Шаблоны отчетов о проделанной работе
‘Чем сегодня занимались мои существующие знакомые? Какую работу они выполняли? Как долго это продолжалось? — Такие тревожные мысли часто беспокоят руководителей. Откуда они взялись?
Внешне все отлично. Как только босс входит в офис, как только кто-то получает работу, разговор замирает на полуслове, одни начинают лихорадочно печатать на компьютере, другие — перекладывать бумаги с места на место и тут же начинают обзванивать всех подрядчиков. Почему эти прекрасные изображения вызывают «тревожные мысли»?
Дело в том, что опытный руководитель понимает разницу между «событием» и «взглядом на событие». Однако понимание того, что делали его подчиненные, требует детального вербального исследования «что», «как», «когда», «результат» и «кто». Это отнимает много времени как у руководителя, так и у работника.
Поэтому менеджеры относятся к этому проекту по остаточному принципу. А кто спрашивает во время отпуска или больничного?
В этой статье говорится об инструменте, который позволяет отделить «события» от «мероприятий», чтобы измерить существующую эффективность и производительность. В настоящее время. Ежедневные рабочие отчеты в стандартном формате для каждого сотрудника.
к содержанию ↑Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды
Технология составления отчета о работе проста как «2 x 2». Каждый сотрудник в конце своего рабочего дня должен предоставить отчет с полным перечнем выполненных им заданий, временем, которое он посвятил каждому, и ссылкой на результаты работы.
Напомним, что рабочие отчеты являются частью более широкой технологии — «организации рабочего времени сотрудника на рабочем месте с планированием и реферированием, а также повторным рассмотрением руководителями». Общая технология состоит из следующих элементов
- Ежедневное планирование работников: организация и требования к форме. Для получения дополнительной информации читайте статью Ежедневный план: как организовать сотрудников для планирования рабочего дня (версия 2.0).
- Анализировать, оценивать и корректировать план работника и обсуждать его с руководителем. Читайте статью Ежедневные и недельные планы: как рассматривать, оценивать и анализировать план работника.
- Ежедневные обращения к сотрудникам: организационные требования и форма. Поэтому я говорю об этой статье.
- Анализ, оценка и формулирование выводов из отчетов работников. Подробнее о Ежедневные отчеты: как оценить работу сотрудников в конце дня с помощью метода «Анализ и комментарии».
Ключевые принципы рабочих отчётов
- Сотрудники должны ежедневно отчитываться о проделанной работе, независимо от их квалификации, должности или других факторов.
- Отчеты должны быть представлены строго в конце дня (соответствующего отчету).
- Отчеты должны подаваться и храниться в электронном виде. Это позволит директору подробно рассмотреть их.
- Каждый начальник должен иметь возможность видеть отчеты всех своих подчиненных.
- Отчеты должны быть настолько подробными, насколько это необходимо для создания прозрачности проделанной работы без дополнительного обсуждения с сотрудником.
- Директор оставляет за собой право изучить отчеты и задать вопросы о том, как были выполнены обязанности, а также оценить качество и эффективность проделанной работы.
к содержанию ↑Первые отчеты о работе некоторых ваших подчиненных могут удивить вас, к вашему неудовольствию. Будьте готовы к тому, что не все будут довольны ежедневными отчетами, поскольку они знают об этом.
Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей
- 100% прозрачность действий каждого сотрудника в конце рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь им не нужно устное исследование: «Что ты сделал?».
- Возможность отложить контроль за деятельностью сотрудников. Не всегда возможно контролировать всех одновременно. Теперь вы можете открыть отчет о работе и узнать, что делал менеджер Иван Петров за последние две недели в течение каждого рабочего дня.
- Конкретное повышение производительности труда работников связано с тем, что теперь можно запросить «четверть» восьмичасового рабочего дня.
- Значительная экономия времени как для руководителя, так и для его подчиненных, поскольку не было многочасовых вопросов о том, «кто что сделал».
- Быстрая возможность провести различие между новыми работниками и работниками-испытателями и работниками более слабыми, работающими по найму. Их результаты были «на ладони» в конце каждого дня.
- Старики» компании не могут даже расслабиться и почивать на лаврах. О них говорят их отчеты о работе.
- Сотрудники способны оценить ситуацию в нужный момент, поскольку снятие управленческого стресса «выходит из-под контроля».
