Деловое письмо образец
Ассоциация производителей спэпа является ведущим объединением руководителей алкогольной промышленности страны. Активная работа, проводимая организацией по созданию цивилизованного рынка алкогольных напитков, ликероводочных изделий и спиртных напитков в России, заслуживает уважения.
Несомненно, качество и безопасность продукции является одним из приоритетов SPAP, а ее члены — добросовестные производители, уделяющие пристальное внимание этим аспектам.
‘AIG — одна из крупнейших страховых организаций в мире. Международная компания работает на страховом рынке уже 90 лет и имеет представительства в 160 странах мира; в России она работает более 15 лет; является членом Ассоциации страховых компаний Российской Федерации (AIG); является членом Ассоциации страховых компаний Российской Федерации (AIG).
Работа с производителями продуктов питания и напитков является для нас приоритетной. Основываясь на многолетнем международном опыте AIG в России, мы разработали уникальную программу страхования алкогольной продукции (ответственность производителя и страхование отмены продукции).
Мы считаем, что эта программа, вероятно, заинтересует членов SPAP, поскольку такие продукты, как алкоголь, требуют особого подхода к сырью, упаковке и безопасности для потребителей.
Исходя из вышесказанного, мы хотели бы предложить вам обсудить возможности сотрудничества в этой области.
Мы просим провести профессиональную оценку этого партнерства и установить процесс дальнейшего сотрудничества между нами. Мы готовы рассмотреть любые ваши предложения по формату совместных заданий.
к содержанию ↑• Письмо-приглашение
Приглашаем вас 17 марта 2016 года посетить семинар по построению международных программ страхования, организованный специально для партнеров AIG Марком Голденбергом, региональным попечителем Международной программы страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии образовательных мероприятий, поскольку имеет самый обширный опыт работы в многонациональном страховании.
Учитывая его текущий опыт реализации международных программ для российских клиентов с международным присутствием, мы уверены, что семинар будет очень интересным и даст ответы на многие вопросы в этой области.
Регистрация осуществляется путем ответа на это письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
к содержанию ↑• Письмо-просьба об организации встречи
Тема: данные организационной встречи с Еленой Фирсовой: 25. 06. 2016
Во время нашей беседы вы упомянули о своем знакомстве с Еленой Фирсовой, финансовым менеджером компании «ИнтерКурс», и предложили помочь организовать встречу с ней.
Если ваше предложение еще в силе, я могу приехать на следующей неделе (6 июня 06-10 июня), чтобы предложить его.
• Письмо-просьба о контакте
Я пишу вам о нашей договоренности напомнить вам номер телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».
• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента
Как я могу вернуть деньги, которые я заплатил за проклятую услугу? Я хочу потратить их на что-то другое, кроме твоей порносистемы. Пользуйтесь своим собственным гребаным сервисом. tutu. net.
Если я правильно вас понял, вы не удовлетворены нашими услугами и хотите вернуть свои деньги.
2. уточнение понимания получателем нашего запроса/жалобы/вопроса. Это особенно важно, если письмо получателя имеет смешанный отический характер и не может быть понято.
Мы расскажем вам, как это сделать, в соответствии с пунктом 2.4. Если вы не собираетесь пользоваться нашими услугами в будущем, вы можете получить возмещение. Для этого отправьте нам свое официальное заявление (форма прилагается).
После получения мы начнем процесс возврата. Как правило, это занимает не более трех дней. Если в моем ответе есть что-то, что требует дополнительных разъяснений, пожалуйста, напишите или позвоните мне — я обязательно отвечу вам.
Андрей, вы готовы прекратить общение с нами, потому что я чувствую себя с вами одинаково некомфортно. В этом случае, я думаю, и вы, и мы проиграли. Мы скучаем по клиенту, и у вас есть возможность воспользоваться нашими услугами (мы гарантируем, что обслуживание будет очень приятным и эффективным!).
Если вы готовы потратить время на то, чтобы разобраться в ситуации, напишите, что произошло, и попросите вернуть деньги. Мы рассмотрим причины и поможем вам пользоваться нашей услугой максимально комфортно и эффективно для вас.
5. используйте пост-писателей, чтобы выразить свое отношение к использованию получателями некорректных приемов письма.
Клише для выражения просьбы не использовать оскорбительные выражения в электронных письмах: — Старайтесь не использовать неуместные выражения. Это не способствует конструктивным решениям. — Обратите внимание, что мы или наши сотрудники оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения.
