Как правильно прошить договор подряда на оказание услуг

В 2020 году изменилась форма уведомления о приеме и увольнении иностранного сотрудника. Изменились и требования к ним. Теперь уведомления занимают несколько листов, и их необходимо сшивать.

1. Новые формы и новые требования
2. Как правильно сшивать уведомления о заключении и расторжении договора с иностранцем
3. Ответственность работодателя за неправильно сшитое уведомление

Новые формы и новые требования

Новые формы и порядок заполнения уведомления о заключении трудового договора с иностранцем, а также уведомления о расторжении этого договора утверждены регламентом в Приказе МВД России от 30 июля 2020 г. N 536.

Новые формы уведомления распечатываются на двух сторонах листа, но все равно занимают несколько листов. Сокращать и умещать уведомление намеренно, чтобы оно поместилось на 1 лист нельзя. Если для какой-то информации клеток в уведомлении не хватает, требуется заполнить дополнительные листы.

Примечание редакции:

• в какой срок, куда и в каком виде нужно направить уведомление о заключении договора, читайте в статье нашей Базы Знаний «Уведомление о приеме иностранных граждан в МВД (пошаговая инструкция)»
• в какой срок, куда и в каком виде нужно направить уведомление о прекращении договора, читайте в статье нашей Базы Знаний «Уведомление о расторжении договора с иностранным гражданином (пошаговая инструкция)».

В административном регламенте МВД четко прописано, что уведомления о заключении и прекращении трудового договора и приложения к ним, состоящие из двух и более листов, прошиваются. Если уведомление не прошить, а просто скрепить степлером, то это считается нарушением.

Как правильно сшивать уведомления о заключении и расторжении договора с иностранцем

Чтобы правильно сшить уведомление о приеме или увольнении иностранца, воспользуйтесь инструкцией:

1. Все листы разложите по порядку: сначала идут листы уведомления, а за ними все дополнительные листы. Можно добавить последний, пустой лист для того, чтобы заверять уведомление было проще. Обратите внимание, что в некоторых регионах к уведомлению МВД просит прикреплять копию договора с иностранцем.
2. С листов уберите все скрепки и зажимы.
3. Пронумеруйте все листы уведомления и его приложений.
4. После этого по левому краю сделайте три или два отверстия, через которые проденьте достаточно прочную нитку. Оба конца вдетой нитки должны оказаться в одном месте на последней странице всех материалов.
5. Поверх ниток приклейте белый листок бумаги.
6. На листе напишите «В документе прошито и пронумеровано ___ листов.»
7. Напишите должность, фамилию и инициалы директора или сотрудника, ответственного от лица компании подписывать и подавать уведомления в МВД.
8. Директор или доверенное лицо должны поставить на документе личную подпись. Факсимиле использовать нельзя.
9. Поставьте дату сшивки уведомления.
10. Поверх поставьте печать организации таким образом, чтобы она занимала место и на приклеенном листке с заверительной надписью, и на последнем листе сшитых документов.

Ответственность работодателя за неправильно сшитое уведомление

Работодатель может получить штраф не только за то, что не подал уведомление о заключении или расторжении договора с иностранцем в МВД или сделал это с опозданием. Но и за то, что уведомление подано с нарушением формы или порядка уведомления.

А требование к тому, чтобы уведомления были сшиты, пронумерованы и заверены, — это требования к порядку подачи.

Поэтому если уведомление подано, но не сшито или сшито неправильно, то работодателя ждет штраф по п. 3, статья 18.15 КоАП РФ — от 400 до 800 тысяч за каждое уведомление.

Прием на работу иностранных граждан — отдельный процесс, который подразумевает под собой ведение миграционных документов работников. Что именно нужно будет делать, читайте в статье.

к содержанию ↑

Нужно ли Прошивать Договор на Оказание Услуг

Как известно, неправильно составленный и оформленный договор можно оспорить в суде и признать недействительным, поэтому во избежание подобных проблем к подготовке документа надо подходить очень внимательно.

При этом значение может иметь не только внесение всех обязательных условий (о предмете договора, его цене, сроках и ответственности сторон), не только наличие подписей сторон, нотариальное заверение или регистрация в соответствующем госоргане (например, Росреестре). Значение может иметь даже внешний вид договора:
▪ очень важно не только грамотно составить, но и правильно отформатировать документ в Microsoft Word (или любой другой программе, которой вы пользуетесь).

Простой пример:
▪ вы составили гражданско-правовой договор, все в нем учли, поставили подписи. Но, к структуре и внешнему виду документа (то есть к размеру шрифта, отступам, пробелам, нумерации и прочим нюансам) отнеслись спустя рукава.

