Письмо приглашение

Благодарственное письмо

Благодарственные письма все чаще встречаются в деловой переписке. Широкое использование этого типа в западноевропейском менеджменте определяется не только поведенческой моделью руководителя, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Спасибо за предложение, своевременный ответ, участие в мероприятиях и хорошо выполненную работу.

Уважаемый господин Куту.

Благодарим вас за участие в презентации Генерального и бизнес-плана Международного аэропорта Самара.

Это событие стало еще одной вехой в реконструкции аэропорта. При поддержке администрации региона и заинтересованных сторон я уверен, что мы сможем возглавить модернизацию российской аэропортовой системы и предоставлять высококачественные услуги на коммерческой основе в соответствии с экологическими требованиями и международными стандартами.

Мы надеемся, что наше будущее сотрудничество будет взаимовыгодным.

к содержанию ↑

Что такое письмо приглашение и когда оно составляется

Как следует из названия, приглашения — это особый вид некоммерческой почты. Он используется с прямой целью приглашения конкретных субъектов на конкретное мероприятие, т.е. для приглашения непосредственного участия в запланированном мероприятии.

Как показывает практика, зачастую такими мероприятиями являются мероприятия по конкретным темам, образовательные или ознакомительные семинары, собеседования с работодателями, встречи, конференции, доклады, презентации, участие в конкурсах и участие в соревнованиях. Другие возможные мероприятия, запланированные заранее на определенные даты.

Неконкурентный характер приглашения не обязательно исключает наличие деловой цели. По этой причине приглашения часто используются и в других сферах корпоративной и общественной жизни.

В некоммерческих деловых коммуникациях приглашения служат следующим целям

1. Уведомление получателей о предстоящих событиях. Обычно такие мероприятия планируются за несколько дней до начала (отправитель приглашения сообщает дату/время этого мероприятия).
2. Подтвердить факт приглашения получателя принять участие в конкретном запланированном мероприятии.
3. Напоминает получателю о месте, дате и времени запланированного события.
4. Уточняет адрес и точное время запланированного мероприятия.
5. Подчеркните смысл и значение события (мероприятия) получателя (получателя).
6. Будьте вежливы с адресатом (получателем), уделяйте ему внимание и уважайте общение. Использование приглашений рассматривается как признак хороших манер и готовит получателя к дальнейшему общению.
7. Другие особенности. Приглашения — это единственный вариант установления (постоянного) контакта, когда личное общение, телефонные переговоры, электронная почта или интернет-мессенджеры невозможны.

Письма, содержащие приглашения на конкретные запланированные мероприятия, могут быть доставлены получателю одним из следующих доступных способов

1. Прямая поставка. В качестве альтернативы приглашение может быть сделано устно.
2. Рука курьера. В этом случае отсутствие ясности можно объяснить получателю (если это произойдет во время получения письма).
3. Почтовое отделение. Если событие очень важное, рекомендуется отправить документ заказным письмом с описью вложений и квитанцией, которую просит отправить отправитель. Важно, чтобы это письмо вовремя дошло до адресата (мы рекомендуем отправить его вовремя).
4. Отправьте по электронной почте или с помощью мгновенного обмена сообщениями. Этот вариант может подойти, если вы приглашаете получателя на встречу, собеседование или презентацию.

к содержанию ↑

Правила написания

Приглашение должно быть написано в свободной форме. Для писем этой категории, как правило, нет обязательных критериев. Это означает, что организации, граждане или индивидуальные предприниматели имеют право создавать и использовать свои собственные примеры таких ответов на различные стандартизированные ситуации.

Однако при их написании рекомендуется придерживаться обычных и общепринятых правил (норм) деловой переписки.

1. Используйте формальный, профессиональный и вежливый язык и обращение.
2. Избегайте коллоквиализмов и разговорных выражений в тексте письма.
3. Удалите все ошибки и многословные конструкции в тексте.
4. Четко изложите суть обращения (приглашения) получателю.
5. Примите во внимание детали планируемого мероприятия.

Как правило, стандартное письмо-приглашение должно содержать следующую информацию (подробности)

1. Информация об отправителе. Рекомендуется указывать следующую информацию: имя отправителя, местонахождение, адрес, название компании и основные контактные данные. Контактную информацию также можно найти здесь.
2. Информация о получателе. Название компании клиента, должность, адрес, бренд и ключевые данные.
3. Заголовок документа, который обычно располагается по центру и отражает суть обращения (приглашения).
4. Адрес, адресованный получателю (адресату) с фамилией, префикс которой — «Уважаемый».
5. Информация о мероприятии. Место, дата, время, содержание и важность для получателя являются обязательными. Дополнительная информация допускается, но имеет решающее значение (контактные данные для связи с ответственным лицом, униформа, предметы, которые у вас с собой, другая важная информация).
6. Запросы (визиты) для подтверждения участия приглашенного. Это также является способом подтверждения цели (например, ответное письмо). Эта информация требуется только в случае необходимости.
7. Развернутая подпись отправителя с указанием полного имени и должности.

