Протокол заседания комиссии по служебной проверке: образец 2024 года
В процессе профессиональной деятельности компании периодически требуется принятие различных решений, для которых собирается соответствующее заседание комиссии. Для документальной фиксации решений, принятых на проведенном мероприятии, оформляется протокол.
Что такое протокол заседания комиссии — его назначение
Протокол заседания комиссии представляет собой документ, в котором отражается ход и результат обсуждения встречи. Документ одновременно несет в себе несколько характеристик – он является как информационной, так и распорядительной бумагой. Объясняется это тем, что в нем отражается ход заседания и его результат, то есть постановляющую часть.
Протокол обязательно оформляется на различных заседаниях, собраниях, семинарах, совещаниях и других мероприятиях подобного характера.
За оформление определенный сотрудник несет соответствующую ответственность. Также для бумаги установлен срок для его подготовки – не более 5 дней с момента проведения заседания.
Все виды протоколов оформляются и составляются по одному общему принципу. Информация, в них отраженная, должна быть содержательной, полной и достоверной. К оформленному должным образом протоколу заседания комиссии прикладываются дополнения. В качестве таковых могут выступать различные доклады, справки и другие материалы.
Протокол отражает суть встречи, ее особенности и решения, на ней принятые. Последний, в свою очередь, должны быть донесены до всех заинтересованных лиц. Входит в число документов, имеющих особую важность. Вследствие этого документы подлежат хранению в архиве сроком не менее 10 лет.
Документация, в зависимости от особенностей ситуации ее составления, может иметь несколько форм. Среди таковых нужно отметить следующие:
- полная. Подразумевается, что помимо итогов заседания, в протоколе отражается информация о выступлениях ее участников;
- краткая. Включает себя только стандартную часть с реквизитами и итоговое постановление;
- сокращенная. В таком протоколе инициалы и должности выступающих лиц указываются в порядке их доклада. По итогам каждого выступления делается резюме;
- стенографическая. Основная часть оформляется на основе стенограммы. В ней подробно отображается обсуждение каждого вопроса, поднятого на заседании комиссии.
Действующим законодательством РФ допускается использование любой формы протокола. В каждом случае оформляется документ, подходящий для определенной ситуации.
Как оформляется
Протокол заседания комиссии – документ, не имеющий унифицированного бланка для оформления. В связи с этим допускается его составление в свободной форме. Как правило, оформление происходит с использованием чистых листов бумаги формата А4. Исправлений и ошибок быть не должно.
Как и оформление практически всех документов, подготовка начинается с шапки. В ней указывается следующая информация:
- наименование документа;
- дата и место оформления.
Далее должна располагаться основная часть. Она включает в себя следующие данные:
- список присутствующих на встрече лиц – с указанием их инициалов и должности;
- перечень вопросов, подлежащих обсуждению;
- подробная информация о каждом рассмотренном вопросе;
- результаты голосования (при условии проведения такового);
- принятые решения по каждому вопросу.
После того, как заседание заканчивается, ответственный специалист подготавливает чистый лист, в котором участники встречи ставят свои личные подписи.
Указанный вариант оформления протокола носит примерный характер. В каждом случае при составлении документа учитываются особенности конкретной ситуации, а также выбранная форма бумаги – полная, краткая и т.п.
Следует отметить, что, если в заседании принимало участие более 15 человек, перечисление участников в самом протоколе не осуществляется. В таком случае на отдельном листе, в виде приложения, составляется список лиц с указанием инициалов и должностей.
Скачать образец
к содержанию ↑Акт служебного расследования
Внутренним документом, фиксирующим обстоятельства дисциплинарного проступка и наличие его состава, является акт служебного расследования, или акт служебной проверки.
Кстати, обратите внимание на локальные акты организации. Возможно, форма акта служебного расследования на предприятии утверждена. А если нет, на основе нашего примера его можно разработать.
Что сделать до составления акта служебного расследования
Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.
Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.
Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения).
По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).
к содержанию ↑Служебное расследование и проверка в отношении работника — образец 2024
- Понятие служебного расследования и проверки
- Кто может являться инициатором проверки
- Основания для проведения проверки
- Сроки, в которые проводится служебное расследование
- Как правильно проводить расследование
- Первый шаг
- Второй шаг
- Третий шаг
- Четвертый шаг
- Как необходимо оформлять заключение по результатам служебного расследования
- Какая дисциплинарная ответственность последует за нарушением
В статье мы рассмотрим тему расследования и проверки в отношении сотрудника, приведем образец акта об осуществленных мероприятиях и расскажем обо всех особенностях процедуры. В том числе, пройдемся по этапам проведения расследования, а также по срокам проверки и оформлению конечных результатов.
Первое, с чего начнем – разбор понятия, чтобы понимать, что конкретно стоит за словом «расследование».