Последний лист потерялся и все — договор можно считать неподписанным.

Доказывать в суде, что отдельный лист с подписью относится именно к этому договору, будет весьма проблематично.

к содержанию ↑

Правильное оформление гражданско-правового договора

Существуют такие общие принципы для составления документа:
▪ Договор в идеале должен иметь название. Например, «Договор оказания услуг» или «Договор подряда» или «Договор купли-продажи» — это сильно упростит работу с ним.

Если вы не работаете в фирме и нумерацию не ведете, а являетесь частным лицом, просто напишите «договор б/н» (то есть без номера) или поставьте №1, — не ошибетесь.
▪ В договоре обязательно должна быть отражена дата его составления.

Без даты обойтись нельзя! Если изначально в договоре она не указана, то при подписании договора обязательно рядом с подписью укажите и текущую дату.
▪ В договоре должны быть достаточно широкие поля, чтобы его впоследствии было удобно скрепить или сшить и текст без проблем читался.

Если вы работаете в программе Microsoft Word, идите в меню «файл», затем – «параметры страницы» и ставьте у верхнего и нижнего поля по 2 сантиметра, у левого 2 или 3, а у правого — 1, 5 сантиметра.
▪ Все листы в договоре должны быть пронумерованы.

Если вы работаете в Microsoft Word, идите в меню «вставка», а затем — «номера страниц» и автоматически ставите номера на всех страницах документа, включая первую.
▪ Это не обязательный – но желательный для обеспечения безопасности момент:
▪ внизу или вверху страницы должен быть колонтитул, содержащий название договора и его дату.

Если вы работаете в Microsoft Word, идите в меню «вид», затем — «колонтитулы». Далее вы увидите всплывшее окошко с меню.

Как правильно оформлять договоры и другие документы

Затем останется закрыть всплывшее меню, управляющее колонтитулами, и надпись (название и дата договора) автоматически будет отражаться на каждой странице.
▪ Следите, чтобы в договоре не сбивалась нумерация, то есть все пункты были под разными номерами и не перепутывались.

Нужно это вот для чего:
▪ в договоре часто один пункт ссылается на другой. Пока вы работаете с договором, что-то дописываете и убираете, номера могут сбиться.

Это может стать очень важным, если придется ссылаться на какой-то пункт договора в споре или в суде, и вдруг выяснится, что он дублируется или ведет не туда, куда задумано.
▪ Договор должен выглядеть ровно, красиво, аккуратно — это тоже очень важно! У документа должен быть шрифт одного размера и типа, соблюдены отступы, ничто не должно вылезать за границы.

Красивый договор приятно читать, он понятен и удобен.

Договор, оформленный вразнобой, не только выглядит неаккуратно — человек, составивший его, не воспринимается как профессионал, на подсознательном уровне оппонент может начать думать, что ему подсовывают филькину грамоту и отнестись к вам соответствующе.
▪ В договоре желательно подписать не только последнюю страницу.

В идеале вообще все страницы должны быть подписаны.
▪ Документ желательно скрепить с помощью степлера, а лучше даже сшить и опечатать (хотя это далеко не всегда нужно).

Рядовые гражданско-правовые договоры (оказания услуг, подряда и т. п.) как правило, не сшиваются.

к содержанию ↑

Как правильно сшить документы (брошюровочно-переплетный процесс)

Но если договор очень важен и вам хочется себя максимально обезопасить от возможного мошенничества или недопонимания, договор будет не лишним правильно сшить.

Для сшивки договора понадобятся крепкие нитки и игла, а также шило.

Если договор скреплен чем-то, уберите все скрепки и сложите все листы ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать подальше от границы текста. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки.

Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов. Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону. Снова пускаем нить в среднее отверстие. Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки.

Нитку не обрезайте слишком коротко, оставлять нужно 5-6 см.

Порядок прошивки договора на 4 дырки:
▪ пробейте 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шейте стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завяжите узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Если при составлении договора соблюдете эти условия, будьте уверены, так вы максимально обезопасите себя на будущее.

к содержанию ↑

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее пользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

к содержанию ↑

Пошаговая инструкция сшивания

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

к содержанию ↑

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

• Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
• Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
• Опись нумеровать не требуется.
• Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
• Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
• Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
• Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

к содержанию ↑

Шаг 2. Составление описи

• информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
• аннотацию (как называется дело, сшив);
• список документов в табличном виде;
• дату составления;
• количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

к содержанию ↑

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Следующая

ЗаявленияДоплата ветеранам ВОВ в 2024 году