Требования к составу рабочего отчёта
- Название выполненной работы. Должно быть ясно, какая работа была проведена. Например, «Оплатить счета на покупку офисного оборудования».
- Достигнутый результат. (например, «Счет был оплачен частично, потому что в распоряжении продавца не было двух сканеров»). Если результат не был достигнут, рядом с информацией о появлении и реакции на проблему/задачу следует включить информацию о том, как справиться с проблемой/задачей и как избежать ее в будущем. Новые задачи должны быть упомянуты в текущем справочном источнике.
- Основной принцип: каждая работа должна приносить эффект. По возможности, результаты должны быть в стандартном формате (например, в случае собеседования с сотрудником результатом выполнения задания является список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список людей, с которыми он разговаривал).
- Если работа предполагает работу с документами, файлами или другой информацией, прямые ссылки на эти документы или на папки или места, где они хранятся.
- Важно для менеджеров! Обеспечить, чтобы все работы, связанные с управлением (например, обзоры планов других сотрудников, экспонаты, мониторинг и т.д.), включали резюме, достижения, недостатки, тенденции и т.д. Пример: «Работа: анализ официального отчета Ивана Петрова за 2 недели. Заключение: «Нет предложений по некоторым задачам для улучшения регулирования. Петров знает о выводах и пообещал уделить внимание и проработать свои предложения».
- При изучении документов, посещении совещаний, встречах с партнерами и т.д. Отчет должен иметь краткое содержание + ссылки на него.
- Рабочее время на работе. Рядом с каждым результатом в скобках должно быть указано время, затраченное на выполнение задания.
- Если руководитель чувствует, что последние часы, проведенные на работе, могут вызвать вопросы у начальника, следует немедленно дать объяснение, «почему было потрачено так много времени». (Например, работа: выписывать и отправлять счета клиентам. Время: 1 час. Пояснение: потратили 1 час на определение цены, так как нам пришлось 3 раза пересматривать формулировку с заказчиком по инициативе клиента)
Пример рабочего отчёта
В данном примере показан список задач из отчета, сформированного в «Битрикс24» (система позволяет вести учет централизованной работы и часов по каждому рабочему месту в компании). При правильной организации планирования и учета рабочего времени по каждому заданию все отчеты формируются автоматически.
Снимок 1. Пример экспозиции работы к концу дня.
к содержанию ↑Пример результата задачи
Как видно из примера, есть ссылка на результаты и дополнительное объяснение, сколько часов было потрачено на затраты.
Снимок 2. Примеры результатов работы.
Правила заполнения отчета (на примере моей компании)
- В течение рабочего дня (24 часа) «набор рабочих часов» и «больничный лист» будет превышать 8 часов только в том случае, если больничный лист равен нулю).
- В течение рабочего дня (24 часа) «общее количество отработанных часов» и «часы самокоррекции» должны составлять 8 часов.
- Например, отпуск ищется в 01:19, поэтому обед сокращается до 00:25 вместо 01:00. Рабочее время в конце рабочего дня — 07:19. Комментарий ’00:41′ как «время по моему счету»: 01:19, а не 01:00 Обед 00:25 обязателен (т.е. фиксируйте все расхождения с нормой рабочего времени).
- Время, потраченное на решение деловых и профессиональных вопросов, также рассчитывается в строке «работал в офисе».
- Для линий с нулевыми часами установите 0:00
- Чтобы быстрее добавлять фразы, копируйте-вставляйте из предыдущих отчетов, изменяя время.
Последовательность внедрения рабочих отчётов
Внедрение ежедневных рекомендаций в повседневную работу отдела/компании может быть очень сложным, иногда даже невозможным, без параллельных проектов по внедрению регулярного менеджмента. Более подробную информацию о регулярном менеджменте можно найти в статье Как применить регулярный менеджмент в компании (часть 1): подготовка, цели и риски «большого удаления персонала». Здесь кратко описаны две основные фазы.
- Фаза 1 (продолжительность: 2-3 недели): сотрудникам предлагается фиксировать в отчете пять самых крупных задач, выполненных в течение каждого часа. Реализация: GoogleDoc или текстовый процессор, возможно выполнение заданий по настройке.
- Этап 2 (продолжительность: не менее 3 недель): работник обязан регистрировать все задания и затраченное время. Приложение: Битрикс24 или другая система постановки задач.