к содержанию ↑• Письмо-отказ
Тема: просьба о снижении расходов на рекламу. Дата: 20. 12. 2015 От: Петренко Роман до: Андрей Иванов
Мы поставляем промышленные инструменты и запасные части для пищевой промышленности С 2010 года мы являемся вашим постоянным клиентом.
В связи со сложными условиями на сегодняшнем рынке мы были вынуждены сократить нашу рекламную кампанию и поэтому просим предоставить 15% скидку на наружную рекламу.
Образцы деловых писем
Образец письма-предположения:.
Благодарственное письмо — это профессиональное письмо, содержащее слова благодарности по нескольким поводам. профессиональная работа, качественное обслуживание и т.д. Благодарственное письмо может быть адресовано организации или конкретному человеку.
Это может быть ответное письмо на инициативное письмо: письмо-поздравление, приглашение или письмо о собственной инициативе.
к содержанию ↑Что собой представляет
Профессиональные письма являются основным способом информирования и передачи информации сотрудникам, партнерам или контрагентам. Эта переписка регулярно используется коммерческими фирмами и индивидуальными предпринимателями для урегулирования деловых обязательств.
Например, как часть контракта, в качестве уведомления, обмена информацией, приглашения, запроса и т.д. Официальные письма составляются по определенному формату и могут касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Деловая переписка обычно подразделяется на группы: печатная, электронная и печатная в электронной форме.
- В печатных буквах используется определенный тип, задаваемый корпусом. Письма на бумаге имеют классический заголовок, в котором указывается имя, должность и иногда контактные данные получателя и адресата. Если вводится текст, необходимо сделать поля. Правильно — от 1,5 см и более, слева — от 3 см (с учетом последующего архивирования). Большинство символов вводятся в новой римской 12 или 14 эре.
- Письма по электронной почте менее формальны. Профессиональные письма на бумаге обычно включают подпись отправителя, в то время как в профессиональных электронных письмах достаточно указать личные данные (имя и фамилию) и, в конце концов, должность. Также отсутствует стандартный заголовок с именем, адресом и названием. В современном мире эта форма электронной почты оказалась более функциональной и быстрой. Он также облегчает отправку нужного количества дополнительных файлов и имеет равную юридическую силу с соответствующим бланком.
- Третий тип деловой почты — это бумажный документ в электронной форме. Для таких писем не требуется корпоративный бланк. Они также менее требовательны к формальностям.
Информационное
Эти профессиональные письма предназначены для информирования получателя о предстоящих событиях. Например, запланированные скидки и акции, даты распродаж, оттенки доставки товаров и т.д. Существует два подтипа информационных документов
- Информационный. Они пишутся, когда происходят серьезные изменения в работе организации. Изменились условия поставки товаров, банковская или ценовая политика. Оповещения используются для массовой рассылки делегатам.
- Напоминание. Такие письма используются для оповещения адресатов о наступлении определенного момента. Это даты выплаты комиссионных, окончания действия контрактного документа или завершения специального тендера.
Гарантийное письмо
Данный вид делового письма содержит просьбу, но с обязательными гарантиями выполнения обязательств. Письма-гарантии часто содержат формулировки «мы просим вас», «мы гарантируем оплату до …». и включать такие формулировки, как «Мы заплатим вам до…».
С коммерческим предложением
В этих письмах обычно организации предлагают партнерство другим. Они создаются для расширения клиентской базы и поиска новых партнеров, готовых работать с компанией.
Оферта
Это деловое письмо, объясняющее основные оттенки предоставления услуги или товара. В документе указаны имена, стоимость, время и место проведения. В соответствии с правилами деловой переписки, без этой информации переписка характеризуется как коммерческая.
Требование
Он выдается в случае невыполнения получателем своих обязательств. Например, просрочено выполнение заказа или просрочен платеж. В основном тексте заявления описывается суть проблемы и составляется предложение по внесудебному решению проблемы.
Презентация
Это особый вид делового письма, который составляется с использованием различных современных технологий. В конечном счете, цель этих деловых писем — представить компанию и предлагаемые ею продукты или услуги.
Сопроводительное
В этих письмах соискатель указывает, почему именно он/она подходит на данную вакансию. Они выражают готовность к сотрудничеству и прилагают свое резюме. Другим примером сопроводительного письма является список вложений, предоставляемый при отправке пакета документов.
Подтверждение
Подтверждающее письмо является доказательством. Например, этот юридический документ служит подтверждением оплаты. Это не является обязательным, но считается правилом хорошего поведения.
Обратная связь
Написание деловых писем для обратной связи в первую очередь отвечает интересам компании. Их можно использовать для опроса определенной группы получателей, чтобы узнать их мнение о продукте или предоставляемой услуге.
