Как написать официальное письмо

Компании чаще составляют деловую переписку по общению с партнерами и решению важных коммерческих и организационных вопросов. Частные лица используют этот вид корреспонденции для официального обращения к официальным лицам — таким как глава администрации и различных ведомств, члены парламента, руководители предприятий и т.д.

Формальные письма отличаются от официальных писем различными факторами.

• Формальный, профессиональный стиль.
• нейтральный тон, то
• Отсутствие эмоционального тона, отсутствие
• Их детали, в присутствии отправителя и получателя
• краткость,…
• Точное изложение событий, в
• Часто стандартный формат в специальных письмах.

В зависимости от цели, многие события формулы и т.д.

Другая часть официальной почты является ответом на все эти сообщения. Обычно оно включает согласие или отказ на просьбу, информацию или приглашение.

к содержанию ↑

Структура и обязательные элементы делового письма

В Российской Федерации не существует стандартной формы деловой переписки. Он создается в свободной форме. Однако она должна соответствовать правилам, принятым для делопроизводства; целесообразно рассмотреть правила, приведенные в Национальном стандарте ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.

Среди пунктов, входящих в структуру официального письма, согласно ГОСТу:.

• Информация об отправителе. Если это юридическое лицо — бренд компании, адрес и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номер телефона. Если это физическое лицо — полное имя, должность, контактные данные.
• Информация о бенефициаре. Название компании-бенефициара, фамилия работника, имя и отчество
• дата и регистрационный номер документа, дата
• место, где был создан документ; и
• Название документа, например, цитата, приветствие, уведомление.
• Введение, в форме обращения к сотруднику, например, «Уважаемый Петрович!
• Основной текст, содержащийся в объекте (например, предложение, заявление, уведомление)
• подпись отправителя и ее расшифровка, и
• Штамп (если используется на теле).

Отправитель может приложить к официальному письму любые необходимые документы, например, прайс-листы, копии договоров или ситуаций, фотографии, почтовые переводы и т.д. Вложения выделяются на отдельной строке в конце текста и перечисляются вложения.

к содержанию ↑

Правила оформления

Деловая переписка составляется в соответствии со стандартными соглашениями для листов формата А4 или официальных писем транспортных компаний. Текст обычно набирается на компьютере, но может быть и в виде рукописи. Перед отправкой окончательный документ регистрируется в специальном календаре.

Существуют важные правила написания официальных писем.

• Пишите кратко и полно, без лишних слов, в
• Соблюдать правила русского языка, орфографические ошибки не допускаются, и
• Не используйте сленг и сложные выражения, неуместные термины, известные только специалистам
• Избегайте неточностей в именах, фамилиях и титулах, и
• Писать грамотно, не предъявляя требований к стилю с учетом принципов этики.

Каждую новую тему желательно представить в отдельном абзаце. Если в вашем тексте есть элементы и числа, покажите их в справочниках, таблицах и диаграммах для наглядности. Недопустимо писать в своем сообщении неподтвержденную или даже ложную информацию.

Соблюдать принцип неразглашения персональных данных или коммерческой тайны. Если вам необходимо указать такую информацию в сообщении, вы должны сначала запросить письменное согласие на обработку персональных данных (статья 88 Трудового кодекса Российской Федерации и статья 9 Закона Федерации, статья 152, 27. 07. 2006).

к содержанию ↑

Образцы деловых писем

Ниже приведен пример делового письма с просьбой предоставить документацию.

А вот пример составления официального письма-жалобы в государственную организацию

Еще один пример того, как правильно составить письмо в организацию, приглашенную на мероприятие:.

123456, улица Справедливости, 1, Санкт-Петербург.

Тел/факс (812) 777777, ОГРН/ОКПО 123456789876/12345678

Собственный / KPP 167676777/22222222222

Директор ресторана ‘VeselyDolphin’ на.

№ 777 от 05. 09. 2022 г.

Приглашение к докладу.

Уважаемый Иван Федорович!

Приглашаем Вас и Ваших сотрудников на региональную выставку «Технологии общественного питания», которая состоится 26-30 октября 2022 года в выставочном центре «Национальная экономика» по адресу: Москва, Центральная 75.

Представьте образцы вашей новой продукции и предоставьте нам информационные материалы.

Встретьтесь с нашими гостями во время презентации нашей технологии.

Директор ООО «Технопром» Иванов И. И.

к содержанию ↑

Как отправить письмо

Существует несколько способов отправки почты.

• Почтой России.
• Через электронные средства массовой информации (электронная почта, мессенджер), с
• С помощью факса.

Первый традиционный метод является самым надежным. Однако важно правильно воспользоваться услугой — с заказным письмом в адрес получателя. Это гарантирует, что получатель получит бумагу прямо в руки, а отправитель — обратную квитанцию.

