Что делать если на бланке распоряжения напоминание не соответствует уставу
Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.
Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно приказов по основной деятельности, кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке согласования и регистрации приказов. Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию.
Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.
В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.
Распоряжения оформляют на специальном бланке распоряжения. Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:
Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным.
То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов.
В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.
Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»
| «25» декабря 2014 г. | № 214 |
О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus
В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,
- Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
- Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
- Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.
Предлагаем вашему вниманию еще один образец распоряжения руководителя – о закреплении автомобиля
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Банановая роща»
(ЗАО «Банановая роща»)
| «21» сентября 2014 г. | № 51 |
О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии
Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:
- Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:
Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,
Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.
- В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:
Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,
Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.
- Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
- Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
- Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.
Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.
к содержанию ↑Как давать распоряжения подчиненным
Основной формой официальных отношений в системе управления является отдача распоряжений. Под распоряжением понимается сообщение, передаваемое руководителем подчиненному, касающееся содержания и результатов его деятельности.
Оно содержит постановку обязательной для выполнения задачи, перечень ограничений (т.е. того, что не следует делать) и в отдельных случаях инструкции о порядке выполнения заданий.
Распоряжения по своей сути должны соответствовать стратегии организации и компетенции как руководителя, так и исполнителя; быть обоснованными и четко сформулированными, обеспеченными необходимыми материальными и информационными ресурсами; позволять проверять и оценивать результаты действий, направленных на их выполнение. Последнее требование ( контролируемость) является применительно к распоряжениям едва ли не самым важным.
По способу отдачи распоряжения могут быть устными, письменными и смешанными, что зависит от срочности и важности решаемой проблемы, взаимоотношений между руководителем и подчиненными, степени зрелости последних. Если распоряжение длинное, его всегда лучше отдавать в письменном виде, так как человек запоминает ограниченный объем информации.
Письменные распоряжения предпочтительны также в крупных организациях.
Устные, не документируемые распоряжения отдаются при решении срочных задач малой и средней сложности и важности в небольших стабильных коллективах. Спецификой устных распоряжений является возможность неоднозначного толкования их смысла как отдающим, так и получающим.
На основе этого может возникнуть расхождение между тем, что руководитель хотел сказать, что сказал на самом деле; что подчиненный понял и что принял к исполнению. Распоряжения могут быть смешанными (сначала для оперативности отдаются устные, в том числе и телефонные, а затем делается письменное подтверждение).
В целом считается, что служебные распоряжения все же нужно отдавать в письменной форме, а личные проблемы решать в устной.
Приказ обязывает подчиненных определенным способом, точно и в установленные сроки выполнить задание, которое составляет суть распоряжения, и по содержанию бывает предписывающим, запрещающим или инструктирующим. Иногда приказы в качестве дополнительной информации могут содержать перечень санкций, следующих при нарушении сроков или порядка их выполнения.
В отличие от приказов поручение регламентирует только содержание задания, оставляя обычно подчиненным свободу выбора способа действий, а иногда и сроков исполнения. Смысл поручения — информация о конкретных целях и задачах, на основании которой подчиненные могут самостоятельно работать.
Эта информация должна быть четкой и понятной, поэтому неясные вопросы оговариваются сразу. В срочных случаях поручения могут носить предварительный характер.
Если задание обычное, а отношения доверительные, распоряжение лучше облекать в форму просьбы; когда человека нужно активизировать, следует задать вопрос (но его могут воспринять либо буквально, либо как признак слабости). Совет, же оставляет определенную свободу и в отношении содержания, сохраняя незыблемой лишь его самую глубокую суть.
Задача, которая ставится в распоряжении, должна соответствовать реальным возможностям исполнителей (хотя на практике бывают отклонения в ту и другую сторону). Это позволяет избежать пустой траты сил и средств, если работник не реализовывает полностью свои способности, или ограждает от появления неудовлетворенности, если он это задание не в состоянии выполнить.
При постановке задачи подчиненному нужно объяснить, что и к какому сроку требуется сделать, какие средства при этом использовать; какова его собственная роль; с кем нужно поддерживать контакты; каковы последствия в случае удачного или неудачного завершения работы. Задачи могут формулироваться в двух пределах: максимальном, который превышать не следует, и минимальном, ниже которого не следует опускаться.
Необходимо иметь в виду, что большинство людей слабо воспринимают отдаленную перспективу и всегда начинают с того, что им ближе и понятнее, поэтому задание должно быть ясно сформулировано, а сроки его выполнения четко определены. Но не стоит представлять работу как срочную, ибо это приводит к нервозности, спешке, падению эффективности, а также создавать соперничества среди исполнителей.
