Образец пояснительной записки вывести из штата штатные единицы
Штатное расписание – документ, определяющий организационную структуру и количество ставок на предприятии. Однако случается, что расписание перестаёт соответствовать текущей ситуации – и его необходимо корректировать и дополнять.
Разберёмся, для чего нужны дополнения и приложения к ШР, когда их нужно использовать, что нужно отразить в документе. А также нюансы его содержания и составления.
Что прикладывается к ШР?
Само по себе расписание содержит информацию о том, какие структурные подразделения включает в себя организация, какие в каждом из них существуют должности, сколько человек и с какой зарплатой должны их занимать. Штатное расписание подготавливается на основании текущих производственных и организационных задач.
И в том случае, если они изменились – необходимо вносить изменения и в расписание.
Достигнуть этого можно двумя способами:
- Составить и утвердить новое штатное расписание. Этот вариант удобен для небольших компаний, а также в случае сокращения численности либо штата сотрудников.
- Дополнить утверждённое ранее приложением или дополнением, содержащим новую информацию. Таким образом можно ввести в структуру новые подразделения или должности.
В результате к штатному расписанию должны быть приложены:
- Само дополнение.
- Приказ руководителя организации об утверждении дополнения.
Важно! Дополнения не отменяют необходимости со временем утверждать новое расписание. Однако делать это рекомендуется, когда из-за большого количества дополнений становится неудобно работать с основным штатным расписанием.
к содержанию ↑Какова цель дополнений?
Использовать дополнения и приложения к штатному расписанию можно в случаях:
- Введения в организации новых должностей или структурных подразделений.
- Переименования имеющихся должностей или подразделений (как указываются подразделения в штатном расписании?). Это особенно важно в свете введения в России профессиональных стандартов для отдельных должностей, в которых, среди прочего, утверждается и название должности. Для приведения названия в расписании в соответствии с профстандартом как раз могут быть использованы приложения, утверждённые приказом руководителя организации.
Возможны и другие причины, по которым штатное расписание должно быть откорректировано. Главное обстоятельство при этом – то, что меняется само содержание документа. Дополнения и приложения как раз и должны привести имеющееся расписание в соответствии с текущей ситуации в компании.
В том случае, если изменения в штатном расписании связаны с переименованием (или приведением в соответствие с нормативами) должностей, необходимо соответствующим образом откорректировать и другую кадровую документацию – трудовые книжки, личные карточки и т. д.
к содержанию ↑Сущность и содержание
Что нужно отразить в документе?
Разработка изменений, вносимых в расписание, часто начинается «снизу». В этом случае отдел кадров, экономист труда или иное заинтересованное лицо на предприятии приходит к выводу, что в штатное расписание необходимо внести коррективы. Однако власть принимать такие решения находится в руках лишь непосредственно у руководителя.
И тогда на помощь приходит такой документ, как пояснительная (или служебная) записка.
С её помощью сотрудник, выступивший инициатором, доводит до сведения руководства:
- Причины, по которым штатное расписание нуждается в изменении.
- Сущность изменений и дополнений, которые необходимо внести.
- Ожидаемые положительные последствия от таких действий.
- Шаги, которые необходимо предпринять для корректировки расписания.
Справка. Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учёта. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для неё не предусмотрено, она может составляться в произвольной форме.
А о том, является ли локальным нормативным актом само штатное расписание, говорится здесь.
Однако само руководство компании, в которой этот документ составляется, может утвердить правила делопроизводства и оформления документации – и тогда составлять записку заинтересованное лицо должно в соответствии с этими нормами.
Нюансы содержания
На основании полученной записки руководитель организации принимает решение внести изменения – и издаёт по этому поводу приказ. В нём он указывает:
- что именно должно быть в приложении;
- кто и в какие сроки должен подготовить документ;
- кто отвечает за подготовку.
На основании этого приказа уполномоченное лицо (или подразделение) готовит приложение к штатному расписанию. После того, как документ составлен, он утверждается приказом руководителя в том же порядке, что и само расписание.
к содержанию ↑Как правильно составить?
Составление служебных записок и приказов нормативными актами не регулируется. Однако само дополнение к штатному расписанию должно готовиться в том же порядке, что и основной документ.
Что касается приказа, то он, по сложившейся практике, должен содержать следующее:
- Номер по внутреннему учёту и дату, когда он был подготовлен.
- Название организации (полное или сокращённое).
- Ссылку на основание (например: «На основании служебной записки №… от …»).
- Суть. Она должна быть обозначена ёмко, например: «Утвердить изменения к штатному расписанию…».
- Номер и дата изменений для расписания.
- Дата, с которой изменения вступают в силу.
Сами же изменения в штатное расписание оформляются по форме Т-3 – так же, как и само расписание (как оформить штатное расписание?). С 2013 года эта форма не является обязательной – предприятия вправе сами утверждать бланки, не противоречащие требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Однако на практике такое утверждение происходит не везде и не всегда, и в большинстве фирм до сих пор используются унифицированные формы, утверждённые Госкомстатом РФ в 2004 году. О том, как заполнить форму Т-3, мы писали тут.
Соответственно, приложение должно содержать следующую информацию:
- Перечень подразделений организации в изменённом виде – либо одни изменения.
- Название должностей в новом виде.
- Количество единиц штата, относящихся к должностям.
- Размер выплат за труд работникам.
- Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
- Скачать образец приказа и приложения к штатному расписанию
При использовании формы Т-3 нужно учитывать следующие требования ОКУД:
- Количество экземпляров – не менее 3.
- Формат листа – А4.
- Срок хранения – постоянно в самом ООО, в других организациях – не менее 3 лет.
Важно! Сотрудники, чьи интересы затрагивают изменения, должны быть под роспись ознакомлены с новыми документами.
Следующая