Отчеты о работе могут не понадобиться. И не думайте, что «доброе утро» будет легко внедрить в вашей компании. И это не все грабли вдоль дороги.
к содержанию ↑Когда рабочий отчёт может быть лишним
В профессиях, где имеют место повторяющиеся виды деятельности, имеет смысл ввести правила по количеству выполняемых задач, а не по экспозиции. Сначала оценивается желаемое среднее время на выполнение задачи. Проценты затем рассчитываются простым способом.
Например, оператор колл-центра может иметь процент от 90 звонков в день, 4 продаж и т.д. В этом случае руководители смотрят на отклонения от стандарта, а не на отчеты о работе. То же самое относится и к рабочим, производящим один и тот же тип компонентов.
к содержанию ↑Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?
‘Как часто мне нужно проверять отчеты о работе сотрудников?’ это вопрос, который нам регулярно задают. Ответ обычный. ‘Так часто, как это необходимо для того, чтобы убедиться, что результаты работы конкретного сотрудника приемлемы для компании и руководителя’.
На ранних стадиях применения (от 1 до 1,5 месяцев) важно ежедневно проверять отчеты о работе каждого. В дальнейшем некоторым сотрудникам может потребоваться проверка только раз в неделю или две, а другим — ежедневно.
Если кто-то обрабатывает отчет в течение года и должен проверять этот отчет каждый день, то он не развивается как менеджер. Вы не оказываете должного влияния на своих сотрудников или удерживаете неэффективных работников.
к содержанию ↑Daily Project Progress Report Template
Эта форма ежедневного отчета о ходе работ подходит для строительных проектов и может применяться для всех типов отчетов по проектам. Чтобы использовать шаблон, выберите формат файла, загрузите его, отредактируйте заголовки в соответствии с вашим проектом и введите ежедневные обновления для вашего проекта. Перечислите детали выполненных задач (например, задержки или вопросы, которые необходимо решить), включая общее описание прогресса.
Создание печатных отчетов для обмена с заинтересованными сторонами проекта.
к содержанию ↑End-of-Day Report Template
Напишите отчет на конец дня (EN D-O F-DAY (EOD)) с указанием ежедневных достижений и проблем. Укажите конкретные выполненные задания и время, затраченное на каждую работу. Определите основные хиты и опишите возникшие проблемы. Добавьте план действий на следующий день и все необходимые комментарии для рассмотрения вашим руководителем.
What Is a Daily Progress Report?
Ежедневное информирование о ходе работы является как инструментом коммуникации между сотрудником и руководителем, так и способом контроля выполненных задач. Экспозиции могут быть сосредоточены на ходе проекта или статусе человека.
Работник или руководитель будет включен в рамки воздействия и подробно описан в зависимости от цели воздействия. Например, ежедневный отчет о ходе работ, составленный строительным подрядчиком, может быть посвящен затратам, понесенным в конкретный день, с учетом новых задержек или изменений. В других рабочих средах ежедневные отчеты о проделанной работе могут отслеживать прогресс сотрудника в выполнении конкретной задачи или развитии навыков.
В школах учителя используют отчеты об успеваемости для оценки и улучшения поведения и успеваемости учащихся.
к содержанию ↑Keep Your Team’s Progress on Track with Smartsheet
Дайте людям возможность выйти за рамки с помощью гибкой платформы, разработанной для удовлетворения потребностей команды и адаптации по мере изменения этих потребностей.
Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, записывать, управлять и отчитываться о работе из любого места, чтобы ваша команда была более эффективной и достигла большего. Составляйте отчеты по ключевым показателям и поддерживайте связь и информирование своей команды, обеспечивая видимость работы в режиме реального времени с помощью отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов.
к содержанию ↑Никогда не знаешь, насколько больше можно достичь за то же время, когда ваша команда четко представляет себе выполняемую работу — попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.
Что такое ежемесячный отчет?
Ежемесячный отчет — это сводка всех выполненных и текущих работ по проекту за определенный месяц. Руководители проектов используют ежемесячные отчеты для информирования клиентов о расширении объема работ, угрозах графику, бюджету или ресурсам и других проблемах. В ежемесячном отчете также приводится краткая информация о работе по проекту, которая еще не завершена.
Ежемесячные отчеты должны быть краткими и исчерпывающими, охватывать основные виды деятельности и действия, а также цели на следующий месяц.