Это позволит им правильно распределить время и силы в процессе ее выполнения, создать условия, позволяющие действовать в естественном ритме.
Задание должно логически вытекать из сложившейся ситуации, чтобы исполнитель хорошо понимал не только его смысл, но важность, и обоснованность. Это обеспечивается всесторонним информированием исполнителя ситуации в большем объеме, чем это минимально необходимо, создающим дополнительную свободу ориентации, а поэтому облегчающим выполнение задание.
В результате, если даже при формулировке задачи возникнут пробелы, подчиненный их сможет самостоятельно исправить.
Организация деятельности по выполнению задания должна быть четко регламентирована, в противном случае ослабляется исполнительская дисциплина. Но на практике существуют определенные границы числа норм и предписаний, которые исполнитель в состоянии учитывать, после чего они начинают игнорироваться независимо от степени важности.
Кроме того, чрезмерное количество инструкций вызывает путаницу, ошибки и, как следствие, появление новых инструкций, еще более дезорганизующих работу. Поэтому на практике должен существовать определенный минимум инструкций, по возможности полных, тщательно, но без излишней детализации составленных и не входящих в противоречие друг с другом.
Противоречивость инструкций и заданий приводит к дополнительным затратам времени на поиск оптимальной линии поведения, невозможности возложить на кого-то персональную ответственность, без чего нормальный управленческий процесс окажется затрудненным. Считается, что противоречивые задания (например, оптимизацию сочетания текущих и перспективных целей организации) лучше давать одному лицу (что, правда, возможно далеко не всегда, в том числе и по принципиальным соображениям), и это лицо само должно искать компромисс между ними.
Поскольку цель распоряжения состоит не только в том, чтобы обязать подчиненных к тем или иным действиям, но и чтобы мобилизовать их инициативу, оно должно вызывать положительные эмоции. Это обеспечивается следующими моментами:
соответствием возможностям подчиненных, их культуре, уровню образования, психологическим особенностям;
возможностью проявления личных способностей, инициативы, самостоятельности, в том числе и в условиях состязательности;
пониманием важности, ответственности, полезности решения сформулированной в задании проблемы;
наличием сроков и формы отчетности;
формированием у исполнителей определенного психологического настроя на необходимые действия путем предварительной договоренности, доведением задания в форме вежливой просьбы вне зависимости от личных отношений, подчеркиванием способностей данного лица успешно его выполнить.
Отдавая распоряжение, руководитель должен убедиться в хорошем понимании подчиненным его смысла, исключить возможность дополнительных несанкционированных поручений, довести до исполнителя сроки и форму отчетности и периодически осуществлять контроль за его деятельностью и результатами.
Получая задания, подчиненный должен внимательно слушать, уточнять, не стремясь во всем разобраться самостоятельно, не спешить заверять в успехе дела, поскольку своевременность выполнения задания могут нарушить многие факты. В их числе успокоенность, что впереди много времени; надежда на помощь руководителя; поиск путей снятия с себя ответственности; демонстрация руководителю своей занятости; излишняя спешка в формулировке выводов; незнание каких-то обстоятельств; появление новых моментов и проч.
Поэтому нужно приступать к работе над заданием сразу же, придерживаться намеченных сроков, исходить из того, что поправить результаты будет некому, не перекладывать работу на руководителя, не торопиться с выводами, советоваться с коллегами и подчиненными, своим руководителем.
Деловое общение имеет целью добиться от людей (подчиненных, коллег, руководителей) необходимого поведения с помощью таких форм воздействия, как убеждение, внушение, критика, похвала и проч.
Убеждение — это воздействие, которое должно доказать истинность того или иного положения, моральность или аморальность чьих-то поступков. Оно прежде всего влияет на ум, активизирует мышление, но одновременно задевает чувства, вызывает переживания, способствующие принятию предложений, изменению направленности взглядов и отношений.
Поэтому убеждение не только должно ограничиваться рациональной сферой, но и эмоционально побуждать к действиям. Этот процесс активного взаимодействия убеждающего и убеждаемого при активной роли первого, происходящий в форме явной или скрытой дискуссии, о методах ведения которой будет сказано ниже.