к содержанию ↑Понятие служебного расследования и проверки
Служебная проверка представляет собой деятельность работодателя, которая направлена на исследование — полное, своевременное, обязательно объективное — по факту произошедшего инцидента с сотрудником. Инцидент относится к определенным нарушениям дисциплины или невыполнению должностных обязанностей.
Кто может являться инициатором проверки
Инициатором проведения служебной проверки может стать как сам работодатель, так и лицо, которое уполномочено и имеет право на такие действия. Также инициировать расследование по факту инцидента может и сотрудник или целая группа сотрудников.
к содержанию ↑Обратите внимание! Важна быстрота сбора доказательной базы нарушения, потребуется зафиксировать свидетельские показания. А сам факт нарушения должен быть где-то учтен документально, например, таким документом может выступить заявление о чрезвычайном происшествии на предприятии или акт о нарушении какого-либо производственного процесса.
Основания для проведения проверки
К основаниям для проведения служебного расследования и проверки можно отнести такие ситуации, когда:
- Сотрудник организации совершает проступок, который относится к статье 81 Трудового кодекса Российской Федерации .
- Сотрудник организации нарушает правила оформления трудового договора согласно статье 84 Трудового кодекса Российской Федерации . Примером может стать ситуация, в которой возникают противоречия между состоянием сотрудника (зафиксированное медицинским заключением) и его должностными обязанностями в организации.
- Еще одна категория оснований для возбуждения служебной проверки – несчастные случаи на предприятии, в виду которых, например, пострадал сотрудник или группа сотрудников.
Сроки, в которые проводится служебное расследование
Служебные расследования и проверки должны быть закрыты до того, как закончится срок наличия возможности привлечь сотрудника к ответственности. Поэтому начать само расследование необходимо не позднее двух недель с того момента, как нарушение было выявлено.
А заканчивать расследование необходимо не позднее чем через месяц с момента инициации расследования.
Важно! В период, когда проводится служебная проверка, не включены те временные промежутки, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте, например, был в командировке или отпуске. Также не учитываются и периоды временной нетрудоспособности, когда сотрудник был на больничном.
Если произошла такая ситуация, и сотрудник отсутствует на рабочем месте, тогда расследование следует приостановить. В случае приостановления расследования, сотруднику, который его проводит, необходимо сделать рапорт о сложившейся ситуации и причинах остановки.
Но, несмотря на время остановки расследования, оно не может длиться дольше, чем полгода, в таком случае оно просто завершается безрезультатно.
Как правильно проводить расследование
В этом разделе мы опишем правильный алгоритм действий, пошаговый план, который нужно соблюдать при проведении служебного расследования и проверки по факту выявленных нарушений или ЧП на производстве.
Первый шаг
После того, как ответственное лицо получит всю необходимую информацию о случившемся нарушении, необходимо сначала отстранить от выполнения должностных обязанностей того человека, который совершил проступок, или который предположительно совершил противоправное действие.
Важно! Заработную плату отстраненный сотрудник все равно должен получать, поэтому работодателю не выгодно проводить расследование особенно долго, до крайнего обозначенного законом срока.
Также важно понимать, что когда проверка начинается, и нарушителя или виновника ЧП отстраняют от выполнения должностных обязанностей, всегда нужно издавать документ (в основном, это приказ от имени руководителя организации), в котором фиксируются причины и период отстранения от работы.
Второй шаг
После отстранения сотрудника можно приступать непосредственно к расследованию, для этого нужно создать специальную комиссию, которая будет вести дело и расследовать причины и следствия события. При создании такой комиссии нужно в обязательном порядке разделить функционал каждого участника, распределить права и обязанности.
Важно! Участники комиссионной группы – люди, которых отбирал непосредственно работодатель. В основном, первое лицо компании всегда отбирает для проведения комиссии сотрудников отдела кадров и делопроизводства, финансовой службы и службы безопасности.
Чтобы расследование было максимально объективным, участники комиссии не могут быть родственниками/друзьями подозреваемого в проступке или же самим подозреваемым. В случае, если можно будет доказать, что какой-либо участник расследования заинтересован в исходе дела, проверка считается недействительной.
Третий шаг
После того, как комиссия собрана, руководитель организации или предприятия должен издать соответствующий приказ о начале расследования, в нем важно указать следующие моменты:
- Основания, на которых проводится расследование.
- Состав собранной комиссии, права и обязанности каждого участника.
- Период проведения расследования, формат оформления и предоставления результатов проверки.
Необходимо понимать, что решение о начале проверки принимает и реализует руководитель предприятия. А само расследование – это процесс рассмотрения и изучения существующих фактов, которые касаются замеченных нарушений. Также расследование представляет собой процесс получения показаний от прямых нарушителей и свидетелей нарушения.
Четвертый шаг
После того, как комиссия выполнит все предыдущие шаги, она может приступать к формулировке заключения по делу.