к содержанию ↑Основные компоненты ежемесячного отчета
№1. Метка и название
Дайте отчету четкое и точное название, включающее ключевую информацию, такую как тип отчета, период, охватываемый отчетом, дата отправки отчета и ваше имя, чтобы человек, читающий отчет, мог понять его содержание. факультет или группу и ваше имя. В приведенном ниже примере отформатируйте заголовок для месяца.
Пример.
SMARTASSET.COM.
Ежемесячный отчет Группы по соответствию за январь 2020 года
Джейн Рид Сценарное произведение
Дата представления: 3 февраля 2020 года.
№ 2. Формат
Прежде чем написать свой первый ежемесячный отчет, спросите своего руководителя, есть ли определенный шаблон, которому нужно следовать. Поэтому, если в вашей организации или отделе нет шаблона, спросите у своего руководителя, есть ли у него предпочтения по оформлению отчета.
№3. Текущие достижения и статусы
Используйте маркированные пункты для краткого описания всего, что было достигнуто в течение месяца, и статуса любых текущих инициатив.
Опишите свои цели на ближайший месяц.
Ежемесячные отчеты должны включать информацию о планах на предстоящий месяц. Она не должна быть обширной, но должна подчеркивать, что вы и ваша команда поставили определенные цели на ближайшее будущее.
Дайте резюме
Если необходимо, напишите резюме о том, как идут дела в вашей команде или индивидуальной работе.
Другие вещи, которые следует учитывать
Есть вещи, которые необходимо учитывать, когда вы хотите написать ежемесячный отчет.
Руководители могут потребовать финансовую сводку о расходах за месяц. Включение таблицы в документ является наиболее эффективным способом передачи цифр.
Хотя цель ежемесячного отчета — дать обзор деятельности за месяц, важно также поблагодарить коллег, которые являются членами вашей команды или помогли вам. Включите их имена в экспозицию и, конечно, убедитесь, что вы правильно их написали.
Если вы готовите новый ежемесячный отчет, просмотрите предыдущие отчеты. Некоторые проекты и мероприятия, например, подача заявок в государственные учреждения, могут занять много времени. Составьте подробный отчет обо всем, что вам удалось сделать и добиться успеха.
к содержанию ↑Как написать или создать хороший ежемесячный отчет
Отчеты по проектам являются эффективным инструментом для управления как проектами, так и непроектами. Ежемесячные отчеты о проделанной работе часто являются журналами учета, на которые можно ссылаться в случае судебных споров. Профессиональная ответственность всех участников проекта — представить максимально точный отчет по проекту, используя имеющиеся на сегодняшний день данные.
Ежемесячные отчеты также являются механизмом для внесения существенных изменений в проект. Однако если отчеты никто не читает, или если они очень сложные, они теряют свою цель и эффективность. Вот пять советов, которые следует иметь в виду при создании или подготовке ежемесячных отчетов, чтобы обеспечить их значительную ценность для вашего проекта.
к содержанию ↑#1. Графический дизайн
При написании ежемесячных отчетов заменяйте текст или формируйте текст, где это возможно. Когда речь идет о разработке простых и понятных рекомендаций, поговорка «картинка стоит тысячи слов» не может быть более верной. Большие объемы данных можно легко проиллюстрировать с помощью графиков и других индикаторов.
Следуйте правилам. Чем выше по пищевой цепочке поднимается экспозиция, тем важнее обобщать данные за «пятые годы». Это не означает, что старшие кадры — это студенты 5-го курса, но их время ограничено, а знакомство с запутанными текстами может оставить их в неведении относительно реальных вопросов проекта.
к содержанию ↑№ 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями
Многие участники проекта совершают ошибку, набирая длинные предложения, а могли бы сказать гораздо больше за гораздо меньшую сумму. Отчеты по проектам не предназначены для утешения. Они должны быть полны фактов, цифр и наблюдений.
к содержанию ↑Поэтому отличная экспозиция должна показывать, где находится проект, на каком этапе он находится, какие ключевые вопросы и как эти вопросы будут решаться.
№ 4. Проверьте основной текст на наличие вложений
Приложения к отчету включены для предоставления читателю дополнительной информации по мере необходимости. Если в ежемесячном отчете делаются заметки или наблюдения и исследуются подтверждающие данные или информация, читателю отправляется относительно прикрепленный файл.