Характер и особенности мероприятия могут повлиять на содержание и форму приглашения. Это касается описания самих фактов. Например, приглашение на собеседование на работу несколько отличается от приглашения на презентацию или отчет/продажу.

к содержанию ↑

Какова цель приглашения?

Приглашения — это особый знак уважения к приглашаемому. Также это способ подчеркнуть престиж мероприятия и важность присутствия конкретного человека. Он также служит напоминанием о приеме и содержит важную информацию, необходимую для того, чтобы получатель понял содержание и цель встречи и не забыл о времени и месте ее проведения.

Основными целями приглашения являются

• информировать гостей о самом факте встречи, и
• для подтверждения приглашенному получателю (лицо получает письменное подтверждение фактического приглашения); и
• информировать гостей о месте и времени проведения запланированного мероприятия, а также об основных целях и формате встречи.

к содержанию ↑

Почему письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию и становится наиболее важным и значимым в глазах гостей. Это также знак уважения со стороны организаторов встречи и отчета к тем, кто хочет видеть их на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам

• Письма можно отправлять людям, с которыми трудно связаться по телефону или встретиться лично.
• Письменные приглашения содержат основную информацию о мероприятии — от содержания до места и времени встречи, — чтобы эти ключевые моменты не забылись в памяти гостей.
• Создание хорошо оформленного письма требует определенного количества времени и средств. Она говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого положения (а это уже способствует формированию большего доверия к организаторам встречи).
• Письмо — это своего рода естественное напоминание о предстоящем событии. Информация о событии может помочь глубже укорениться в памяти гостей.

к содержанию ↑

Как передать приглашение получателю

Существует несколько способов предоставления приглашения получателю

1. Личная доставка (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора конференции. Преимуществом этого варианта является сочетание письменной формы и устного приглашения. В конце концов, человек, доставляющий письмо, может передать сообщение и устно. Это повышает результативность пригласительного сообщения.
2. Отправка почтой России. При выборе этого метода важно учитывать время доставки (и некоторую маржу). В противном случае приглашение может утратить свою актуальность.
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть важное условие — знание адреса электронной почты гостя. Этот вариант часто используется при обзвоне кандидатов для собеседования на вакантные должности. Однако для важных или торжественных встреч электронная почта — не лучший способ.

к содержанию ↑

Как написать хорошее приглашение

Хорошее приглашение должно учитывать цель встречи. Кроме того, в приглашении должны быть указаны все важные моменты мероприятия, чтобы получатель не задавал вопросов после изучения текста.

Как пригласить человека на собеседование на работу

Кандидатов обычно приглашают на собеседование по телефону или по электронной почте; если предпочтителен второй вариант, в сообщении должны быть указаны следующие пункты.

• Вежливый способ обращения к гостям (использование прилагательных «дорогой», уменьшительных имен, фамилий); — Имя приглашенного
• название приглашения, имя
• точное название должности, предлагаемой потенциальным работникам; и
• подробное описание участка (возможно, потребуется включить адрес, а также карту или схему более крупного здания, где может находиться офис); и
• точное время начала сеанса; и
• список документов и других предметов, которые кандидат на работу должен иметь при себе; и
• контактные данные лица, проводящего собеседование (обычно это номер телефона, по которому кандидат на работу может задать вопросы организатору мероприятия в случае их возникновения).

к содержанию ↑

Как пригласить человека на мероприятие

Информация, которую должно содержать приглашение на мероприятие, перечислена и расшифрована в таблице ниже.

Что должно содержать приглашение

Письмо-приглашение обычно содержит следующую информацию

• Адрес помещения, а также дата и точное время начала работы
• Тип мероприятия и краткое описание (программа), и
• Роли гостей (слушатели, наблюдатели, участники, докладчики и т.д.), и
• Таблички с кодом костюма, если необходимо; и
• контактные данные организаторов; и
• сообщить лауреатам о своих планах посетить конференцию, и
• дополнительную информацию (например, макет листа или список, включающий имена приглашенных знаменитостей).

к содержанию ↑

Пошаговое руководство о том, как написать приглашение

Подготовка приглашений законодательно не регулируется. Здесь нет строгих форм и пробелов. Однако в деловой среде существуют определенные правила, касающиеся оформления приглашений.

