Форма заявления для сотрудника о предоставлении документов подтверждающих расходы с служебных целях
Наверно, прочитав тему статьи, многие подумают: «Ой, да что там сложного? Авансовый отчет провели, расходы возместили, и дело с концом!» А точно ли в этом случае применяется авансовый отчет? А может, вы должны купить эти ТМЦ у сотрудника, т.е. включить эти суммы в его доход, начислив при этом НДФЛ? В нашем аккаунте Instagram эта тема вызвала нешуточный ажиотаж: одна часть аудитории утверждает, что необходимо использовать авансовый отчет, другая – успешно начисляет НДФЛ с покупки ТМЦ.
Кто из них прав? Будем разбираться в данной публикации.
Расчеты с подотчётными лицами – это участок учёта, который регулярно встречается практически в любой организации независимо от вида и масштабов деятельности.
Мы уже не один раз рассказывали о том, как в программе 1С Бухгалтерия вести учет расчётов с подотчётными лицами.
Как оказалось, данная тема вам очень интересна!
По порядку ведения расчётов с подотчётниками всегда возникает много вопросов из-за отсутствия подробного нормативного регулирования.
Ведь на первый взгляд отражение расчётов с подотчётными лицами процедура достаточно простая и последовательная: работник получил денежные средства на административно-хозяйственные нужды компании, далее должен отчитаться об их расходовании, заполнив и представив в установленный срок авансовый отчёт со всеми подтверждающими документами. Затем авансовый отчёт принимается к учёту, бухгалтером отражается его проведение в 1С: Бухгалтерии предприятия.
Согласитесь, что на практике же довольно часто встречаются совершенно различные вариации.
Про невозврат подотчетной суммы мы рассказывали ранее.
Но есть еще ситуация, когда работник потратил свои деньги для служебных целей, например, если нужно срочно купить расходные материалы или быстро оплатить выполненную работу (ремонт автомобиля). А организация потом компенсирует уже произведенные расходы.
Или нередко бывают случаи, когда денежные средства целенаправленно не выдаются заранее сотрудникам в подотчёт, чтобы в дальнейшем избежать трудностей с «выуживанием» у них подтверждающих документов. А после того, как сотрудник предоставит авансовый отчет и подтверждающие к нему документы, возместят ему понесённые расходы.
Давайте разберём насколько безопасно так поступать и как правильно документально оформить такую ситуацию.
Перейдем сразу к практическому примеру: сотрудник организации «Интеграл» 01.02.2022 года приобрёл за собственные денежные средства материальные ценности на замену вышедших из строя. Далее он принёс подтверждающие документы в бухгалтерию с просьбой возместить его расходы.
В рекомендациях по составлению авансового отчёта сказано, что этот документ применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы.
В приведённом же нами примере деньги сотруднику не выдавались, то есть, исходя из сути предназначения авансового отчёта получается, что составлять его работнику не нужно.
Но в действительности же авансовые отчёты составляются и в тех случаях, когда сотрудники используют на хозяйственные нужды организации свои с деньги, а использованная сумма отражается как перерасход.
Каких-либо правил, регламентирующих данный вопрос, в законодательстве не предусмотрено.
На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации можно также оформлять авансовый отчёт. Это не будет являться нарушением.
Только раздел «Авансы» останется незаполненным.
После проведения документа на лицевой стороне графа «Получен аванс» останется пустой.
А вот в графе «Перерасход» отразится сумма, которую сотруднику должна возместить организация.
После того как авансовый отчёт утвердит руководитель организация вправе возместить работнику данные расходы.
Никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено, поэтому компании их устанавливают самостоятельно, но такой срок должен быть разумным.
Некоторые бухгалтеры опасаются, что при проверке контрольными органами потраченные сотрудником суммы могут быть включены в его доход, облагаемый НДФЛ. Поскольку такая ситуация может быть расценена так, что работник организации купил товар (имущество), а затем продал его предприятию, тем более если распоряжение руководителя на выдачу аванса отсутствует.
Поэтому важно обращать тщательное внимание на оформление первичных документов: они должны быть выписаны на организацию, а не на физическое лицо! В противном случае налоговики вполне могут счесть последующую денежную компенсацию работнику как факт перепродажи товаров.
При надлежащем образом оформленных документах никакого дохода у работника не возникает. Даже Минфин это признает.
Таким образом, для минимизации проблем с контролирующими органами рекомендуем разработать и утвердить приказом руководителя локальный нормативный акт (например, положение или инструкцию) о компенсации (возмещении) расходов на административно-хозяйственные нужды организации, оплаченных работником за свой счёт.
