознакомлении с документом.
Если работник отказывается ознакомиться под подпись с уведомлением о времени начала его отдыха, рекомендуем оформить акт. Желательно, чтобы в его составлении приняли участие минимум трое работников – свидетелей отказа. В акте необходимо прописать:
• дату, время и место составления;
• Ф.И.О. и должности сотрудников, составивших акт;
• Ф.И.О. и должность работника, отказавшегося проставить свою подпись;
• информацию о том, что сотрудник был извещен о предстоящем отпуске (например, что он прочитал уведомление или ему озвучили эту информацию), но расписаться он отказался;
• реквизиты документа, в котором он отказался ставить подпись об ознакомлении (например, реквизиты письменного уведомления).
Следующая