Просьба
Образцы форм таких документов включают слова «Пожалуйста» и «Прошу». Обычно это начало письма с просьбой о доставке товаров, бухгалтерских документов или каталогов продукции.
Документ для фиксации важной информации
Еще один вид официальной переписки между партнерами. В таких письмах акцент делается на важных деталях. Например, изменились условия договора. Это гарантирует, что ключевые моменты не будут упущены.
Отзыв
Это сообщение, содержащее объективную оценку деятельности организации или ее сотрудников. Цель этого сообщения — предоставить письменное подтверждение квалификации или производительности работника непосредственно компании. Она может быть написана в любом формате.
Приглашение
Написание делового письма в форме приглашения — отличный способ напомнить коллегам и клиентам о себе. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции и семинары.
Как правильно написать деловое письмо
В профессиональной переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае ненадежным становится не только отправленное письмо, но и сама отправляющая компания. Поэтому вы должны обращать внимание на правописание и следовать правилам.
Не медлите. Получатель придает большое значение точности и краткости сообщения письма.
Обратите внимание, что деловые письма не следует писать исключительно кириллицей. Несмотря на то, что отправитель не является носителем английского языка, в английских письмах не должно быть плохой грамотности. Письмо должно быть коротким, четким и представлять информацию в определенном стиле.
Существует несколько правил, которым необходимо следовать, начиная писать письмо.
- Сначала определитесь с типом сообщения и придерживайтесь необходимой темы (например, предложение, уведомление, заверение).
- Используйте в своем письме только правильную информацию. Ложную информацию могут распространять мошенники или люди, не заинтересованные во взаимовыгодном сотрудничестве.
- Избегайте использования в письмах сложных слов, многочисленных сокращений и специальных терминов.
- Избегайте грубых выражений в письменной речи. А также чрезмерное проявление привязанности. Не используйте эмоциональное содержание в официальной переписке.
- Не перескакивайте с темы на тему.
- Убедитесь, что вся важная информация включена. Сюда входят контактные данные, адреса и банковские реквизиты.
- Забудьте о крошечных словах, сленге, жаргонных выражениях, смайликах и эмодзи. Им не место в деловой переписке.
- Также проверьте окончательный вариант на наличие ошибок, опечаток и неточностей.
- Сообщения электронной почты могут содержать дополнительные файлы. Они аккуратно оформлены на бумаге. Они необходимы для того, чтобы дать получателю лучшее представление о предмете и подтвердить серьезность письма.
- Обращайтесь к получателю, используя только имя и фамилию или «Вы».
Приведенные выше правила относятся ко всем документам. Не имеет значения, кто пишет послание. Оно должно быть разборчивым, полным и максимально точно передавать суть вопроса — сотрудника крупной компании, индивидуального предпринимателя или фрилансера.
к содержанию ↑Составление деловой корреспонденции
Пример профессионального письма приведен ниже.
Образец письма-просьбы
Email документ
Образец документа-приглашения
На первый взгляд, официальная переписка может показаться сложной и запутанной. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем по своему усмотрению. Экономьте время и избегайте путаницы при написании писем до стандартной подготовки.
Что такое деловое письмо?
Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или официальному органу власти. Его цель — побудить получателя к действию (купить товар, выполнить условие, дать объяснение, сообщить новый адрес, отправить документ).
С появлением электронной почты вся профессиональная почта была разделена на группы.
Для придания юридической силы необходимо наличие ряда обязательных условий
Электронные в бумажном виде.
Созданы в формате office morph (doc, docx, rtf, pdf) и содержат требуемые Прилагается в качестве приложения.
Непосредственно в виде электронного сообщения.
Важно знать, как правильно написать профессиональное письмо. Вероятность и скорость ожидаемого действия со стороны получателя зависит от того, насколько хорошо оно сделано. Стиль и содержание переписки определяют успех сотрудничества с партнерами и официальными органами.
Профессиональные письма не следует путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позиции участвующих сторон.
- Профессиональное письмо — это организационное или профессиональное обращение. Его стиль и форма указывают на то, что он продолжает использоваться в статусе документа. В случае возникновения разногласий или сотрудничества информация (факты, даты, условия и другие контактные данные) проверяется.
Неформальные разговоры «недоступны», даже в электронной форме. В результате многие эксперты рекомендуют (а в некоторых организациях от директоров требуют немедленно) требовать, чтобы все соглашения, заключенные в форме деловой переписки, фиксировались, даже если разногласий не предвидится.
Форма и стиль профессиональных писем должны побуждать получателей «двигаться дальше». Их нужно поощрять к тому, чтобы они узнавали информацию, передавали ее и выполняли условия договора.
