Табель учета рабочего времени это
Рабочий лист — это внутренний документ, который может выполнять сразу несколько важных функций.
- учет посещаемости и присутствия на рабочем месте, соблюдение правил работы, графиков сменности и других нормативных актов,…
- Учет рабочих дней или отработанных часов, включенных в фонд оплаты труда (в зависимости от условий оплаты труда, принятых в организации или соответствующих конкретной должности);
- Ведение статистики по отделу, службе, филиалу и компании в целом (для лучшего планирования работы в будущих отчетных периодах).
В идеале, рабочие листы должны рассматривать первоначальную рабочую программу на месяц, составленную руководителем подразделения, чтобы лучше понять статистику, соответствующий уровень внутреннего соответствия и управление эффективностью плана (с указанием фактического наличия) сотрудников) за тот же период. Тогда картина становится более полной.
к содержанию ↑Унифицировать или не унифицировать табель
Даже не обсуждается вопрос о том, следует ли вести учет или нет. Эта обязанность закреплена в Трудовом кодексе (Трудовой кодекс, статья 91, часть 4).
Каждая организация самостоятельно принимает решение о содержании и внешнем виде рабочего листа. Однако нет необходимости разрабатывать собственные формы, когда вы можете совершенно бесплатно загрузить в Excel формы (пустые бланки), необходимые для рабочего листа. Они уже существуют. Формы следующие.
- (код ОКУД — 0301007), подходит для бухгалтерского мониторинга и начисления заработной платы — (код ОКУД — 0301008), подходит только для бухгалтерского мониторинга дней и/или часов результатов за месяц.
Он был утвержден Госкомстатом в 2004 году.
На практике эти формы используются многими организациями. Листы бюджетных организаций ведутся именно в такой форме и являются обязательными.
Если компания использует специализированное программное обеспечение, такое как «1С: Кадровый учет», то необходимую информацию можно заполнить в электронном виде. Они также могут быть переведены в печатную форму в конце месяца для архивирования и хранения в архиве с официального разрешения уполномоченного лица (подпись).
Программное обеспечение, используемое для учета персонала, умеет генерировать и автоматически печатать необходимые формы. Остается только подписать, записать и передать счета по заработной плате.
Однако не всегда возможно адаптировать стандартные формы к условиям работы конкретного учреждения. Тогда имеет смысл адаптировать T-12/T-13 под свои нужды и либо приложить один из них в качестве примера, либо разработать собственную версию документа с необходимыми параметрами.
Для вступления в силу они должны быть введены соответствующим решением главы.
к содержанию ↑Обозначения в табеле учета рабочего времени
Интегрированные формы могут использовать только разработанные для них имена. Например, в формах Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространенными условными обозначениями для сохранения рабочих листов являются.
- I (аббревиатура «посещаемость», цифровой код 01) — соответствует обычному рабочему дню. Если рабочее время рассчитано не на один день, то в верхней колонке ставится буква «I», а в нижней колонке указывается фактическое рабочее время.
- H (‘Night’ аббревиатура, цифровой код 02) — используется для декларирования работы в ночное время (+ часы, если ведется учет рабочего времени).
- RW («работа в выходные дни», сокращение для кода 03) — используется только для объявления дней/смен, которые функционируют в выходные или праздничные дни.
- C («Сверхурочные», сокращение для кода 04) относится к сверхурочным и дням/рабочим часам.
- c («командировка», сокращение для кода 05) относится к дням, когда работник находится в командировке.
- ОТ (аббревиатура слова «лицензия», код 09) — это день ежегодного разрешения на оплату труда (берегите закон).
- DO (аббревиатура слова «отпуск», код 16) — неоплачиваемые дни отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- B («больничный», сокращение для кода 19) — дни отпуска по болезни должны быть покрыты больничным листком.
- RL (аббревиатура от «absence», код 24) — день отсутствия, т.е. отсутствие без уважительной причины или законного основания.
- Q (сокращение от «holiday», код 26) — праздничные и выходные дни.
- FAL (расшифровывается как «необъяснимое отсутствие», код 30) — только пропуски, когда причина отсутствия не доказана. Маркировка будет изменена на правильную/соответствующую маркировку после получения необходимой документации.
Это наиболее часто используемые табели учета рабочего времени. Полный список символов приведен в описании формы Т-12 (см. ссылку выше).
Если работодатель использует свою собственную версию формы, он может внести свои собственные примечания к той же информации.
к содержанию ↑Кто ведёт табель учёта?
Обычно это руководитель подразделения или его заместитель. Это связано с тем, что он позволяет лучше отслеживать фактическую посещаемость и отсутствие на рабочем месте, отработанные часы, причины отсутствия и т.д.
Однако эта функция может быть возложена на других сотрудников компании. В отдел кадров по распоряжению руководителя компании. Это зависит исключительно от особенностей структуры и иерархии компании.
Здесь мы рассмотрели, как создать правильный график.
к содержанию ↑Рабочий лист утверждается бухгалтером. Это связано с тем, что в большинстве случаев графики посещаемости и фактически отработанные часы влияют на расчет заработной платы.
Сколько должен храниться табель?
Если работник не работает на опасном или вредном для здоровья рабочем месте, рабочий лист может храниться в течение пяти лет, после чего он должен быть уничтожен.
