Акт о повреждении об уничтожении имущества: образец 2024 года
Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов.
Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться.
Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы. В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.
Файлы для скачивания:
к содержанию ↑Что представляет собой акт об уничтожении документов
В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.
По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации.
Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются.
Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.
Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации.
Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию.
Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.
Кто занимается утилизацией документа
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений.
Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы.
Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен.
Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.
Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание.
За такие действия может грозить и уголовная ответственность.
к содержанию ↑Порядок проведения процедуры в 2021 году
Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:
- Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
- Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
- После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
- Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
- Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
- После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.
(Видео: «Порядок уничтожения документов. «)
Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году
При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:
- в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
- далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
- ниже пишется название документа;
- также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
- перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
- ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
- под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
- после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.
Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации.
Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок.
Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа.
Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления.
Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.
(Видео: «Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?»)
Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники.
Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества.
Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро.
Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.
Образец акта об уничтожении документов
Хранение акта
После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия.
Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве.
Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.
Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет. Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны.
Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.
В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг.
Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам.
Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт.
Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг.
Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.
к содержанию ↑Инструкция: заполняем заявление о гибели или уничтожении объекта
Заявление о гибели или уничтожении объекта — это документ, в котором фиксируется порча имущественных фондов. Налогоплательщикам предстоит отправлять новую форму заявки с 01.01.2022.
Для чего требуется заявление
Как только изменения вступят в силу, у налогоплательщиков появится обязанность оповещать Федеральную налоговую службу о гибели или уничтожении имущественных фондов. Для этого и понадобится новое заявление: после его отправки и обработки ИФНС прекратит начисления имущественного налога на пострадавший объект.
Причем отчисления прекратятся не с даты подачи обращения, а с первого дня того месяца, в котором актив перестал существовать (информация ФНС).
к содержанию ↑Обязательно ли его заполнять
Заявление — это основание для прекращения налогообложения (п. 4.1 ст. 382 НК РФ). Если налогоплательщик не отправит его, то ИФНС продолжит начислять налог на имущество на уничтоженный или прекративший существование объект.
Как только заявка поступит в ИФНС, инспектор рассмотрит ее и вынесет решение. Кроме того, сотрудник инспекции отправит плательщику уведомление о прекращении исчисления налога или сообщение об отсутствии основания для прекращения его исчисления.
к содержанию ↑Где взять бланк формы КНД 1150123
Это абсолютно новая форма. Заявка и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС № ЕД-7-21/668@ от 16.07.2021. Ведомство разработало бланк, подача которого допускается как в бумажной, так и в электронной форме со штрихкодом.
Как правильно заполнить заявление
Порядок формирования заявки приведен в приказе ФНС № ЕД-7-21/668@ — в приложении № 2. Бланк состоит из титульного листа и второй страницы со сведениями о налогооблагаемом объекте.
Общие правила заполнения таковы:
- Страницам присваивается сквозная нумерация: титульный лист — 001, второй лист — 002.
- Для каждого показателя отведено одно поле.
- Для ручного заполнения используются чернила черного цвета.
- Помарки, исправления и корректирующие средства не допускаются.
- Дату прописывают в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Пошаговая инструкция, как заполнить заявление о гибели или уничтожении имущественных объектов:
Шаг 1. Оформляем титульный лист. Указываем:
- ИНН и КПП (при наличии);
- код налогового органа;
- название налогоплательщика;
- номер телефона для связи с исполнителем;
- способ информирования;
- количество листов и подтверждающих документов;
- Ф.И.О. налогоплательщика или его доверенного представителя и дата подачи заявки.
Шаг 2. Заполняем информационный лист. Указываем такие сведения об имущественном объекте:
- код номера объекта и непосредственно номер (кадастровый, условный, инвентарный);
- дата уничтожения;
- сведения о документе-основании, который подтверждает факт гибели или уничтожения: его название, наименование органа, который его выдал, дата выдачи и номер регистра.
Для каждого имущественного актива заполняется отдельный раздел (пункты 5.1-5.4.4).
Когда и как подавать документ
Налогоплательщик вправе (но не обязан) отправить сопроводительные документы вместе с заявлением. К заявке прикладывают все, что подтверждает факт уничтожения имущества: справку от пожарного надзора, акт обследования кадастрового инженера, уведомление о сносе объекта капстроительства.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
к содержанию ↑Акт о порче имущества
Посредством акта о порче имущества документально закрепляется факт причинения вреда имуществу физического или юридического лица. Разброс правоотношений, в ходе которых возникает необходимость в фиксации факта порчи имущества, очень широк – от банального залива квартиры до повреждения арендованного имущества.
Основания составления акта
В ходе гражданско-правовых отношений участвуют не только граждане или предприятия, но и их имущество. Тесно сплетены с имуществом договоры поставки, перевозки, мены, ссуды, купли продажи, аренды и многие другие.