Поскольку навыки общения, в том числе письменного, очень важны, существуют специальные курсы по этому предмету в Интернете. Например, Нетологический университет обучает ведению переговоров, включая правила профессиональной переписки, общения по телефону, личного общения и управления эмоциями. Уроки можно посещать за счет работодателя, и их посещают около 40% студентов.
Если вы работаете с международными клиентами, вас может заинтересовать ведение бизнеса на английском языке; под управлением университета Skillbox, который предлагает широкий спектр курсов по английскому и другим языкам. Требуется средний уровень владения английским языком (B2) или выше.
к содержанию ↑Как правильно писать и оформлять деловые письма?
Общие правила, которым следует придерживаться:.
- Аннотация (минимум прилагательных, вводных слов, аргументов).
- Отдельный абзац для каждой мысли. Например, первый пункт — это ссылка на нарушение договора, второй — требование, а третий — описание результата.
- Желателен слегка «бюрократический» тон «третьей стороны»: «Подумайте об этом…». , «Эксперты дают советы…» Коммерческие предложения и приглашения, такие как: «Я буду рад помочь вам…», могут носить более неформальный характер из-за использования маркетинговых инструментов. Однако такие варианты, как «Привет, меня зовут Мария, я…». и другие вариации считаются плохим поведением.
- Определенное толкование: предпочтительнее писать «с 10 до 18 ежедневно», а не «в рабочее время».
- Ссылки на документы и установки должны быть конкретными: контракт № 24. 12. 5 от 2000 года, письмо от 19. 08. 2021 года, договоренности, достигнутые на встрече 19 сентября.
- Орфографические и пунктуационные ошибки наносят ущерб имиджу бизнеса.
Эмоциональные комментарии не допускаются. Даже государственным служащим (которые обязаны отвечать на все письма, независимо от их компетенции) разрешается игнорировать оскорбительные сообщения.
Специфика официальных писем:.
- Элементы организации должны быть включены. Обычно существует официальный бланк письма с «шапкой», названием, НДС, ОГРН или ОГРИП, адресом, элементами и, возможно, логотипом или эмблемой.
- В правом верхнем углу должен быть указан получатель: имя и должность (или хотя бы подразделение) органа. По возможности, имя должно быть указано полностью. Заявления, вопросы, претензии и тендеры должны быть адресованы строго первому лицу компании.
- （ В электронных письмах (прямо в поле мессенджера) личное приветствие считается отличным тоном делового общения. Поскольку формальные обращения («господин», «товарищ») в России больше не используются, принято использовать приветствия по имени-отчеству: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование уменьшительных имен и отчеств зависит от того, как получатель подписывает свое письмо, как его представляют или от его официальной информации на сайте компании.
В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: заявление, требование, гарантийное письмо, приглашение и т.д. В некоторых случаях (обновления, запросы, подтверждения) это можно сделать без заголовка. В электронных письмах поле темы служит в качестве заголовка.
Отправка электронного письма в структуре делового сообщения: с чего начать и чем закончить?
- В большинстве случаев профессиональное письмо начинается с описания ситуации («Пропал документ…». , «Запрос, который мы получили…» , «Спасибо…» , «Мы доставили…» , «Экспертиза и аккредитация…»). .
- Затем следует написать стимулы к действию. Обычно это выражается по типу ‘пожалуйста / пожалуйста’. Это традиционно. Однако в современных коммуникациях его можно заменить более подходящим глаголом.
Целесообразно заканчивать письмо словами «мост», чтобы предупредить о необходимости дальнейшего общения или дальнейших действий.
- Будьте готовы предоставить информацию и
- Также позже.
Мы оставляем за собой право предпринять против вас юридические действия.
Если к письму прилагаются приложения, необходимо указать их в тексте и перечислить документы. Официальная переписка называется приложением с номерами и именами.
Официальное письмо подписывается с правой стороны под текстом содержания под названием организации и ее титулом (или «собственностью», если услуга предоставляется в форме фриланса или самозанятости — «профессионал», «эксперт». … «).
Официальное письмо организации или индивидуального предприятия должно быть действительно подписано или отправлено по факсу. Информационные письма не нужно запечатывать, но другие — нужно.
Профессиональные онлайн-письма должны быть подписаны полным именем (фамилия необязательна). Не инициалы.
Правила профессиональной почты подразумевают, что под подписью отправитель должен сообщить все возможные контактные данные, телефон, электронную почту и адрес электронной почты.
к содержанию ↑Где учиться писать письма?
Если этот навык требуется на серьезном уровне, можно пройти специальные курсы. Они обучают ведению деловых переговоров, включая письменное общение. Примерами таких программ являются.