Условиями эффективного убеждения считаются:
соответствие его содержания и формы уровню развития личности;
всесторонность, последовательность и обоснованность доказательств;
учет индивидуальных особенностей убеждаемых;
использование как общих принципов, так и конкретных фактов;
опора на всем известные примеры и общепризнанные мнения;
Другим методом социально-психологического воздействия на подчиненных является внушение, которое рассчитано на некритическое восприятие слов, выраженных в них мыслей и волевых импульсов. Внушение может быть произвольным и непроизвольным, прямым или косвенным.
Оно отличается от убеждения категоричным характером, давлением воли и авторитета. При этом внушаемый не взвешивает и не оценивает, а автоматически реагирует соответствующим поведением.
Наиболее благоприятным для внушения считается расслабленное состояние.
Внушение основывается на том обстоятельстве, что логика не играет главной роли в поведении людей, и большинство поступков продиктованы интуицией или эмоциями. Особенно нелогичны творческие процессы, в которых логика появляется лишь на последних этапах.
Рациональность людей во много раз меньше, чем эмоциональность, поэтому на последнюю нужно обращать внимание прежде всего. Степень внушаемости зависит от возраста, личностных свойств, типа и характера мышления, состояния психики внушаемого в данный момент, авторитета внушающего, знания им оппонента, ситуации.
Специфическими моральными методами воздействия руководителя на подчиненных являются похвала и критика.
Похвала должна следовать за любыми достойными действиями исполнителей и даже самыми незначительными результатами, полученными ими, но обязательно конкретными и способствующими достижению целей организации. К ней предъявляются такие требования, как дозированность, последовательность, регулярность, контрастность (необходимы перерывы, так как при слишком частом использовании этого метода его действенность ослабляется).
Отсутствие похвалы, особенно за хорошую работу, незаслуженная или неискренняя похвала демотивируют, поэтому для повышения ее действенности желательно иметь объективные критерии. Чем больше позитивного будет отмечать руководитель в работе сотрудников, тем больше вероятность того, что они будут вникать в трудности организации или подразделения и помогать с ними справиться.
Похвала всегда воспринимается лучше критики, но последняя также бывает необходима.
Критика, т.е. отрицательная оценка недостатков и упущений в работе, должна быть прежде всего конструктивной, стимулировать действия человека, направленные на их устранение, и указывать на их возможные варианты.
При осуществлении критики необходимы конфиденциальность; доброжелательность, создаваемая за счет ослабления обвинительного акцента; внесение элементов похвалы; уважительное отношение к личности критикуемого, сопереживание ему; высказывание замечаний иносказательно, в косвенной форме; аргументированность; отсутствие категоричного требования признания ошибок и правоты критикующего; подчеркивание возможности устранения недостатков и демонстрация готовности прийти на помощь.
В то же время наряду с конструктивной критикой может иметь место псевдокритика, которую руководителю необходимо избегать самому и пресекать, если она последует со стороны других.
Взаимодействие руководителя с подчиненными предполагает не только критику и выдачу распоряжений, о чем уже говорилось, но и получение обратной информации об итогах их выполнения, оценку результатов, поддержание контактов для достижения личного взаимопонимания, реализацию желания высказаться, урегулирование конфликтов и проч.
Владимир Рафаилович Веснин, доктор экономических наук, профессор, Всероссийская государственная налоговая академия.
к содержанию ↑Инструкция: вносим изменения в приказ
Приказ о внесении изменений в приказ — это документ, с помощью которого вносятся коррективы в распоряжения по личному составу организации и ее основной деятельности.
Ситуации, когда вносят поправки
Распорядительными документами (решениями, постановлениями, указаниями и пр.) оформляют:
- оперативные управленческие решения;
- поручения коллегиальных органов и должностных лиц.
Приказы — наиболее распространенный вид. Они издаются по основной деятельности и по личному составу (касаются всего персонала и отдельных сотрудников). Правки вносят, когда без замены сути добавляют или исключают новые элементы (например, с помощью приказа об изменении приказа в связи с ошибкой, допущенной исполнителем):
- заменяют или исключают слова, цифры в заголовке, тексте распоряжения или в приложениях к нему;
- исключают или признают утратившими силу структурные единицы (пункты, абзацы и т. д.);
- дополняют словами, цифрами, предложениями заголовок, структурную единицу (пункт, абзац и т. д.) или приложений к нему;
- дополняют структурными единицами (пунктами, абзацами и т. д.), излагают в новой редакции заголовок, структурные единицы текста (пункты, абзацы и т. д.) или приложений к нему и т. д.
В случае необходимости внесения изменений, затрагивающих суть распорядительного документа, он отменяется и издается новый.