В таком локальном акте, в частности, можно предусмотреть:
• ситуации, когда работники могут приобретать за свой счет товары (работы, услуги) в интересах организации;
• порядок информирования работодателя о необходимости расходов и их согласования;
• перечень расходов, которые подлежат возмещению (например, услуги автомойки, приобретение канцтоваров, запчастей для оргтехники);
• список работников, имеющих право нести расходы в интересах организации, оплачивая их собственными средствами с последующим их возмещением. Это могут быть конкретные лица либо лица, занимающие определенные должности;
• предельную сумму расходов каждого вида, подлежащую компенсации;
• перечень и формы документов, необходимых для получения компенсации.
Компенсировать уже произведённые расходы можно на основании заявления сотрудника, к которому следует приложить оправдательные документы.
Кроме того, перед совершением покупок сотрудник может написать на имя руководителя заявление о разрешении произвести расход в пользу организации за счёт собственных средств на определенные цели, обосновав его необходимость. Указанное заявление и будет основанием для совершения соответствующих действий.
И всё же наиболее безопасно предварительно выдавать сотруднику денежные средства, и если сумма будет намного меньше той, которую он потратит на покупки, то организация после предоставления авансового отчёта выдаст подотчётному лицу сумму перерасхода.
к содержанию ↑Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения
На разных предприятиях сегодня нередко возникают ситуации, когда сотрудники оказываются, вынуждены писать различные служебные записки (” служебка ” – в просторечии), в которых они излагают свои просьбы о возмещении расходов и выдаче определённых сумм.
В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд.
Типы документа по возмещению расходов
Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:
- На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
- На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
- На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.
Внимание! Каждая из перечисленных бумаг составляется по определённому шаблону, установленному на предприятии. Несоответствие требованиям составления может привести к проблемам в будущем.
к содержанию ↑Назначение
Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.
Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.
В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Общие правила составления
В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.
Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.
Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.
Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.
Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно здесь.
к содержанию ↑Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег
Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.
Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.
Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.
Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.
- Скачать бланк служебной записки на выдачу/возмещение денежных средств
- Скачать образец служебной записки на выдачу денежных средств
- Скачать образец служебной записки на возмещение расходов
- Скачать образец служебной записки на представительские расходы
- Скачать образец служебной записки на выдачу денег в подотчет
Возмещение транспортных расходов
Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:
- Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
- При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
- Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
- Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.
Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.
- Скачать бланк служебной записки на возмещение транспортных расходов
- Скачать образец служебной записки на возмещение транспортных расходов
- Скачать образец служебной записки на возмещение расходов на такси
Получение материальной помощи
Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.
Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.
Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.
Совет! Если материальная помощь нужна в связи с болезнью, то нужно чётко прописать диагноз и приложить копию больничного листа. Если всё написано грамотно, выплата будет произведена в кротчайшие сроки.
- Скачать бланк служебной записки на получение материальной помощи
- Скачать образец служебной записки на получение материальной помощи
Требования к оформлению
Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:
- Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
- При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
- Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
- Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
- Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
- Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.
Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.
Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.
к содержанию ↑Пример написания
Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:
- Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
- Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.
К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.
к содержанию ↑Служебная записка на возмещение денежных средств (образец)
Если работник потратил собственные денежные средства в интересах организации, то он вправе рассчитывать на возмещение затрат со стороны работодателя. Для реализации этой возможности составляется служебная записка о компенсации расходов.
Как правильно составить документ и что он должен содержать, рассмотрим в данной статье.
В каких случаях работнику положена компенсация расходов?
В ст. 188 ТК РФ закреплено право работника на компенсацию, если он использует личное имущество для осуществления профессиональных обязанностей.
В этом случае должно быть соблюдено два условия:
- Имущество используется в интересах работодателя.
- Работодатель согласен или поставлен в известность.
К имуществу относят инструменты, материалы, автотранспорт, оборудование, технические средства.
С целью информирования работников о видах затрат, которые подлежат возмещению, каждая организация разрабатывает и утверждает механизм компенсации расходов в форме приказа или положения.
К основным видам компенсаций относят:
Возмещение расходов по командировке. При необходимости срочной и неотложной поездки по рабочим вопросам, бухгалтерия не всегда успевает вовремя перечислить сумму командировочных. После возвращения сотрудника составляется служебная записка на компенсацию затрат, в том числе на проезд.