Онлайн-классы в Нетологическом университете. Они учат, как вести переговоры от первой встречи до окончания контракта. Включает профессиональные навыки работы с электронной почтой. Курсы могут проводиться за счет работодателя.
Уроки Skillbox. Студенты узнают о том, как общаться с иностранными клиентами. Научитесь назначать встречи, объяснять проекты и задачи, представлять услуги и продукты компании и обсуждать финансовые вопросы. Требуется уровень Intermediate (B2) или выше.
к содержанию ↑Правила деловой переписки
Профессиональные письма могут быть адресованы частными лицами или сотрудниками компаний организациям и различным инстанциям. Подписанные «активы» очень важны. Это индивидуальные предприниматели, фрилансеры, самозанятые лица и граждане, действующие от их имени.
- Письма от организации, адресованные первому лицу или предложения, подписываются руководителем компании.
- Если другие редактируют и обрабатывают документ, то тот или иной называется левым нижним исполнителем.
Сотрудник агентства может отправить письмо от своего имени, если адрес не является офертой, но затем подписать его в своем качестве.
Правила деловой этики требуют, чтобы ответ на письмо был дан в течение трех рабочих дней. На коммерческие предложения, приглашения и уведомления не обязательно отвечать. В государственных учреждениях могут быть установлены другие сроки для ответа на входящие звонки.
к содержанию ↑Требования, претензии, отказы и запросы сопровождаются извинениями. Даже если компания не видит ошибки, это необходимо сделать, чтобы сохранить репутацию и потенциал для дальнейшего сотрудничества.
Примеры деловых писем
Представьте, что вам нужно написать заявление о доступе в офис в нерабочее время. В этом случае образец того, как написать профессиональное письмо, будет таким
Директору ООО «Снаб».
В ответ на ваше письмо от 01. 03. 2020 года по поводу ограничения доступа в здание, мы хотели бы сообщить вам, что
- 29 марта 2020 года Анне Петровне Левчук необходим доступ в офис 16 по договору аренды.
В остальные дни работы в офисе не будет.
При необходимости мы готовы предоставить доступ в здание.
С уважением, Анна Левчук.
Анна Левчук.
Пример профессионального письма с просьбой о возмещении расходов по счету-фактуре. Обратите внимание, как завершено сообщение — указана информация, за которую запрашивается возмещение.
Бухгалтер ООО «Рассвет» ошибочно оплатил счет № 1234 от 20. 08. 2020 года 1 августа 2020 года. Я прошу вернуть мне 3, 737.00 рублей (3000 семь семь семь семь рублей 00 девочек 00 девочек 00 девочек)
Счет ООО «Рассвет» на.
Точка» филиала ПАО Банк «Финансовая корпорация Открытие».
Готов предоставить дополнительную информацию, если потребуется.
Директор, ООО «Рассвет».
к содержанию ↑Правила оформления деловых бумаг
Законодательно установленной формы не существует. При составлении документа руководствуйтесь ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
- Используйте как вертикальные, так и угловые формы и
- Текст печатается на расстоянии от 1 до 1. 5 гр. и выравнивается по ширине страницы.
- 1. 25 см углубления для параграфов,.
- Рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты величиной 12, 13 и 14
- Рекомендуемый тип изложения: первое лицо множественного числа («Пожалуйста, пришлите.») — Третье лицо единственного числа («Компания предлагает рассмотреть…») — От первого лица Thing («Пожалуйста, подумайте»). ,.
- Вступительное приветствие «Дорогой …!». применяется. И этикетный ключ «Best regards». .
Кто и на чье имя пишет
Документ физического лица составляется от имени этого лица или его представителя и подписывается внизу отправителем или его адвокатом.
Если отправителем и/или получателем является юридическое лицо, сообщение составляется от имени (по поручению) руководителя организации. В некоторых случаях ответственный исполнитель указан в нижней части документа. В основном используется для ответов от государственных/местных органов власти.
к содержанию ↑Как отправить в организацию деловое письмо
Существует несколько способов отправки деловых документов другой стороне
- Электронная почта. Необходимо ввести тему письма. Если дело срочное, укажите важность документа.
- По почте (Почта России или различные курьерские службы). Подходит, если вам нужно подтвердить, что документ был отправлен. Для запросов. Используйте заказное письмо и требуйте квитанцию.
- Факс. Часто используется, когда заинтересованные стороны должны быть проинформированы о проблеме немедленно.
Выбор метода будет зависеть от цели документа, срочности вопроса и отношений, сложившихся между сторонами.
Следующая