Этот метод особенно полезен, когда необходимо отправить важные или конфиденциальные документы или информацию. Однако существуют дополнительные расходы и время ожидания.

Самый быстрый и доступный способ — электронная почта. Это позволит вам отправлять неограниченное количество информации вашим партнерам в любое время дня и ночи. Единственный недостаток — возможность потери информации в бесчисленных гигабайтах.

Например, оно попадает в папку со спамом или получатель не осознает важности соединения и удаляет его вместе со всеми нежелательными данными. В таких случаях рекомендуется звонить до и после отправки груза, чтобы убедиться, что он дойдет.

В наши дни факсы используются не так часто. Однако он по-прежнему важен для многих компаний, когда заявки, предложения, объявления и другие виды документов необходимо распространить среди партнеров, различных отделов, филиалов и т.д.

к содержанию ↑

Зачем нужна деловая переписка

Деловая электронная почта — это форма общения между людьми, участвующими в бизнес-процессах. В ходе диалога решаются многие организационные, юридические, коммерческие и технические вопросы. Переговоры с партнерами также требуют электронной почты.

Цель профессионального письма — отправить информацию, инструкции, команды и рекомендации, приложенные к электронному письму. Получателем может быть представитель другой организации, сотрудник или директор.

к содержанию ↑

Виды писем

Профессиональные электронные письма должны

• Коммерческие (заявления, жалобы) и некоммерческие (заявления, почтовые миссии); и
• отвечающие (запросы, обращения) и не отвечающие (подтверждения заказов, инструкции, приглашения).
• Они могут быть адресованы отдельному получателю, нескольким получателям или группе (от группы людей до одного получателя).

Задача.

Что такое цифровой двойник?

Что такое цифровой двойник?

к содержанию ↑

Кто должен выступать в роли автора письма

Сотрудники, имеющие полномочия выступать на стороне организации, могут создавать профессиональные письма. Например, менеджер по продажам отправляет предложение купить партию товара со скидкой постоянному клиенту компании. Все письма должны быть одобрены директором, так как они пишутся от имени всей организации.

Клиенты могут писать вам деловые письма, но более 70% покупателей предпочитают позвонить в компанию; подключите CallTouch, чтобы понять, какие объявления звонят, а какие тратят ваш бюджет впустую. Система также записывает звонки клиентов, составляет отчеты за день и встраивается в популярные сервисы и CRM. Прослушивание звонков помогает менеджерам улучшать сценарии продаж и корректировать рекламные кампании.

• Отслеживание звонков точно определяет источник звонков с вашего сайта
• Прослушивание звонков для удобного ведения журнала

к содержанию ↑

Как написать деловое письмо: начинаем с официального приветствия

Дружеские фразы типа «привет» не подходят. Используйте официальный тон, если вы разговариваете с нервным человеком, партнером или потенциальным клиентом.

• Уважаемый [имя],.
• Добрый день, [имя, отчество],.
• Добрый вечер, [имя].

Проверьте свой адрес электронной почты

Желательно отправить письмо по корпоративной почте. Получатель сразу увидит отправителя по имени в своем почтовом ящике. Если вы пишете с личного электронного адреса, убедитесь, что получатель понимает, кто отправил сообщение. Заголовок письма должен включать имя и фамилию.

Выберите читаемый шрифт

Установите два постоянных шрифта для компании — для текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, выберите шрифт Sheriff для текста и шрифт без Sheriff для заголовка. Печатайте заголовки крупным и жирным шрифтом, чтобы они выделялись.

Для огромных текстов выбирайте шрифт с шерифом, например, Georgia или Times New Roman, чтобы большой текст было легче читать. Для некоторых текстов подойдут шрифты без букв, такие как Arial, Helvetica, Verdana и Calibri.

к содержанию ↑

Продумайте тему

Тема письма — это первое впечатление получателя о вас. Сообщите о цели письма. Четкий и лаконичный заголовок — лучший способ начать официальное письмо. Это может быть момент, когда важны дела, работа, звонки клиентов или встречи. Примеры тем: «Позвонить», «Продолжить встречу в [часть] [дата]».

Соблюдайте краткость

Не тратьте время вашего собеседника. Читайте ненужные подробности в письме. Занятые программы на работе не позволяют получателям читать большие сообщения. Если ваше сообщение будет кратким и исчерпывающим, они поймут и ответят вам.

Форматирование помогает сделать ваше письмо эффективным и легко читаемым. Разбивайте текст на абзацы, ставьте точки и выделяйте важную информацию. Непрерывный текст неразборчив.

к содержанию ↑

Используйте формальное завершение

Составьте профессиональное письмо с предложениями:.

• Спасибо за ваше время и
• Искренне.
• Спасибо за ваш ответ.
• Хорошего дня.
• До скорой встречи.