Поправки вносятся, если:
- принят новый законодательный, нормативный или методический документ, в организации издали новый ЛНА (вступил в силу новый закон — в ЛНА обновляют ссылку на нормативный акт);
- необходимо внесение изменений в приказ в связи с кадровыми изменениями, перестановками, например, функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, не меняя суть распоряжения о распределении полномочий между руководителями подразделений;
- скорректированы зафиксированные в документах бизнес-процессы, например, порученный функционал одного подразделения понадобилось передать другому.
Как подготовить
В крупных организациях правила внесения правок в организационно-распорядительные документы, требования к оформлению устанавливают в ЛНА организации. Основное правило — не допускается внесение любых, даже самых незначительных, исправлений непосредственно в текст подписанного распоряжения.
Все изменения вносятся только через издание документов, разрешающих такую корректировку.
В приказ новая информация вносится приказом, в распоряжение — распоряжением. Если правки вносят не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструкцию, положение, перечень, работает то же правило.
На схеме показано, как правильно внести изменения в приказ о внесении изменений, и описаны два применяемых на практике способа.
Первый способ, как правило, используется, если вносятся единичные или множественные несущественные правки либо изменить необходимо сразу несколько документов, относящихся к одному и тому же вопросу деятельности организации. Подготовленный по первому правилу образец приказа о внесении дополнений в приказ выглядит следующим образом:
Более сложный по структуре образец распоряжения о внесении изменений в распоряжение о поправках в несколько документов:
Второй способ используют, когда принят новый распорядительный акт и необходимо внести новые сведения в ранее изданные. При этом положения о внесении новой информации включают отдельным пунктом непосредственно в новый разрабатываемый.
Целесообразно, чтобы проект приказа о внесении изменений разрабатывался:
- тем же структурным подразделением, которое готовило исходник;
- либо согласовывался с данным подразделением.
В констатирующей части дают обоснование новой версии и описывают ее — внести изменения в приказ, изложив его в следующей редакции (приводится формулировка и ссылка на НПА, значимые факты или события).
Государственное бюджетное образовательное учреждение
дополнительного образования детей специализированная
детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»
| г. Москва | 28 сентября 2021 |
Об отмене приказа ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» от 26.10.2019 № 323 «О работе специализированного программного обеспечения «Ипподром-кадры»»
В связи с введением в эксплуатацию программного универсального комплекса «Умный Ипподром»
1. Признать утратившим силу приказ ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» от 26.10.2019 № 323 «О работе специализированного программного обеспечения «Ипподром-кадры»».
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.И. Иванов
Все новшества регистрируются в учетных формах организации, в частности, в журнале регистрации. Если в организации используется СЭД, пометки делаются в электронных регистрационных карточках — проставляются ссылки на распоряжения, которыми эти правки внесены.
к содержанию ↑Правила оформления
При подготовке проекта обратите внимание на два реквизита: заголовок и текст (ГОСТ-2016).
Заголовок
Эта часть должна передавать краткое содержание и отвечать на вопрос «о чем?» Его формулируют обобщенно с предлогами «О» или «Об» по следующим правилам:
- «О внесении изменения в. » — после этих слов указывают вид корректируемого распоряжения, его дату, регистрационный номер и заголовок;
- «О признании утратившими силу. » или «О признании утратившим силу. » — после этих слов перечисляют пункт, подпункт, абзац, предложение;
- нужные структурные единицы текста (пункты, подпункты, абзацы) перечисляют в хронологическом порядке;
- заголовок отражает основное содержание — включать информацию, что делаются поправки в какие-либо документы, нет необходимости.
Текст описывает варианты вносимых правок.
Внести изменения — значит:
- заменить — слова, цифры в заголовке, тексте или в приложениях;
- исключить — убрать слова, цифры, предложения из заголовка, текста или приложений, признать утратившими силу (исключить) пункты, абзацы и т. д.;
- дополнить — словами, цифрами, предложениями заголовок, структурные элементы текста (пункты, абзацы и т. д.) или приложения.
В констатирующей части приводят обоснование вносимых правок, ссылаются на НПА, значимые факты или события. Например, «в целях приведения локальной нормативной базы в соответствие с действующим законодательством…».
Распорядительную начинают словами «Внести в …». Например, «Внести в распоряжение директора по персоналу от 20 августа 2020 г.
№ 65-УП «Об утверждении Положения о премировании работников департамента продаж» следующие изменения. ».
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Следующая