№ 5. Создайте мощное резюме
Ежемесячные отчеты — это не то же самое, что студенческие работы. Правда заключается в том, что большинство читателей прочтут только резюме и несколько других разделов. Поэтому используйте резюме для обсуждения и побуждения к действию на протяжении всего проекта.
Если у вас есть проблемы, не бойтесь сообщать о них. Если не решить проблему немедленно, она будет преследовать команду проекта.
№3. Ежемесячный отчет о проделанной работе
С другой стороны, подрядчики составляют ежемесячные отчеты о ходе работ, чтобы дать заказчикам представление о том, на каком этапе находится проект. Из-за своего местоположения заказчики и подрядчики не встречаются регулярно. Заказчики могут не иметь достаточно времени, чтобы следить за ходом проекта.
Ежемесячные отчеты о состоянии проекта служат важным каналом связи между подрядчиком и заказчиком, поэтому отчеты должны быть максимально полными.
к содержанию ↑Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете
Вы хотите создать качественный отчет?
- Выбирайте из десятков профессионально разработанных критериев
- Создавайте анимированные диаграммы для визуализации статистических данных
- Обрабатывайте контент в соответствии с имиджем и потребностями вашего бренда
2 Примеры отчетов о продажах
Отчеты о продажах показывают результаты кампаний по продажам. Они представляются отделом продаж заинтересованным лицам компании или другим группам, таким как группа маркетинга или контент-маркетинга. Отчеты о продажах обычно представляются в конце кампании. В противном случае они превращаются в отчеты о ходе продаж.
Для улучшения отчетов о продажах можно использовать визуализации данных, такие как линейные диаграммы, столбики и бары. Данные могут быть представлены в виде живых отчетов, слайдов презентаций, инфографики или простых документов.
Следующий образец отчета о продажах содержит несколько слайдов с диаграммами, помогающими организовать данные в правильном порядке; используя процессор Visme, вы можете добавить слайды в шаблон, если вам нужно добавить поясняющий контент.
3 Примеры отчетов по исследованию рынка
Отчет необходим для представления результатов проверки маркетингового исследования. Его основная идея — описание ваших конкурентов, портрет вашего идеального клиента, текущая атмосфера на рынке и идеи о том, как реализовать успешную маркетинговую стратегию.
Этот тип выставки использует инструменты визуализации, такие как круговые диаграммы, карты, виджеты и обычные визуальные средства, такие как фотографии и иллюстрации.
Посмотрите это видео, чтобы узнать больше о визуализации статистики в отчетах.
8 Примеры докладов о книгах
В сфере образования отчеты немного отличаются. Например, отчет о книге призван показать, что ученики читают ее и могут кратко изложить содержание, изучаемое в классе и учителем.
Хотя визуализация данных здесь обычно не используется, графические инструменты могут добавить наглядности письменному контенту.
Книжные отчеты могут быть подготовлены в виде презентаций или печатных PDF-файлов. Все зависит от учителя и конкретного задания.
Следующий стандарт Visme представляет собой презентацию слайдов с книжной выставки, которую учащиеся могут персонализировать и дополнить информацией, полученной из книги.
9 Примеры отчетов о научных результатах
Научные отчеты можно использовать для обучения студентов научному методу и представлению результатов.
Ученые и исследователи составляют такие отчеты, чтобы представить их тем, кто руководит ими или финансирует их работу.
Эти отчеты обычно содержат много визуализированных данных и фотографий экспериментов и этапов (если они присутствуют). В некоторых случаях для большей наглядности в экспозицию могут быть включены изображения или видео.
Следующая модель — это исследование стресса на рабочем месте. Это не детальное изображение бактерий в лаборатории, но форма воздействия та же.
10 Примеры аналитических отчетов
Подробные отчеты школ наиболее часто используются в литературе. Его основная идея заключается в анализе книги или группы книг. Это можно сделать либо путем специального анализа, либо путем изучения книг в более общем смысле.
Вместо визуализации данных для таких отчетов подходят оптические средства.
Подробный отчет также можно рассматривать как эссе по визуальному анализу, поскольку он имеет схожий формат. Он начинается с основных идей и позиций. Содержание должно поддерживать или опровергать позицию.
Следующий пример обосновывает мысль о том, что университетские исследования не для всех. Слайды выполнены в современном стиле и прекрасно сочетаются с любым контентом.