Вы также можете выразить пожелание о дальнейшем сотрудничестве. Например, реализация совместных проектов, новые контракты, приглашения к участию в совещаниях.

Разработайте подпись

Электронные подписи должны включать

• Имя, должность, название компании.
• Контактная информация — номер телефона, веб-сайт, адрес и
• Логотип,.
• Ссылки на социальные сети работников.

Не перегружайте подпись ненужными данными. Разбейте его на абзацы.

Проведите корректуру

Перечитайте его два или три раза перед отправкой. Убедитесь, что вы правильно написали имя получателя и название компании. Получатели могут распознать ошибки в вашем сообщении как признак грубости. Включите проверку орфографии в службе электронной почты.

Деловое письмо-просьба

Доброе утро, Лариса Ивановна!

Прошу Вас провести собрание всех секций в конференц-зале 20 ноября 2021 года.

Причина встречи — обсуждение большой вечеринки по случаю Дня Вэ.

Письмо партнерам

Доброе утро, Владислав Витальевич!

Сообщаю Вам, что директор по закупкам Семен Иванович находится на больничном с 13 октября 2021 года.

Его сменил Петр Петрович, старший директор департамента. Пожалуйста, свяжитесь с ним, чтобы обсудить ваши потребности.

Контактная информация Петра Петровича.

Мы надеемся, что поняли вас.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Просим Вас произвести перерасчет оплаты за коммунальные услуги за август 2021 года.

Прилагается к вашей квитанции и подтверждению оплаты.

Письмо руководителю

Здравствуйте Вадим Дмитриевич! Месяц назад я заказал в вашей компании партию рюкзаков. 30% продукции имеет дефекты.

Пожалуйста, верните стоимость дефектных изделий или замените их.

Приложите фотографии дефектного товара, договор и подтверждение оплаты.

Письмо в компанию

Доброе утро, Наталья Александровна!

Мы разработали веб-сайт для компании [название]. Согласно [название пункта] в договоре, мы должны были получить оплату за оказанные услуги две недели назад.

Долг составляет [сумма] рублей. На следующий день вы должны перевести платеж на наш банковский счет [название]. В противном случае нам придется взыскать эту сумму с вашей компании плюс расходы на обращение в суд.

Пожалуйста, найдите банковские реквизиты для оплаты вложения.

Мы надеемся, что вы понимаете, и будем рады помочь вам всем, чем сможем.

к содержанию ↑

Письмо контрагенту

Здравствуйте, господин Алексеев!

Сообщаем Вам, что наша компания изменила свои банковские реквизиты. Новые детали перечислены во вложении.

Задача.

Топ-13 лучших программ и сервисов для телевидения

Топ-13 лучших программ и сервисов для телевидения

Какие ошибки допускают в таких письмах

Не используйте сложную терминологию, так как ошибки в профессиональном письме могут привести к удалению — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, чего вы хотите:.

• Не используйте сложные термины — пишите просто, чтобы читатель с первого раза понял, чего вы от него хотите.
• Не пишите слишком много — детали ситуации можно прояснить при встрече, но в письме они будут только отвлекать.
• Не повторяйтесь — таврология увеличивает продолжительность текста и делает его запутанным.
• Не допускайте ошибок — проверяйте все имена, номера и названия перед отправкой сообщения.
• Не используйте архаизмы (в этом году, в этом году, в этом году) — они устарели и могут запутать получателя.
• Не используйте интимные выражения — будьте сдержанны и уважительны.

к содержанию ↑

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на электронные письма в течение нескольких дней — не лучший способ ведения бизнеса. Рекомендуется отвечать на электронные письма в течение двух-трех часов — это даст получателю больше времени для ответа. Если вам нужно больше времени для ответа, сделайте его уместным. Напишите, что вы получили письмо, и укажите примерный срок ответа.

Как правило, сотрудники контролируют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в это время, чтобы сообщения не затерялись во входящих и чтобы не было задержки в решении вопроса.

Клиенты могут написать вам несколько часов спустя. Чтобы не потерять клиентов, установите на своем сайте виджет CallTouch. Инструмент просит вас указать контактные данные, и когда начинается рабочий день, сценарий приглашает всех, кто оставил запрос.

• Повышение коэффициента конверсии сайта на 30%.
• Обратный звонок, целевая страница, форма ареста, многокнопочная форма, форма автоматического вызова.

к содержанию ↑

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такие письма необходимы для подведения промежуточных итогов и уточнения планов дальнейших задач. Поэтому уточните.

• Тема встречи — о чем шла речь, когда и кто принимал участие.
• Договоры — какие договоры и сроки возникли в результате встречи, напомните и запишите план действий.
• Оценка их времени.
• Пожелания и предложения для новых встреч.
• Контактная информация участников.

Следующая

ДоговорыРапорт на увольнение по собственному желанию мвд