к содержанию ↑Обратите внимание! Подозреваемый сотрудник, который совершил нарушение, может участвовать в процессе расследования, объясняя ситуацию со своей позиции, а может и не делать этого. Однако, если он не будет содействовать расследованию, автоматически его молчание будет работать против него, так как он подтвердит свою причастность к нарушению.
Какая дисциплинарная ответственность последует за нарушением
Содержание отчета о служебном расследовании должно включать в себя информацию о произошедшем нарушении и все обстоятельства, которые были изучены в процессе проверки.
Также к содержанию прикладывается заключение, в котором указывают, виноват подозреваемый, или нет, в совершении дисциплинарного нарушения, которое, возможно, повлекло за собой потери на производстве. В том случае, если сотрудник признается виновным, и выявляются признаки уголовного или административного правонарушения, работодатель вправе обратиться к правоохранительным органам.
Обратите внимание! Заключение по итогам служебного расследования и проверке должен подписать не только работодатель, как лицо, которое принимает результат работы, но и все участники, которые работали в комиссии, а также свидетели, если они есть, или если к ним обращались за сбором необходимой информации.
А вот сотрудник, которого подозревают, и в отношении которого проводят проверку, согласно законодательству Российской Федерации, имеет право ознакомиться и изучить заключение комиссии, которая проводила расследование. А также сотруднику нужно будет расписаться под заключением.
Но в том случае, если он все же признает себя невиновным или по любой другой причине считает расследование необъективным и недействительным, у него также есть право оспорить заключение комиссии по факту проведения расследования через обращение в суд.
к содержанию ↑Протокол служебного расследования: образец
Если на предприятии имеет место грубое нарушение трудовой дисциплины, такое явление в обязательном порядке подлежит рассмотрению со стороны администрации. Как известно, для расследования проступков на предприятии создаётся специальная комиссия, в чьи полномочия входит проведение тщательной проверки.
Ниже будет рассмотрен такой элемент документирования служебного расследования, как протокол заседания комиссии. Он имеет факультативный характер, но, тем не менее, следует обратить внимание на особенности его составления.
Понятие служебного расследования, основания и цели
Прежде чем наказывать работника за то или иное нарушение, следует взвешенно определить степень его вины. Порой управленцу достаточно ограничиться словесным порицанием, предупреждением, не прибегая к дисциплинарному взысканию.
Однако, если такие меры не помогают и сотрудником нарушаются пункты его должностной инструкции, то следует прибегнуть к проведению служебного расследования.
Иными словами, такая процедура проводится в особенных случаях, а именно в тех, где ситуация вышла из-под контроля и необходимо принимать жесткие меры.
Применению дисциплинарного взыскания должно предшествовать проведение соответствующей проверки. Без неё работник не может быть подвергнут наказанию за свой проступок.
Основанием для проведения такой проверки являются те действия работника, которые повлекли материальный ущерб или каким-то другим способом навредили предприятию. Служебное расследование может проводиться также и по результатам проведённой инвентаризации, после которой выявлена недостача товара или иные серьёзные нарушения.
Целью проведения такой процедуры является достижение работодателем дисциплины и наказания виновных лиц. В частности, служебное расследование помогает добиться возмещения материального ущерба и восстановления имиджа предприятия.
Не следует также обходить вниманием и подачу жалоб в адрес работников предприятия. Клиент той или иной организации имеет полное право написать письменное обращение в её адрес, где отразит свои претензии к работе сотрудников.
Факты, имеющиеся в таких заявлениях, могут также послужить поводом для служебного расследования.
После рассмотрения жалобы необходимо не только принять верное решение, но и уведомить о нём всех заинтересованных лиц.
к содержанию ↑Оформление протокола служебного расследования
Проверка не проводится в одиночку конкретным работником. Для проведения служебного расследования необходимо издать приказ, сформировать комиссию, подготовить заключение и принять решение по факту.
На заключительной стадии расследования, в случае необходимости, комиссия может собраться на совещание. Такое мероприятие носит официальный характер, а обсуждаемые вопросы требуют фиксации посредством составления специального протокола.
В действующем законодательстве протокол служебного расследования не упоминается. Такой документ может быть предусмотрен соответствующим Положением внутри предприятия или другим локальным нормативным актом. Если протокол предусмотрен, игнорировать процедуру его формирования нельзя.
Основная цель такого документа – зафиксировать мнения членов комиссии по рассматриваемому вопросу, а также их итоговое решение.
Как правило, протокол ведётся секретарём, который назначается председателем комиссии. Само заседание должно иметь официальный характер, проводиться в помещении, где соблюдены все условия для нормального проведения дискуссии.
В зависимости от локальных требований, к участию в заседании комиссии могут быть приглашены и лица, причастные к инциденту.
Такая необходимость возникает в спорных ситуациях. В таком случае опрос человека будет происходить максимально открыто, что выгодно для управленца в случае обращения работника в судебные инстанции.