Например, во многих случаях такие письма считаются более презентабельными, чем обычная корреспонденция. Приглашения пишутся на высококачественной бумаге и имеют декоративные элементы в оформлении. Приглашения адресуются в дружеской манере, с использованием слова «Уважаемый» и имени и отчества человека.

В конце также приветствуются «честные» письма.

Инструкции по оформлению приглашения следующие

• Начните с вежливого обращения.
• Затем выполните часть приглашения. В нем сообщается, где и когда состоится встреча, а также указываются
• уведомление о содержании события, и
• В некоторых случаях организаторов просят сообщить гостям о своем намерении посетить мероприятие.
• Опять же, организатор идентифицируется путем написания имени приглашенного и предоставления его контактных данных.

к содержанию ↑

Планирование приглашения

Дизайн приглашения очень важен для приглашенного. Это хороший показатель состояния собрания и общего расположения к нему.

Основное требование к фону — соответствие цвету шрифта. Таким образом, гостям не составит труда прочитать текст. В остальном ограничений нет. Самое главное, цвета фона должны гармонировать с используемыми декоративными элементами и соответствовать общему настроению сессии.

к содержанию ↑

Выбор цветов

Цвета обычно вызывают определенные эмоции и результаты. Поэтому важно серьезно отнестись к выбору цвета. Например, зеленый цвет ассоциируется со свежестью и естественностью, фиолетовый — с творчеством и магией, желтый — с весельем и беззаботностью и т.д.

Иллюстрации

Иллюстрации могут вдохновлять, удивлять, вызывать интерес, а иногда даже шокировать. При выборе изображения для пригласительной открытки воспользуйтесь следующими простыми шагами

• Используйте как можно больше изображений, которые соответствуют общему настроению встречи.
• В одних случаях допустимы юмор и креативность, в других — строгость и класс.
• Недостаточно для очевидных иллюстраций, которые много раз использовались в прошлом в аналогичных ситуациях
• Не полагайтесь на фотографические файлы. Оригинальные изображения вызывают больше доверия и уважения.

к содержанию ↑

Состав

Следует внимательно отнестись к выбору шрифта (как правило, существует два типа. большой или очень маленький), что наиболее бросается в глаза в заголовке и наиболее сдержанно в основной части), размер гламурмейкера (ни слишком высокий, ни слишком маленький), который будет соответствовать фону и буквам.

Образцы приглашений

В этом разделе рассматриваются приглашения на различные типы мероприятий.

Как написать письмо об отказе от приглашения

(Обычно для отказа достаточно телефонного звонка или простого игнорирования приглашения, при этом требуется подтверждение участия и отказ принимается по умолчанию). Иногда, однако, требуется специальное письмо. В этом случае важно соблюдать пенсионные правила.

Напишите письмо на фирменном бланке компании, с

• проверка текста генеральным директором или его заместителем; и
• Введите письмо должным образом, чтобы оформить его.
• ВАЖНО: Отправляя отказ по электронной почте, обратите пристальное внимание на заголовок сообщения. Использование в заголовке жесткого слова «отказ» увеличивает вероятность того, что письмо не будет прочитано. Предпочтительнее использовать более мягкое название, например, «Информация о встрече».

Приглашение — это вид некоммерческого профессионального письма, в котором одно лицо выражает желание пригласить другое лицо или лиц на мероприятие, конференцию, собеседование и т.д.

к содержанию ↑

В каких случаях составляется письмо-приглашение

Основные цели письма-приглашения заключаются в следующем

информировать получателя приглашения на мероприятие о проведении мероприятия; и

• информировать получателей о месте и времени проведения мероприятия; и
• подтвердить факт приглашения конкретного лица; и
• Повышение доверия и установление делового контакта с приглашенным человеком.
• Этот тип письма может быть создан для различных ситуаций

как приглашение на деловую встречу между руководителями организации, a

• в качестве приглашения на собеседование при приеме на работу; или
• Приглашения на официальные мероприятия (юбилеи); и
• например, приглашения на бесплатные и платные образовательные мероприятия.
• Приглашения оформляются в соответствии с общими правилами профессиональной переписки, с использованием графического стиля речи правильно и без ошибок.

к содержанию ↑

Общие правила составления письма-приглашения

Как правило, приглашения от имени организации, адресованные руководителю другой организации, также подписываются руководителем.

Например, человек или начальник подразделения, чья должность вакантна, может вызвать кандидата на собеседование.

Отдельные люди также могут переписываться друг с другом без ограничений по стилю и грамотности.

Законодательно установленных форм для приглашений не существует. На нашем сайте вы найдете модели приглашений, которые вы можете использовать и адаптировать под свои особые требования.

Следующая

СудыЧто даёт вид на жительство в россии