Имущество, как и любой предмет материального мира, подвержено износу, повреждениям по естественным причинам или порче, как умышленной, так и неумышленной.
Акт о порче имущества составляется, когда само имущество очевидно содержит на себе следы негативного воздействия, а именно:
- следы неправильной транспортировки, выражающиеся во вмятинах, сколах, в бое и т.д.;
- следы неправильного или неаккуратного использования имущества, например, царапины на мебели, грязь на обоях, разбитые стекла в оконных или дверных проемах;
- следы нарушений технологии использования имущества, например, лопнувшие от перегруза рессоры автомобиля или сгоревший без использования бесперебойника компьютер.
Общим признаком всех перечисленных вариантов является признак нахождения имущества в руках несобственника. В качестве несобственника может выступать любое лицо, временно владеющее имуществом собственника на основании договора аренды, ссуды, оперативного управления, перевозки груза или оказания услуг по ремонту.
к содержанию ↑Назначение акта
Порча имущества почти всегда является основанием для предъявления материальных претензий на компенсацию причиненного вреда. В силу этой причины крайне важной является своевременная и достоверная фиксация факта причинения этого вреда, то есть факта порчи имущества.
Мы хотим обратить внимание читателя на необходимость дифференциации умышленной или неумышленной порчи от естественного износа или повреждений, причиненных непреодолимой силой.
Дифференциация производится по умыслу или по неосторожности лица, совершившего порчу. Умышленная порча труднодоказуема, и если она доказывается и ущерб при этом является существенным, то можно говорить о признаках уголовного преступления.
Неумышленная порча также является виновным действием, но уже в рамках гражданского деликта, то есть гражданской ответственности. Дифференциация порчи от естественного износа трудноосуществима, поэтому дифференцируется путем профильной экспертизы.
Субъекты предпринимательской деятельность составляют акт в любом случае, вне зависимости от наличия умысла или его отсутствия, или воздействия непреодолимой силы. Просто в самом тексте акта нотифицируется наличие чьей-либо вины или отсутствие ее.
к содержанию ↑Составление акта
Правом предъявления материальных требований по возмещению ущерба, причиненного имуществу, обладает его собственник. Соответственно и фиксация факта порчи осуществляется собственником или его представителем (что характерно для юридических лиц).
Поскольку любой акт является комиссионным продуктом, то к его составлению должна быть привлечена комиссия в составе не менее 3 человек.
Допускается привлечение к составлению акта приглашенных специалистов в случае, если акт составляется в отношении порчи высокотехнологичного имущества и оценка порчи требует специальных познаний.
Содержание акта о порче имущества законом не регламентируется, а потому составляется он в произвольном порядке с соблюдением стандартных норм ведения деловой документации.
Структура акта о порче имущества не изменяется в зависимости от вида правоотношений и включает в себя ряд структурных элементов, обязательных для актов вообще, а именно:
- наименование самого документа;
- дата и место составления акта;
- поименное перечисление участников комиссии. Для актов, составляемых юридическими лицами, потребуется также указание должностей и полномочий членов комиссии;
- общие сведения об имуществе, которому были причинены повреждения, включая его наименование, количество и основания, по которым имущество находилось в пользовании виновного лица (договор аренды, договор ссуды, договор транспортировки груза и т.д.). Если речь идет о множестве предметов имущества, то удобнее будет оформить перечень в виде таблицы;
- описание выявленных повреждений;
- сумма ущерба (как правило, указывается приблизительная стоимость, поскольку сумма ущерба будет рассчитываться не только исходя из повреждений, но и с учетом естественного износа). Допустимо указание твердо установленных сумм, если были приведены в полную негодность вещи, не бывшие в употреблении, например при перевозке груза;
- сведения о лице, на которого возлагается ответственность за порчу (арендатор, перевозчик, ремонтная фирма);
- общее описание причин, по которым возникла порча, например, пострадали деревянные покрытия в результате использования строительной бригадой некачественного лака. В данном случае вполне уместно указать мнение приглашенного специалиста;
- сведения о воздействии непреодолимой силы в случае, если имущество было повреждено в результате стихии, залива или нашествия термитов;
- выводы комиссии о последствиях причинения повреждений имуществу и о возможности его дальнейшего использования;
- заключение приглашенного специалиста;
- сведения об использованных в процессе осмотра и составления акта технических средств фиксации, например, фото- или видеоаппаратуры;
- список приложения (опционально);
- подписи членов комиссии, приглашенного эксперта;
- подпись виновного лица в ознакомлении с актом и получении его копии.
Отказ виновного лица в проставлении подписи и получении копии акта следует зафиксировать другим актом – «Об отказе от подписи». Составляется акт в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон, заинтересованных в акте.
Следующая