Заявление гражданин обязан подкрепить чеками и проездными документами;
Возмещение личных средств, направленных на покупку товаров или оплату услуг для фирмы . Например, затраты при закупке канцтоваров, на почту. В этом случае к служебной записке прикладывают квитанцию, счет-фактуру, копию доверенности, подтверждающей правомочия работника на закупку;
Компенсация за использование личного автомобиля и имущества в служебных целях. В данном случае положено возмещение расходов на бензин и на ремонт автомобиля. Если работа носит удаленный характер и связана с осуществлением телефонных звонков, то работодатель обязан компенсировать расходы на телефон и на мобильную связь;
Возмещение расходов на проезд в регион проведения отпуска (для организаций из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям).
Важно! Компенсация расходов гарантируется, если работник предоставит пакет документов, подтверждающих их совершение, а также при наличии верно составленной служебной записки.
Процедура не подлежит налогообложению, а ее нарушение может грозить неприятностями в случае проверок контролирующих органов.
к содержанию ↑Что такое служебная записка о возмещении затрат?
Цель составления служебной записки – информировать руководство о событиях, возникновение которых требует принятия управленческих решений. Могут составляться на:
- Возврат денег. В обязательном порядке документ должен содержать банковские реквизиты для перечисления средств.
- На покрытие расходов. Оформляется согласно приказу, изданному в организации. Документ финансовой отчетности.
- На предоставление подотчетных денег. Например, для компенсации представительских расходов – на такси, на проживание в месте командирования.
Внимание! В каждом конкретном случае служебная записка оформляется по форме, утвержденной в организации. Может быть предусмотрен фирменный бланк.
Законодатели не обязывают работника заявлять о своих издержках именно в служебной записке. Это может быть простое письменное заявление.
Чтобы обращаться к руководству с докладной, работник должен быть наделен правом осуществлять финансовые расчеты от имени организации и в ее интересах с последующим возмещением. Для этого оформляется приказ, а сотрудникам выдаются доверенности.
Форма служебной записки не регламентирована законодателями, поэтому за образец следует брать нормативный документ, разработанный работодателем или составленный квалифицированным юристом.
Вам также будет интересно:
Служебная записка должна быть написана с учетом требований:
- изложение информации в деловом, официальном стиле;
- сведения должны преподноситься кратко и четко;
- не должно быть искажений в датах, ФИО, числовых данных;
- обозначение конкретных требований с указанием суммы возмещения.
После направления документа руководителю, заявленная информация проверяется на достоверность. При подтверждении фактов, содержащихся в докладной, уполномоченное лицо ставит на ней отметку, дающую основания для выплаты необходимой суммы заявителю.
к содержанию ↑Содержание служебной записки
Таблица №1. Структура служебной записки.
| Пункты документа | Что содержат | |
|---|---|---|
| Преамбула | Кому адресована | Сверху в правом углу прописывается наименование организации, фамилия, имя и отчество руководителя, к которому обращается работник. |
| От кого | ФИО и должность лица, составившего прошение. | |
| Основной текст | Название документа | На странице посередине прописывается фраза «Служебная записка» с указанием подвида: о компенсации расходов. |
| Номер и дата регистрации | Могут быть указаны после названия или слева в углу страницы. | |
| Цели, на которые потрачены деньги | Подробно описываются обстоятельства совершения трат, например, на обучение или на медкомиссию, с указанием точных дат и сроков прибытия и отбытия. | |
| Сумма возмещения | Прописывается точная сумма, подлежащая компенсации, которая устанавливается в ходе переговоров или фиксируется в трудовом договоре/доп. соглашении к нему. | |
| Заключение | Данные работника | Фамилия, имя и отчество с расшифровкой, должность и подпись заявителя. |
Записку следует сопроводить документами, подтверждающими затраты (билеты, в том числе электронные, выписки с банковских карт, чеки, квитанции, договоры).
После визирования документ направляется в бухгалтерию для произведения расчетов и перечисления компенсации.
к содержанию ↑Основания отказа в компенсации расходов
В некоторых случаях работник может получить отказ в компенсации затрат:
- расходы были понесены без согласия или ведома работодателя;
- документы, подтверждающие расходы оформлены ненадлежащим образом, сомнение вызывает их достоверность (отсутствие реквизитов, позволяющих доказать произведение расходов в интересах организации-работодателя, отсутствие подписи руководителя, их утверждающей);
- приложенные к записке бумаги не доказывают факт совершения расходов в производственных целях;
- условиями трудового договора не предусмотрена возможность производить выплаты работнику, понесшему издержки в служебных целях.
СледующаяТаким образом, даже действие гражданина, направленное на извлечение пользы для организации, но в нарушение локальных актов, не обязывает руководство выплачивать компенсацию понесенных расходов.