Приказ о причинах № Государственный архив 2019 года на 236 (пункт 402 по списку).
к содержанию ↑Для опасных/вредных производств срок хранения рабочих листов значительно больше — до 50 лет (или до 75 лет, если рабочий лист был заполнен до 2003 года).
Какая может быть ответственность за нарушения/отсутствие табеля
Как и в случае многих других проступков ответственного лица, меры наказания определяются Законом об административных правонарушениях.
Несоблюдение требований рабочего листа приведет к следующим расходам
- Для ответственного лица — от 1 000 до 5 000 рублей
- Для индивидуальных предпринимателей — аналогично
- для самой компании (штраф) — от 30, 000 до 50, 000 рублей.
Повторные нарушения наказываются более сурово.
к содержанию ↑Как вносить правки (при необходимости)
Как правило, значения рабочего листа могут потребовать корректировки для записей UI, если все еще нет документов от отсутствующего работника; NN могут быть легко переклассифицированы в B, OT и т.д. Однако могут быть и другие ситуации, когда информацию необходимо заменить.
Для обычных файлов печати все необходимые исправления вносятся вручную.
- Неправильное значение/запись удаляется (могут быть некоторые исправления), а рядом пишется правильное значение/запись.
- Ниже или в каждом пустом месте пишется слово «изменено» с указанием имени, подписи и даты лица, внесшего изменения.
Если рабочий лист ведется в электронном виде, то в результате изменения системы будет распечатан и подписан новый документ (рабочий лист). Чтобы иметь возможность отслеживать изменения в системе табельного учета, целесообразно назначить дополнительную функцию рядом с номером документа. ‘Col.
к содержанию ↑Как фиксировать отработанное время в табеле
Для всех рабочих часов, независимо от установленного режима, учет рабочего времени работников ведется двумя способами.
- путем регистрации общего количества пропусков и
- Регистрируя только отклонения (например, прогулы, сверхурочные).
Если рабочие дни (смены) одинаковые, то в табеле учета рабочего времени (или другой форме) работника могут быть зафиксированы только отклонения, так как условия трудового договора или правила внутреннего трудового распорядка определяют количество отработанных часов. Еженедельные рабочие дни.
Если количество рабочих часов в разные дни (смены) различно, например, при простое по графику, рабочий лист следует заполнять методом непрерывной записи. Это допускает возможность сверхурочной работы после окончания учетного периода и после любых дальнейших корректировок занятости работника в пределах рабочего времени данной категории.
Отсутствие по инициативе работника или работодателя, записи в рабочих листах о причинах частичной или сверхурочной работы, сокращения рабочего времени и т.д. Осуществляется на основании оформленной документации (например, больничные листы, справки из официальных или социальных служб, письменные предупреждения о бездействии, заявления о работе, письменное согласие работника на сверхурочную работу, если это установлено законом).
Специалисты КонсультантПлюс нашли способы исправления листа. Используйте эти инструкции бесплатно.
к содержанию ↑Выходные и праздничные дни в табеле
Их учет ведется в соответствии с производственным календарем, с учетом всех установленных праздников и переносов в связи с государственными постановлениями. Праздничные дни для разных категорий работников зависят от их рабочего графика. Коды учета отпусков, используемые в документации, различаются.
Это зависит от того, каким образом организация в последнее время получала зарплату и на каком основании она была предоставлена.
Праздничные дни, обусловленные графиком работника, обозначаются буквенным (B) или цифровым (26) кодом. Это не влияет на фиксированные ставки.
Если работник получает дополнительный день по инициативе компании, а компания сокращает месячную норму рабочего времени, работник получает полное вознаграждение, и компания не оплачивает ему эти дни. В наши дни рабочая карта имеет код, содержащий букву (b) или цифровой код (26).
Другой случай, когда компания определяет дополнительный реванш, — это когда сотрудник уходит в отпуск, а компания недавно выплатила ему среднюю зарплату. Это означает, что за рабочие дни работнику выплачивается оклад, а за дополнительные дни репо — средний заработок. Имеется буквенный код (ob) или цифровой код (27).
к содержанию ↑Учет и налоги
Бухгалтерская служба рассчитывает заработную плату и различные выплаты на основе рабочего листа. Эти же данные влияют на налоговые платежи. Основными рисками являются
Во время налоговых проверок, в том числе проверок по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверную информацию о количестве отработанных часов и количестве часов, отработанных каждым сотрудником, чтобы обеспечить точность. В случае обнаружения нарушений сумма подоходного налога, подлежащая декларированию, признается неверной, что влечет за собой санкции.
При удержании подоходного налога с доходов работника — физического лица организация, как налоговый представитель, должна проверить, является ли это лицо налоговым резидентом Российской Федерации, чтобы использовать правильную ставку для расчета T Abel может подтвердить, что работник действительно является резидентом страны. Работодателям, направляющим сотрудников в командировки в Беларусь или Казахстан, следует обратить на это особое внимание. Это происходит потому, что при пересечении этих границ они не подписывают паспорта своих граждан своими подписями.
Если возникнут вопросы, компания сможет доказать, что применила правильную налоговую ставку, удержала налог и полностью проверила подоходный налог.
Следующая
